Як ми організували благодійний аукціон і за три години зібрали $4 тисячі для ЗСУ: кейс Zeeks

Привіт! Мене звати Віта Дюльгерова, я Event manager в ІТ-компанії Zeeks. Свій шлях я розпочинала офіс-менеджеркою — створювала затишок для команди у київському та івано-франківському офісах. Згодом мої амбіції до створення чогось більшого, ніж комфорт офісу, підтримала команда, і тепер я займаюсь організацією подій для Zeeks Team.

Минулий рік, на жаль, виявився для всіх українців непростим періодом, а через повномасштабне вторгнення всі професії почали адаптуватися до нових реалій і івент-менеджмент — не виняток. Проводити заходи під час війни — це виклик, адже тепер потрібно створювати події, які будуть приємними, не викличуть емоційного дискомфорту, допоможуть відволіктися та будуть на часі. Ми в Zeeks зараз віддаємо перевагу спокійнішим, але не менш якісним заходам. 

У цій статті я поділюся з вами нашим досвідом створення благодійних заходів ініціатив, які допомагають об'єднувати команду та підтримувати Україну, і розкажу вам, як ми за три години благодійного аукціону зібрали $4 тис. для ЗСУ.

Поклик до благодійності: з чого починається магія?

Запит команди — це важливий критерій будь-яких івентів у нашій компанії. Ми ніколи не нав'язуємо те, що є неприродним для нашого корпоративного клімату та цінностей. 

Наприклад, ми чотири роки поспіль сортуємо в офісі сміття та співпрацюємо з УБС, понад рік є патронами притулку тварин «ЩасСпасу», а у 2022 році приєднались до благодійного проєкту «Ласка», який збирає одяг для незахищених верств населення. Тож благодійність зашита в ДНК нашої Zeeks Team.

Окрім вже започаткованих екоініціатив з початком повномасштабного вторгнення наші колеги самоорганізувались і створили окреме внутрішнє ком'юніті «Zeeks Fighty», де всі, хто займається допомогою українському війську у той чи інший спосіб, можуть звернутись із запитом на допомогу: закриття зборів, пошук обладнання та корисних контактів тощо. 

Саме через цей командний поклик — допомагати армії та Україні — народилася ідея організувати благодійний аукціон в межах компанії, метою якого було зібрати спільними зусиллями якомога більше коштів та відправити їх на підтримку ЗСУ для пришвидшення нашої перемоги. А коли маєш ціль, починаєш швидко рухатися до неї. 

Інгредієнти магічного зілля: як підготувати івент

Зазвичай, коли ми плануємо внутрішній івент, ми діємо за такою схемою: 

Вжух — і готово!

Коли мова йде про благодійний аукціон, зазвичай на думку спадає бал в офіційних вбраннях і снобські бесіди за келихом вина — такі собі застарілі патерни благочинності. Ми хотіли відійти від архаїчних підходів, тому організували сучасний аукціон з урахуванням усіх нюансів сьогодення, де кожному було б комфортно та цікаво.

Мета та формат аукціону

Головною метою нашого благодійного аукціону був збір коштів для ЗСУ. Формат проведення обрали гібридний — онлайн-трансляція в Zoom на всю компанію та можливість офлайн-перегляду на проєкторі в київському офісі Zeeks.

Які лоти були представлені на аукціоні?

Лотом на аукціоні могло бути все, що можна надати або продати іншій людині: від приготованої їжі до власних послуг. Лотом вважалось будь-що матеріальне та все, що мало цінність в очах покупців.

Благодійний аукціон анонсували за місяць до проведення, всі дуже активно підтримали ідею і почали готувати свої лоти. Хтось відразу знав, що саме може запропонувати, комусь потрібна була допомога. Сам процес підготовки лотів був дуже цікавий — ти ніби допомагаєш іншим розкривати власний потенціал, стаєш ближчим з людиною, яка дуже хоче взяти участь, але не знає що саме може запропонувати. Виявилось, що у нас стільки талановитих людей у компанії!

Загалом на нашому аукціоні було представлено 25 лотів (!) від наших колег, серед яких були: кулінарні смаколики з різних куточків України та світу, колекційні предмети та предмети ручної роботи, персональні заняття з різних видів спорту та прогулянки у визначних місцях Києва, а також тубуси від мінометних мін, добовий раціон ЗСУ та використаний «Джавелін». На фото ви можете побачити деякі з них.

День Х: як проходив благодійний аукціон

День Х був нервовий. Спочатку ми підготували трансляцію на проєкторі для тих, хто був у офісі, а потім, зачинившись в одній із переговорних кімнат офісу і включивши Zoom, почалася магія для мене — мені вперше випало проводити аукціон і спочатку я дуже злякалась, адже говорити на велику аудиторію здавалось просто неможливим.

Але підтримка команди допомогла мені повірити у власні сили! Для презентації з лотами я зробила нотатки, які мали мені допомогти, але через нерви я їх так і не використала, тож прокачала свій скіл імпровізації. 

Учасники поводилися ніби на справжніх аукціонах, і під час оголошення лота, його опису та суми, чат зі ставками просто вибухав від цифр! Згадую посмішки колег під час трансляції та великі суми за лоти — їх азарт купити лот перетворювався на мій азарт продати його за ще більшу суму.

Сам аукціон тривав майже три години (!), боротьба була настільки гарячою та запеклою, що більшість з офлайн-відвідувачів перейшли на терасу і брали участь на свіжому повітрі.

Завершивши аукціон, я зрозуміла, з якими крутими людьми я працюю: початкова сума вартості всіх лотів до продажу на аукціоні складала майже 18 тис. грн, а нашій команді вдалося збільшити цю суму більш ніж у вісім разів та зібрати 148 038 гривень, тобто понад $4 тис.!

Що було після благодійного аукціону?

Ми провели опитування і залучили всіх до вибору благодійних фондів та відкритих зборів, у які можна перерахувати зібрані кошти. Найбільше голосів отримали три фонди, тому ми розподілити кошти між ними таким чином:

Після аукціону я ще довго збирала різного виду фідбеки (офіційні та в кулуарах) і скажу одне — це була ідеальна комбінація благодійної справи з розважальним акцентом, яка не залишила нікого байдужим та знайшла своїх прихильників серед нашої команди. Цей івент ґрунтувався на важливій меті, саме тому отримав такий резонанс у нашій Zeeks Team.

А для себе я зрозуміла, що головне — бути в компанії, цінності якої відгукуються і тобі. Вдячна команді за допомогу в організації, кожному колезі — за участь в аукціоні, а компанії Zeeks — за підтримку такої ініціативи!