Любов з першого тендера, або як бізнесу знайти ідеального диджитал-виконавця
Багато бізнесів вже оговталися від першого шоку, зрозуміли, що працювати можна і треба навіть під час війни. Але бізнес потребує змін та нового погляду на стратегію розвитку, канали збуту, промокампанії та просування. І вже від початку 2023 року ми почали помічати активне зростання тендерних заявок від середнього та великого бізнесу, громадських організацій тощо. Від створення креативних ідей, комунікаційних стратегій і просування у довгостроковій перспективі до розроблення вебсайтів або великих порталів.
Багаторічний досвід участі у тендерах дає нам право зробити певні висновки та дати рекомендації. І цей матеріал саме для тих, хто за допомогою тендера шукає нові рішення для бізнесу, а також агенцію-партнера для довгострокової співпраці — надійної та результативної.
Що потрібно врахувати замовнику, щоб знайти «свою» агенцію?
Без чіткого ТЗ і результат ХЗ — тому, якщо вам потрібна досвідчена, компетентна та надійна команда для вирішення задач бізнесу, формуйте свій тендерний запит, дотримуючись наступного:
Підписуйтеся на наші соцмережі
- Тендер має містити максимум інформації про задачу, і ця інформація має бути описана не загальними словами, типу: “потрібний красивий сайт, як у конкурента, але щоб відрізнявся від нього”, а конкретизована і зрозуміла в деталях. Якщо це комунікаційна стратегія, то яка її мета, що саме ви хочете донести своїй аудиторії, за якими критеріями (KPI) будете оцінювати її ефективність тощо. Особливу увагу варто приділити опису вашого продукту чи послуги, яку ви плануєте створити чи просувати. В будь-якому випадку, ці питання виникнуть в агенцій, що відгукнуться на тендер. Тож краще один раз написати, ніж щоразу проговорювати це на зустрічі чи в телефонній розмові.
- Важливо бути готовим надати агенції додаткову інформацію про бізнес. Повірте, ми запитуємо її не для “зливу конкурентам” чи використання в будь-яких інших “неблагородних справах”, а виключно для підготовки кастомної пропозиції під ваш бізнес і задачі. Kindly remind: ми все ще живемо в правовій державі, тож підписаний NDA має силу і наслідки. Також варто вказати контактну особу зі сторони компанії, яка може компетентно відповісти на запитання агенції та надати необхідну додаткову інформацію.
- Якщо на етапі складання тендера виникають труднощі з розумінням, що саме має містити в собі тендерна послуга, зверніться за консультацією до зовнішнього експерта або поспілкуйтесь з профільними агенціями (зі свого боку, ми готові ділитись досвідом). Це дасть вам розуміння очікуваного результату і допоможе потім оцінити адекватність та якість пропозицій агенцій.
- Маєте конкретний бюджет на реалізацію задачі чи розуміння його вилки — озвучте його в тендері. Не грайте у “вгадай мелодію”, адже бюджет — це один з критеріїв серйозності намірів замовника щодо реалізації задачі. А для агенції — це показник того, які інструменти та засоби та в якому об’ємі вона може запропонувати для вирішення задачі бізнесу. Крім того, у нас немає на меті “гульнути на всі гроші”, наша мета — створити якісну пропозицію та не переробляти її кілька разів, якщо ми не вгадали.
- Вкажіть, яку інформацію про себе та свою діяльність має подати агенція, в якій саме формі та що для вас важливо при виборі агенції. Найкраще — коротко описати в тендері прозорі критерії, за якими ви будете оцінювати потенційного виконавця. Так ви полегшите собі роботу щодо порівняння та вибору підрядника.
- Опишіть стисло і конкретно, що ви очікуєте побачити в комерційній пропозиції від агенції. Важливо розуміти, що комерційна пропозиція — це не виконана задача, а опис того, як, коли, де і з якими ресурсами її готовий виконати підрядник.Типовий кейс — коли предметом тендера однієї з відомих українських компаній була креативна ідея для промо ролика. При цьому в умовах участі вказувалося, що ідея ролика та сторіборд до нього (а це досить ресурсовитратна задача!) будуть оплачені лише у випадку, якщо вони пройдуть «тестування» разом з іншими готовими ідеями та в результаті переможе. Тобто після повного виконання всіх робіт агенція може не отримати оплату за них. Здається, десь відбувся збій системи)
- Краще одна підготовлена онлайн-зустріч з потенційним підрядником, ніж два тижні переписки для уточнення деталей.
- Пропозиції щодо комплексного рішення (наприклад, стратегії) не створюються за добу, навіть найкращими профі. Тож будьте готові почекати на старті, аби знову ж таки отримати детально опрацьовану і прораховану пропозицію саме під ваш запит, а не загальне шаблонне рішення.
Найкраще, коли опис, критерії та вимоги тендеру єдині для всіх його потенційних учасників. Тому давайте максимум інформації в самому тендері, щоб вона була для всіх однаковою.
Такий деталізований тендер, що містить всю вищезгадану інформацію, допоможе бізнесу:
- Зекономити час та прискорити прийняття рішення. Чітка, деталізована та уніфікована для всіх учасників тендеру задача дозволить отримати однакові комерційні пропозиції за структурою та наповненням. Це значно спростить вам процес аналізу та оцінки пропозицій — залишиться лише обрати найкращу з них.
- Убезпечити бізнес від додаткових витрат у майбутньому. Маючи повну вхідну інформацію агенція зможе надати максимально розгорнуту пропозицію з деталізованим бюджетом, порахувати всі необхідні матеріальні та людські ресурси, інструменти, сервіси. Вам не доведеться шукати додаткові кошти чи інший ресурс для завершення розпочатої роботи.
- Детальний опис тендерного запиту передбачає деталізовану пропозицію. А вона дозволить вам вже на етапі відбору підрядника оцінити професійність агенції та її підхід до задачі.
І зрештою, досягнути головної мети — залучити найдосвідченіші та найбільш вмотивовані агенції, які з більшою імовірністю згодяться на участь у тендері та запропонують найбільш релевантну пропозицію для вашого бізнесу. Адже кожна агенція теж цінує свій час і оцінює ризики та перспективи успіху своєї участі в тендері. Підхід, у якому на етапі тендера вимагається зробити майже весь проєкт, або коли бізнес ставиться до підрядника так, ніби він за замовчуванням повинен виконати великий пласт роботи, призведе до того, що класні фахівці відмовляться від співпраці. Також брак інформації про проєкт або низька залученість до комунікації зі сторони замовника у майбутньому позначиться на результатах.
Підрядник має стати вашим кращим другом і партнером у будь-якій проєктній діяльності, тому щоб надалі розуміти один одного з напівслова, слід серйозно та відповідально поставитися до “першого знайомства”, яким є тендер. Бо ж не тільки бізнес обирає підрядників, а й підрядник бізнес.
Підписуйтеся на наші соцмережі
