Уміти робити кілька справ одночасно — це, звісно, класна навичка у нашому швидкоплинному світі. Але ще краще — навчитися тримати фокус, бути сконцентрованим та ефективним у потрібний момент. Як цього досягти без стресу? Власним досвідом діляться проєктні менеджери ІТ-команди NIX — Ірина Українець, Олександр Дьяченко та Андрій Дорожанов.
За даними Американської психологічної асоціації, робота в режимі мультипроєктності негативно впливає на ефективність працівників. Перемикаючись між завданнями, зазвичай ми можемо втримати до 40% уваги і при цьому залишатись продуктивними.
Кому підійде мультипроєктність
Усе залежить від психологічних особливостей і темпераменту кожного. Менеджер, якому складно перейти з одного завдання на інше, вже через кілька тижнів такого спринту відчуватиме дискомфорт та виснаження. Активні по життю люди, навпаки, можуть занудьгувати на одному проєкті з одноманітними тасками. Таким фахівцям треба більше команд, більше клієнтів та різні завдання.
«Здатність працювати в режимі мультипроєктності не є показником професіоналізму. Це одна з багатьох навичок, якими володіє менеджер. Мультипроєктність корисна початківцям, оскільки дозволяє розвивати свої здібності «у ширину», тобто опанувати більшу кількість завдяки можливості управляти кількома проєктами. Так, менеджер практикується у командоутворенні, методологіях (Agile, Waterfall), плануванні та керуванні ризиками тощо. Долаючи різні робочі ситуації, взаємодіючи з кількома командами чи окремими фахівцями, менеджер розширює свій світогляд та формує крутий досвід. Цей досвід стає фундаментом для розвитку вмінь «у глибину», дає розуміння, що тобі цікаво і в чому ти хочеш розвиватись»
Олександр Дьяченко
«Порівняймо це з навичками керування авто. Водію-початківцю складно одночасно реагувати під час руху на дорожні знаки, розмітку, стежити за ситуацією на дорозі. З досвідом це все перестає здаватись складним. Така сама ситуація з «керуванням» проєктом. Спочатку здається майже нереальним утримати фокус на очікуваннях клієнта, завданнях, стежити за прогресом команди, прогнозувати ризики та нічого не забувати. Зберігайте спокій, все у вас вийде. Достатньо бажання та практики»
Ірина Українець
Скільки проєктів можна якісно вести одночасно
Це залежить від багатьох чинників:
досвіду менеджера;
кількості розробників і команд;
складу та досвіду фахівців у команді;
складності проєкту;
схеми взаємодії з клієнтом;
очікувань клієнта від ролі менеджера.
«Якщо запланований великий обсяг робіт, залучення кількох команд, то навіть досвідчений менеджер може обмежитись одним проєктом. Слід враховувати модель взаємодії з клієнтом, тобто схему надання сервісу. Наприклад, dedicated-модель передбачає управління командою і доставкою цінності на боці клієнта, тож потребує меншої залученості менеджера. Проте для менеджера залишається низка обов'язків, як-от моніторинг команди, клієнта і фінансова звітність. Кількість проєктів надзвичайно залежить від комбінації перелічених аспектів: від одного складного проєкту до тієї кількості, яка дозволить менеджеру надавати якісний сервіс»
Андрій Дорожанов
Навіть Dedicated-проєкти потребують уваги та участі менеджера. Важливо моніторити настрої команди й замовника, щоб усі сторони були задоволені співпрацею, та в разі чого ви могли запобігти конфліктам. Запитуйте в колег та клієнтів, чи все в роботі відповідає їхнім очікуванням, які проблеми вони бачать і чи мають побажання для покращення взаємодії.
Із чого почати роботу
Розповідаємо, з чого починати роботу за наявності кількох проєктів.
Якщо з’явилися нові проєкти…
Підписуйтеся на наші соцмережі
Щоб отримати цілісне уявлення майбутнього навантаження:
зрозумійте очікування клієнтів та цілі проєктів;
визначте, з якими командами ви будете працювати та які ролі в учасників, що вони очікують від вас.
Після цього можна розподілити час на проєкти та визначити пріоритети.
«Ймовірно, вам доведеться скоригувати спільні дії. Наприклад, клієнт просить розробити сайт для онлайн-покупок. У процесі роботи з’ясувалось, що в майбутньому знадобиться програма лояльності. Якби проєктний менеджер не дізнався про ці плани, розробники не заклали б цей функціонал в архітектуру сайту»
Ірина Українець
Якщо продовжуються наявні проєкти…
«Робочий день проєктного менеджера починається з обговорень. Я першу половину дня присвячую зустрічам із командами. Після обіду зазвичай аналізую роботу, займаюся звітністю та спілкуюсь із клієнтами. Щодня прописую завдання, які маю виконати. Можете використовувати для цього все, що зручно: нотатки у смартфоні, таск-менеджери, паперові записники чи стікери. Але не забувайте співставляти план із робочим календарем. Якщо у вас між зустрічами є півгодини, краще витратити цей час на дрібні задачі. Відповісти на повідомлення в чатах чи проконсультувати колегу. У коротких часових проміжках не беріться за те, що потребує високої концентрації. Щойно ви налаштуєтесь на роботу, доведеться перемикатись на іншу діяльність. А після зустрічі будете заново включатись у роботу»
Ірина Українець
Як залишатись ефективним
Тут як у літаку: спочатку одягаєш маску на себе, а потім — сусіду. У проєктному менеджменті так само важливо стежити за своїм станом. Тоді й будуть сили стати опорою для інших. Відчуваєте, що почали витрачати на завдання більше часу, ніж зазвичай? Складно сконцентруватись? Подбайте про себе. Завдання менеджера не лише піклуватись про ефективність команди, але і про свою власну.
