Чому під час війни і атак по енергетичній інфраструктурі варто використовувати електронні документи
У зв'язку з відключенням електроенергії, у бізнеса постає питання, як бути далі: немає світла — немає документів, та як наслідок зупинка роботи. А якщо щось необхідно перевірити — все одно потрібно чекати світла та стабілізації інтернет-з'єднання. Я розповім, чи має сенс повернутися до використання паперових документів і які переваги мають електронні.
Робота з документами з будь-якого місця
Використовуючи хмарні сервіси, ви не привʼязані до якогось конкретного компʼютера чи локації вашого офісу. Фактично, ваше робоче місце для обміну документами може бути у будь-якому місці, де ви зможете підключитись до інтернету і авторизуватись в обліковому записі.
За даними сервісу Вчасно, наразі кількість договорів зросла в 1,6 разів у порівнянні з показниками до вторгнення РФ у лютому 2022. У той самий час кількість актів, підписаних за допомогою сервісу документообігу, складає 125% до довоєнного періоду.
Швидкість опрацювання документів
Ця перевага електронних документів переходить із попереднього пункту. Швидкість опрацювання документів значно вища у електронних документах, особливо, якщо в процесі підписання і узгодження приймають участь декілька осіб. Продавець може завантажити документ знаходячись у Києві, бухгалтер та юрист погодять його з Європи, а директор підпише з Одеси. Це все в паперовому виді могло б зайняти тижні, а в електронному виді можна впоратись за годину часу. А швидкість дуже важлива в роботі кожного бізнесу.
Вища надійність зберігання електронних документів
Електронні документи надійніші для зберігання. Особливо під час війни. На жаль, ми зустрічаємо вже не поодинокі випадки, коли через знищення підприємства повністю, втрачався/згорав і паперовий архів компанії. Або пропадала документація, бо компанія знаходиться на окупованих територіях. І такі документи вже ніяк не відновити. Фізичний архів в таких ситуаціях не дуже надійна річ. В сервісі Вчасно документи зберігаються в хмарному архіві, який розміщений в Європі, тож документи в безпеці, і ми гарантуємо їх доступність.
Можливість працювати з електронними документами у офлайні
Може здатись, що паперові документи надійніше, бо з ними можна працювати без світла. Частково це правда, але це стосується лише вже завершених документів. Нові документи все рівно потребуються електроенергії для створення. Вже ніхто від руки не пише масово первинні документи, все рівно потрібен принтер для друку. А в цей же час замість друкування можна відразу відправити документи в електронному виді. Крім того, поки немає світла для стаціонарних компʼютерів, то з електронними документами можна працювати із ноутбука чи телефону. А якщо турбуєтесь, що не буде інтернету в потрібний момент, то електронні документи можна резервно зберігати на тому ж ноутбукові чи накопичувачу памʼяті для локального доступу без інтернету.
Особиста безпека
Життя і здоровʼя кожного українця – це найбільша цінність та найважливіше що у нас з вами є, тож закликаємо не нехтувати сигналами повітряної тривоги і спускатись в укриття. Брати із собою в укриття стоси папірців незручно: вони важкі, займають багато місця, підписувати їх в необладнаних для роботи укриттях незручно. А підписувати документи в офісі під час тривоги небезпечно. З електронними документами все комфортніше, ви можете з телефону завантажувати, погоджувати, підписувати документи. Таким чином можна робити дві корисні справи — берегти життя і продовжувати виконувати робочі задачі.
