Готуємося до iForum 2023: як отримати максимальну користь від участі у конференції

На носі iForum 2023 — найбільша ІТ-конференція України та Східної Європи. Захід відбудеться 10 серпня у Міжнародному виставковому центрі у Києві. Щоб ретельно до нього підготуватися, у цій статті я поділюсь практичними порадами та ідеями. Список ґрунтується на досвіді нашої компанії відвідування не лише попередніх конференцій iForum, але й інших бізнес-виставок, як-от Money20/20, brightonSEO, Latitude59 та iFX EXPO.

Що таке iForum

Ця конференція присвячена розвитку нових можливостей, пошуку ідей та їхньої реалізації, а також аналізу останніх світових тенденцій. Вона проходить у форматі нон-стоп доповідей.

Цьогорічний iForum — про єдність заради життя. Тут компанії ділитимуться досвідом пошуку рішень у складних умовах, генеруватимуть ідеї заради перемоги. Кількість учасників майже 5 тисяч. Тож аби досягти поставлених цілей, потрібно ретельно підготуватися.

11 кроків підготовки до iForum, які не можна проігнорувати

Отже, що треба зробити, щоб отримати від iForum максимальну користь?

1. Визначте свої цілі до початку конференції

Це необхідно для того, щоб не втратити потенційні можливості. Такими цілями можуть бути:

На попередній конференції iForum наша компанія запланувала побудувати партнерські відносини з відомими брендами та іншими підприємцями. Зосередившись на нашій меті, ми змогли сформувати потрібні зв’язки, які привели до плідної співпраці.

2. Плануйте бюджет участі 

Для цього врахуйте реєстраційні внески, витрати на стенд, проїзд, проживання, маркетингову підтримку, подарунки, додаткові рекламні заходи та можливі витрати на непередбачувані події.

Наприклад, коли ми поверталися додому з Money20/20, наш рейс затримали і ми не встигли на пересадку. Нам довелося залишитися на одну ніч в Амстердамі. Це потягнуло додаткові витрати на готель, інші квитки і перевезення багажу.

Важливо: уточніть в організаторів усі деталі, що стосуються логістики, пільг, додаткових бонусів, які надають учасникам. Так, на Money20/20 організатори надавали послугу відправлення важкого багажу, наприклад, панелей для стендів. Ми про це дізналися надто пізно, тож витратили додаткові кошти на перевезення стенда з собою у літаку.

3. Придумайте ідеї для лід-магнітів

Для участі в Latitude59 ми реалізували інтерактивну гру з використанням рулетки. Призами були брендовані сувеніри. Однак на Money20/20 ми не змогли скористатися цим стендом, адже нам не вистачало місця у багажі. Та якби ми дізналися про конференц-сервіс раніше, ми отримали б зовсім інший досвід на конференції.

4. Розробіть графік підготовки 

Це потрібно, щоб уникнути стресових зборів в останні дні перед від’їздом. Розподіліть обов’язки між членами команди, щоб кожен чітко знав свою частину роботи. Додайте до графіка все: дедлайни реєстрації, облаштування стенда, маркетингові кампанії та логістичну організацію поїздки.

Не відкладайте на потім. Ми, наприклад, на iFX EXPO 2023 року у Дубаї через затримку з бронюванням зіткнуцлися з обмеженою кількістю варіантів проживання, а отже, вищими витратами.

5. Визначте ключових учасників та ініціюйте розмови

А ще краще – зв’яжіться з ними до початку заходу, а під час конференції обговорюйте спільні виклики та можливості співпраці.

Не тримайтеся за знайомі обличчя. Пам’ятайте про свої цілі та ініціюйте розмови з незнайомцями. На деяких наших попередніх конференціях, як-от Money20/20, був застосунок, де можна було переглянути інформацію про учасників, а за потреби й написати їм. Деколи організатори чи активні учасники створювали загальний чат, куди могли долучитися охочі.

Ми завжди намагаємося користуватися такими можливостями. Зрештою вони часто ведуть до нових партнерств зі значним впливом на наш бізнес. Тож не соромтеся розбивати лід. Випробовуйте себе, ініціюючи розмови з незнайомцями.

6. Навчайте команду, яка буде представляти вас на конференції

Вона має знати про ваші цілі, ключові повідомлення та цільову аудиторію. Чудово, якщо команда вже володіє навичками нетворкінгу, лідогенерації та залучення клієнтів.

