Брили, каміння, пісок: як використовувати фреймворк "Спочатку великі задачі" в реальності. Частина 1
Це — переклад статті Джейсона Коена, яка дає ширший погляд на фреймворк «Спочатку великі задачі», або, як його ще називають, “Брили, каміння, пісок”. В цій статті підсвічуються найчастіші перепони для впровадження цього підходу. А також — надається контекст, щоб використовувати цей підхід ефективніше. Я її перекладаю, тому що вона мені резонує і мені цікаво про це поговорити (з дозволу автора). Якщо ви маєте інший погляд на питання, викладені в статті, я буду рада дискусії чи конструктивним зауваженням (як на тему статті, так і щодо якості перекладу).
А оскільки оригінальна стаття досить довга, я розібʼю її на три частини, щоб над кожною можна було порефлексувать окремо.
Про фреймворк “Спочатку великі задачі”
Ймовірно, вам відома історія про професора, який показував студентам принцип продуктивності на прикладі банки з великим камінням, дрібним гравієм та піском.
Хто не чув, нагадаю, що вона звучить десь так:
Коли учні відповіли “так, заповнена”, він дістав ємність з гравієм, і висипав гравій в банку. Дрібний гравій просипався крізь каміння та помістився в банку, заповнивши пустоти. І знову вчитель спитав учнів, чи повна ця банка. Учні уже з обережністю, але знову сказали “так”.
Тоді професор дістав ємність з піском і висипав пісок в ту ж банку, де було каміння та гравій. Дрібний пісок заповнив залишковий простір, який був у банці.
(Або можна подивитись відео, де цей підхід демонструє Стівен Кові).
Так от, на перший погляд ніби звучить очевидно: “спочатку плануй та виконуй великі справи, інакше на них не стане часу”. Але на другий погляд виявляється, що це буває не так вже і просто.
Термінологія
- Брили. Це ваші великі амбітні цілі, які не підлягають обговоренню, найбільш пріоритетні речі. У кожного свої.
- Каміння. Це ечі, які ви маєте робити, або які вам подобається робити, але вони не життєво-важливі для вас.
- Пісок. Всі дрібні побутові або операційні справи, якими доводиться займатись щодня. Написати листа, купити квитки, запустити прання.
Кожен день — це банка, куди ви можете насипати якусь кількість брил/каміння/піску у різній пропорції, але не більше ніж дозволить розмір банки.
Пісок і каміння зазвичай займають багато часу, часто бувають терміновими, тому у вас може виникнути бажання почати наповнення банки з них. Але тоді вийде таке:
Вихід із цього один — починати наповнювати банку з найбільших брил, потім додавати каміння і врешті решт пісок. В такому разі ваш день буде виглядати отак:
Брили, каміння та пісок відрізняються не тільки розміром
Підписуйтеся на наші соцмережі
Зазвичай по фреймворку “Брили, каміння, пісок” оцінюють саме розмір задач. Для команди розробки, наприклад, «Брили» — задача на кілька кварталів, “Каміння” — на пару спринтів і “Пісок” -те шо влазить в один спрінт.
Але суть фреймворку не тільки в розмірі задач.
- Мета цього фреймворку — це максимізація цінності та впливу за рахунок того, що ви не даєте легким чи терміновим задачам забити ваш простір та увагу замість статегічних. Так, стратегічні задачі можуть зайняти кілька років, але їх цінність та вплив такі, що навіть кумулятивний "вихлоп" від всіх більш дрібних задач не зрівняється з ефектом від однієї стратегічної.
-
Якби ці “стратегічні” та побутові задачі було так легко відпріоритезувати, ви б не читали цей переклад цієї статті. Але кожен тип задач ще і потребує різного підходу, бо має різні цілі та відповідно містить різні пастки, які можуть звести нанівець ваші зусилля.
Якщо ігнорувати цю різницю, команда буде робити тонну роботи, але буде здаватися, ніби прогресу недостатньо, конкуренти наступають на п’яти, а команда перестане бачити, як їхня робота відповідає стратегії.
Хороші новини: щоб правильно використовувати фреймворк “Брили, каміння, пісок”, не потрібно витрачати більше часу. Потрібні правильні підходи.
Три підходи для роботи з брилами, камінням та піском
Брили: максимізація впливу
Для початку розберімось, як обрати брилу.
Як обрати собі брилу
На виконання брил потрібно найбільше часу, орієнтовно 3-6 місяців. Довгострокові проєкт не лише дорогі, але й ймовірно будуть перевищувати запланований термін завершення, оскільки вони найскладніші, містять найбільше невідомого і мають найбільше залежностей. Згадаймо закон Гофштадтера. Саме тому насправді на їх виконання треба 3-12 місяців.
Добре організовані команди, які працюють по методології Agile, вкажуть вам, що вони зазвичай все-таки вкладаються в строки, зменшуючи обсяг робіт і переносячи нетермінові завдання поза дедлайн. Але все одно залишкову роботу доводиться виконувати, навіть якщо вона відкладена на пізніше. І тому це не змінює обсягу зусиль, необхідних для досягнення запланованого результату.
