Як HR асистент-бот дозволив оптимізувати витрати та економити робочий час: кейс KIDDISVIT
Диджиталізація допомагає розширювати інструменти продажів, вести бізнес з будь-якої точки світу, а ще автоматизувати бізнес-процеси та зменшувати витрати. Впровадження HR-бота допомогло компанії KIDDISVIT оптимізувати витрати на 28,57% та скоротити робочі години на 17%. Розповім про цей кейс детальніше.
DONE WORK KIDDISVIT: асистент-бот для управління ефективністю персоналу
KIDDISVIT – це компанія іграшок і товарів для дітей, що офіційно представляє світові бренди іграшок в Україні протягом 25 років.
Після повномасштабного вторгнення 100% наших співробітників були на дистанційці: працювали та волонтерили в Україні та за кордоном. Почали відбуватися трансформаційні процеси у структурі компанії, оскільки для забезпечення волонтерських напрямів діяльності необхідно було задіяти нові функції.
Співробітники поєднували професійну та волонтерську діяльність, а також були виокремлені підрозділи всередині компанії. Нам потрібно було розуміння, де знаходиться персонал. Стрімко змінювалися бізнес-процеси і для оперативного прийняття рішень ми потребували швидкого доступу до інформації.
Разом з IT-спеціалістами за місяць виключно внутрішніми ресурсами створили асистент-бота DONE WORK KIDDISVIT. Це дозволило автоматизувати робочі процеси та покрити ряд HR-функцій.
Зв'язок з командою та аналітика ефективності
Підписуйтеся на наші соцмережі
Спілкуватись з сотнями працівників, що фактично знаходяться по всьому світу, досить складно. Щотижня через асистент-бот ми збираємо дані про місцезнаходження команди. Так ми бачимо динаміку по місцеперебуванню співробітників – переїзди по Україні, переміщення між країнами, повернення з-за кордону. Це не контроль команди. Це можливість розуміти, що буквально зараз відбувається з персоналом.
Асистент-бот дозволяє ТОПам керувати ефективністю персоналу та залучати його до виконання оперативних задач за фактичним місцем знаходження. Наприклад, ми знали, що продакт-тренерка компанії перебуває у Варшаві. Тож вона змогла провести в шоурумі партнерів онлайн презентацію нових іграшок для клієнтів зі всієї України.
Автоматичне нарахування оплати
Ми вирішили, що працівникам-волонтерам, крім зарплати, будемо надавати грошову підтримку за волонтерство. Для цього потрібно було розраховувати заробітну плату за кількома коефіцієнтами. Тобто раніше ми робили розрахунок місячної зарплати за одним табелем, а тепер за трьома – прямі обов'язки, волонтерство в компанії, інше волонтерство.
Адаптація працівників
З початком війни рекрутинг, розвиток, навчання команди тимчасово перейшли на другий план. Але вже в квітні почали з'являтися перші вакансії і тут дуже допоміг асистент-бот. Коли керівники були зайняті іншими питаннями, зокрема волонтерством, DONE WORK KIDDISVIT «взяв на себе» більшість їхніх завдань.
За допомогою асистент-бота топи економили на місяць до 50 годин робочого часу на контролі процесу адаптації працівників. Система автоматично нагадує новим співробітникам про зустрічі, ознайомлення з документами, комунікацію з HR тощо. Це дозволяє їм легко стати частиною команди, не дивлячись на онлайн-формат роботи.
За допомогою асистент-бота працівники заощаджують робочий час при підготовці звітності та можуть швидко узгоджувати відпрацьовані години з керівником підрозділу. Також у співробітників є можливість отримати інформацію щодо кількості відпрацьованих годин та вже нарахованої оплати.
В чому користь асистент-бота на рівні компанії
Отжк впровадження асистент-бота дозволило:
- своєчасно та автоматично закривати фонд оплати праці за місяць;
-
оптимізувати фонд оплати праці на 28,57%;
- чітко розуміти бюджет на оплату праці за трьома напрямками: робочий час, волонтерство, волонтерство в компанії;
- економити фонд оплати праці – 1,35 штатної одиниці в підрозділі HR;
- економити час на заповнення звітності всіма керівниками та співробітниками – від 1 до 5% робочого часу на місяць;
- отримувати інформацію щодо місцезнаходження та переміщення команди;
- швидко приймати рішення в рамках компанії;
- оцінювати та покращувати процес адаптації нових спіробітників;
- збільшити відсоток співробітників, що вдало завершили випробувальний період;
- впливати на емоційну складову співробітників, через розуміння їх стану.
Загалом впровадження асистент-бота дозволило скоротити робочий час на 17% без втрати ефективності.
До речі, саме з асисистент-ботом DONE WORK KIDDISVIT наша компанія прийняла участь в премії HR-БРЕНД 2022 і отримала нагороди у двох номінаціях:
-
1
Переможець «HR воєнного часу» з проєктом «KIDDISVIT – трансформація компанії від лідера в галузі товарів для дітей до волонтерської організації міжнародного рівня».
-
2
Переможець «Digital HR» із проєктом «Асистент-бот як система управління ефективністю персоналу».
У планах активно розвивати асистент-бот за іншими напрямами та зробити його внутрішньою HRM-системою.
Підписуйтеся на наші соцмережі