Крім команди на конференції, ви також можете створити групу в офісі Guy in the chair. Так колеги можуть фіксувати у спільному чаті у Telegram, WhatsApp або Slack, з ким вони поспілкувались, ділитися важливими деталями, фото з заходу чи попросити допомоги з оновленням важливої інформації.

Ще один корисний інструмент — Splitwise, якщо вам потрібно розділити з командою будь-які рахунки, наприклад, за вечері, обіди, напої на афтепаті тощо.

7. Зробіть свій стенд особливим

Це допоможе отримати гарне враження про компанію. Під час заходу радимо бути проактивними, усміхатися, дивитися в очі іншим людям і не відволікатися на телефон. Беріть ініціативу у свої руки та запрошуйте до стенда людей, які проходять повз. Буває, що вони можуть просто соромитися заговорити з вами. Також стежте за чистотою вашого стенда і будьте готові, що до вас будь-коли можуть підійти журналісти.

8. Підготуйте автентичний пітч

Якщо у вас є можливість виступити чи взяти участь у дискусійній панелі, тоді ваша презентація має бути лаконічною, переконливою, щирою та підкреслювати унікальну ціннісну пропозицію вашого бізнесу.

Не перевантажуйте слухачів інформацією, інакше ви ризикуєте втратити увагу. На деяких заходах ми були свідками презентацій, в яких було надзвичайно багато деталей, які не завжди стосувалися заявленої теми виступу. Замість цього зосередьтеся на побудові зв’язку з аудиторією, висвітліть її потребу та нативно інтегруйте те, яким чином ваша компанія її вже вирішує. У своєму виступі важливо дотримуватися балансу.

9. Використовуйте інтерактивний сторителінг, щоб оживити історію свого бренда

Для цього пригадайте реальні історії та підготуйте переконливі розповіді. Залучайте слухачів емоційно, адже потрібно, аби ваш досвід резонував їм.

Не покладайтеся лише на візуальне представлення. Ефективно ділитися власними історіями підприємництва, викликами та перемогами. На різних заходах ми побачили, що такий підхід спонукає до дискусій, допомагає встановити глибокий зв’язок з іншими людьми. А ще дозволяє знайти точку доторку з потенційними партнерами.

10. Використовуйте цифровий PR та соціальні медіа для популяризації своєї участі

Для цього створіть пресреліз, займіться цифровим PR та контент-маркетингом. Наприклад, у каталозі PRNEWS.IO ви можете обрати ЗМІ за допомогою фільтрів за категоріями, країнами, регіоном, мовоб, ціною та трафіком. Ефективний цифровий PR позиціонує ваш бренд як лідера думок у галузі.

Крім того, активно використовуйте соцмережі, щоб взаємодіяти з учасниками конференції і з тими, хто не зміг її відвідати. Використовуйте хештеги події, діліться оновленнями, створюйте ажіотаж і беріть активну участь в онлайн-дискусіях. Пам’ятайте: ваша команда Guy in the chair може допомогти вам із цим завданням.

Але не нехтуйте спілкуванням віч-на-віч. На попередніх виставках iFX EXPO ми приділили багато часу неформальним зустрічам, де ми побудували глибші відносини з нашими партнерами. Тому використовуйте час нетворкінг-брейків, соціальних заходів, неформальних зустрічей і афтепаті ефективно.

11. Розвивайте зв’язки та шукайте можливості для співпраці

Підтримуйте контакти з новими партнерами, проявляйте активність та спонукайте до подальшої співпраці. Обмінюйтеся візитними картками та спілкуйтеся через LinkedIn. Наприклад, у PRNEWS.IO ми розподіляємо навантаження між співробітниками, призначаючи конкретні контакти кожному члену команди, щоб забезпечити послідовний підхід і постійну взаємодію.

Корисний список матеріалів, які варто взяти з собою на стенд

А це невеликий список речей, які вам точно знадобляться на стенді.

Висновок

Конференції дають платформу для нетворкінгу, навчання та галузевого бенчмаркінгу. Маючи за спиною відвідування великої кількості конференцій, семінарів та вебсамітів, ми щиро віримо в силу цих заходів.

Завжди пам’ятайте, що справжня цінність конференцій полягає в людських зв’язках і безмежних можливостях, які з’являються завдяки цим зв’язкам.