Будьте підготовленим
Попри різноманіття ІТ-проєктів, існують загальні стандарти для роботи з ними. Цілісно зрозуміти айтішні проєкти допоможуть:
PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Найпопулярніша збірка теорії про управління ІТ-проєктами, що використовується у багатьох країнах світу. PMBOK 7 доступна онлайн українською мовою.
SCRUM Guide — містить основні принципи управління проєктами за методологією SCRUM.
«Додавайте й інші джерела та матеріали, звідки ви зможете дізнатись більше про методологію управління проєктами. Слідкуйте за новинками, запитуйте у досвідчених колег, що вони читають чи дивляться за своїм профілем. Зміни відбуваються тут і зараз, тому головне — не відставати. Застосовуйте отримані знання на практиці. Лише так ви знайдете свою ідеальну формулу управління проєктом»
Андрій Дорожанов
Будьте системним
«Перший крок — ретельне планування. Проєктний менеджер аналізує обсяги робіт, визначає терміни, розробляє графік виконання завдань. Після цього можна переходити до постановки завдань. Визначте ролі та відповідальних, а також чіткі цілі. Задачі та дедлайни для них фіксуйте в спільних програмах для ведення проєктів. Переконайтесь, що колеги правильно зрозуміли ваші записи. Під час наступного етапу — координації — перевірте прогрес. Координація дозволяє забезпечити співпрацю між усіма учасниками та стежити за виконанням завдань відповідно до графіку. Сюди відносяться дейлі-мітинги, стендапи, щотижневі зустрічі. Обговорюйте успіхи, проблеми та можливі рішення. Відстежуйте хід проєкту та порівнюйте побачене з планом. Так ви зрозумієте, чи встигаєте до дедлайну»
Андрій Дорожанов
Контролюйте емоції
Спільне дослідженнябізнес-школи Saіd Оксфордського університету та британської компанії BT виявили, що працівники на 13% продуктивніші, коли вони щасливі. Напружена атмосфера в роботі може погіршити взаємини між колегами та ставлення до проєкту загалом. Якщо якісь ситуації вивели із рівноваги, заспокойтесь звичним для вас способом. Комусь достатньо просто видихнути, потішити себе смаколиком, зідзвонитись з кимось близьким і поділитись труднощами або відволіктись на кумедне відео. Обирайте те, що принесе вам бажану емоційну розрядку.
Відновлюйте сили
«Мене «розвантажують» подорожі по Україні або короткочасні зміни локацій у межах міста. Комусь це теж до вподоби. Або можете знайти інше заняття, яке буде вас наповнювати та дозволить «перемкнутись» з професійної діяльності та щось інше, не менш цікаве для вас. Це можуть бути прогулянки парком, зустрічі з друзями, хобі, приготування улюблених страв з родиною — будь-що таке, що подарує позитивні емоції»
Ірина Українець
Плануйте відпочинок
Подбайте про відпочинок завчасно. Планувати вихідні варто з урахуванням відпусток колег. Пам’ятайте і про дедлайни та очікування клієнта щодо результатів.
Змінюйтесь
Будьте готові змінювати підходи до роботи, якщо вони вже не допомагають впоратись із безліччю завдань.
«Якщо ви з клієнтами та колегами на зв’язку впродовж усього дня, невдовзі вам може бути складно концентруватись на своїх задачах. Ви будете постійно відволікатись на повідомлення в месенджерах. Як рішення — визначити у своєму графіку окремий час для спілкування з іншими та фокус-тайм (час на виконання конкретних завдань). Наприклад, у першу чи другу половину дня. Звісно, коли працюєш із людьми, котрі перебувають у різних часових поясах, це може видаватись складним. Спробуйте погодити зручний для вас та співбесідника час або запланувати зідзвон на менш завантажений день. У вільний від дзвінків час сфокусуйтесь на інших задачах, структуруйте свій робочий день»
Олександр Дьяченко
Інструменти для злагодженої роботи
Jira— популярна в ІТ. Та сьогодні все більше команд з інших сфер звертають увагу на цей таск-менеджер. Містить різні інструменти для налаштування командної роботи й підійде проєктам майже будь-якої складності. Поєднується зі Scrum або Kanban.
Trello більш проста в опануванні програма, ніж Jira. У ній можна створювати дошки для різних проєктів або завдань. Кожна дошка містить списки, які відображають статус задач.
Asana дозволяє призначати завдання іншим членам команди, залишати коментарі та відслідковувати прогрес. Можна впорядковувати задачі за статусами, дедлайнами тощо.
Сучасний бізнес розвивається надшвидкими темпами. Тож тенденцію до мультипроєктного управління не змінити. Але цілком можливо дати цьому раду і залишатись ефективним для себе і своєї команди. І головне — без стресу та шкоди особистому часу.
Підписуйтеся на наші соцмережі
Будь в курсі зі SPEKA
Дякуємо, що підписалися на SPEKA. Буде гаряче!
Раз на тиждень ми будемо відправляти вам найцікавіші редакційні матеріали.
Я погоджуюсь з політикою конфіденційності
Якщо ви хочете поділитися з читачами SPEKA власним досвідом, розповісти свою історію чи опублікувати колонку на важливу для вас тему, долучайтеся. Відтепер ви можете зареєструватися на сайті SPEKA і самостійно опублікувати свій пост.