На додачу до всього, є ряд об’єктивних причин, які заважають командам коректно оцінювати великі IT-проєкти. До того ж командам доводиться виконувати ще і іншу роботу. Тому зазвичай команда може виконати лише одну брилу на рік — в рідкісних випадках більше, але все одно не більше трьох.
Помилки при виборі брил
Найчастіша проблема — виконання брил з недостатнім впливом і цінністю.
Брили за своїм визначенням, мають “робити вам різницю” (пробачте мені, філологи, за прямий переклад фрази make a difference). Вони мають бути стратегічними, направленими на найбільші і найсуттєвіші виклики для вашого бізнесу. Ці задачі мають використовувати ваші наявні переваги та робити ваш шлях настільки унікальним, щоб іншим було або взагалі неможливо або як мінімум важко цей шлях повторити; а також формувати нові стійкі переваги.
Брили мають привносити не “невелике покращення”, а справді радикальний та вимірюваний вплив. Тому що недостатньо радикальний вплив з часом виллється у відчуття “ми рухаємось недостатньо швидко” або “чому наш дохід не такий високий”, навіть попри те, що технічна команда якісно виконує свою роботу.
Закон Гофштадтера стосується не тільки оцінки часу, але й оцінки впливу та висоти планки, яку ви собі поставите: вона має бути вищою, ніж ви собі уявили, навіть якщо врахувати закон Гофштадтера.
Саме тому для Брил треба вимагати колосального ефекту: в такому разі, навіть у випадку коли реальний ефект буде меншим ніж очікувалося, він все одно буде вартий прикладених зусиль та часу.
А що, якщо нема достатньо великих брил?
У випадку з брилами ваша задача — виконати стратегію “на повну”, витрачаючи якнайбільше часу на найбільш впливові речі. Якщо ідея недостатньо потужна, але її легше досягти — це неправильний вибір брили. Бо коли справи підуть гірше ніж ви очікували, то “менший вплив” перетвориться в “невеличке покращення”, і в результаті ви витратите близько півроку на щось тривіальне. Тому не вибирайте в Брили те, що легше зробити.
Навіть якщо всі ваші ідеї недостатньо впливові, ви, ймовірно, все одно будете старатись вибрати найбільш впливову з них та зробити хоча б її. Це помилка, і досить розповсюджена, і ви про неї знаєте: “хороше — ворог величного”. В такому разі вам доведеться подивитися правді в очі: ваша найбільша проблема — нестача справді хороших ідей, і більш правильно буде зайнятися її вирішенням, ніж витрачати час на недостатньо впливову ідею. Поки нема Брил, команди можуть зайнятися задачами-Камінням та задачами-Піском, а також допомагати ваш шукати більш впливові ідеї, і це буде більш продуктивно.
Як приймати рішення щодо брил
Оскільки ви плануєте витратити величезну кількість часу команди на задачу-брилу, ви маєте бути впевненими в розмірі її впливу та в тому, що вона справді співпадає та допоможе вам реалізувати вашу стратегію. Це значить, що спочатку вам доведеться витратити окремий час на оцінку та прийняття цього рішення. Це не agile-рішення, а стратегічне.
А ось уже коли напрямок заданий, загальна картина ясна, Брила ідентифікована, от тоді настає час гнучких рішень щодо того, ЯК на неї забратись. Деталі виконання ніколи не будуть повністю чіткими, і інколи доведеться робити крок назад. Але якщо ви штовхаєте “неправильну” брилу, ніякі гнучкі рішення вам не допоможуть; команда просто буде гнучко йти до посереднього результату.
Незважаючи на те, що більшість рішень мають бути швидкими, рішення щодо Брил мають бути повільними та обдуманими.
Хто приймає рішення щодо брил
Брили суттєво просувають компанію по обраній стратегії, а за стратегію відповідають керівники (в оригіналі — executives, хто б це не був у вашій компанії). Тому зрозуміло, що фінальне рішення щодо брил лежить на керівникові компанії. Але на практиці добре, коли PM драйвить питання стратегії та ідей, стимулюючи дискусії та прийняття рішення, а керівник виступає в ролі коуча та адвоката диявола на обговореннях, та підписується під добре продуманою та сформованою пропозицією.
Коротке резюме
- Найчастіша проблема з задачами типу "брила" — це ризик, що брила принесе недостатньо впливу і цінності.
- Це повʼязано з тим, що ми, люди, не дуже добре вміємо оцінювати цю потенційну цінність (так само, як ми не дуже добре оцінюємо, скільки часу піде на виконання якоїсь задачі)
- Як цього уникнути — шукайте Брили, чий потенційний вплив настільки великий, що навіть якщо в реальності він буде суттєво менший, вас це влаштує.
- Якщо не маєте Брил, які підпадають під цей критерій, краще не беріть собі Брилу взагалі.
- Замість цього займіться пошуком більш впливових Брил (кращих ідей).
- Команда в цей може зайнятись меншими справами — Камінням та Піском (про які ми поговоримо у 2-й та 3-й частинах).
Але якщо вам не терпиться, то можна прочитати оригінал ось тут — в ньому одразу є всі типи задач.
Підписуйтеся на наші соцмережі
