Як налаштувати пошту та Telegram для продуктивної роботи — Андрій Чумаченко, Netpeak
Зважаючи на те, як часто мені пишуть доволі прості запитання щодо налаштування своєї роботи, я намагаюсь не лише ділитися думками, а й розповідати іноді про якісь банальні лайфхаки, зазвичай я роблю це у телеграм-каналі, але сьогодні вирішив поділитися з вами.
Inbox Zero
У стародавні часи офлайн-файлів я витрачав купу часу на організацію та підтримання чіткої структури зберігання даних на диску. Музика в окремій папці, окрема папка на кожного виконавця, окрема на кожен альбом, файли названі у форматі «номер треку — назва пісні».
І зараз я дуже уважно ставлюся до порядку в онлайн-сховищах. Наприклад, у Google Drive усі мої сотні документів, таблиць і презентацій розкладені по папках і підпапках із простою і зрозумілою структурою.
Це ставлення я використовую і в роботі з поштою — важливим інструментом, користь від якого легко нівелювати, якщо постійно не підтримувати порядок.
За допомогою фільтрів я автоматично сортую листи, на які не потрібно відповідати, але які обов'язково потрібно прочитати. Наприклад, щоденні звіти з cash flow або повідомлення про появу нових клієнтів.
Через п'ять абзаців передмови я дістався до суті — inbox zero.
Сенс такого підходу полягає в роботі з усією вхідною поштою за простими правилами:
- Папка "Вхідні" і папка "Вся пошта" — це не одне й те саме. У вхідних мають лежати тільки листи, з якими потрібно зробити якісь дії (подумати, відповісти, поставити завдання).
- Найважливіша кнопка — "Архівувати лист". Ця кнопка прибирає лист із вхідних, але не видаляє його. Уся пошта зберігається в папці "вся пошта" (шокує, правда?).
- Щоб пріоритезувати листи у вхідних (якщо їх накопичилося більше 10 штук) — можна використовувати позначку зірочкою.
Підписуйтеся на наші соцмережі
Алгоритм роботи з поштою для підтримки inbox zero після прочитання нового листа:
-
1
Цей лист несе хоч якусь цінність? Якщо ні — видалити.
-
2
На цей лист взагалі потрібно відповідати? Якщо ні — архівувати.
-
3
На цей лист можна відповісти за 1 хвилину? Якщо ні — залишити у вхідних.
-
4
Це важливий лист, на який потрібно відповісти насамперед? Якщо так — позначити зірочкою.
Такий простий підхід дає змогу працювати з поштою, як із менеджером завдань, не витрачати увагу на непотрібну інформацію, заощаджувати час, швидко відповідати і дійти до inbox zero.
Як працювати з нескінченним списком завдань
У будь-якій компанії, що активно розвивається, у кожного співробітника завдань завжди має бути більше, ніж він здатний зробити — це добре. Погано, коли навпаки.
Проте, умовно «нескінченний список завдань» може вкрай негативно впливати на людину — демотивувати і наганяти непотрібний стрес.
Я керуюсь трьома питаннями, які дають змогу спокійно опрацьовувати всі вхідні завдання і навіть зробити більшу частину з них:
Терміновість.
Найчастіше постановнику завдання потрібно отримати результат максимально швидко, при цьому адекватної причини на таку терміновість може не бути. Перше, у чому потрібно переконатися - що дедлайн по завданню виставлено реальний і його точно необхідно закінчити раніше озвученого терміну.
Важливість.
Знову ж таки, для постановника завдання вона - найважливіша. Але коли у вас десятки вхідних завдань, вони всі не можуть бути однаково важливими. Потрібно розібратися в деталях: навіщо потрібно робити це завдання, що воно змінить або додасть у бізнес-процеси, яких інших людей воно торкнеться тощо.
Складність.
Це суб'єктивна оцінка виконавця завдання - на скільки складно буде зробити це завдання? Його можна зробити за 15 хвилин самостійно, чи потрібна робота цілого департаменту кілька місяців?
Маючи відповіді на ці три запитання, можна дуже легко сортувати всі вхідні завдання за пріоритетами.
Спершу я сортую завдання за терміновістю, зверху — найтерміновіші. Завдання з однаковою терміновістю сортую за важливістю — вище піднімаю важливіші. Завдання з однаковою терміновістю і важливістю сортую за складністю — вище піднімаю найпростіші.
Так насамперед будуть зроблені швидкі завдання, які виконати потрібно терміново і це дуже важливо.
Внизу списку опиняться завдання без дедлайнів (у стилі «було б непогано колись»), не важливі і, при цьому, максимально складні. Такі завдання, найімовірніше, не будуть зроблені ніколи.
Папки в Telegram
Як ви знаєте, у нашому з вами улюбленому месенджері певний час тому з'явилася можливість збирати чати, групові листування та канали по папках. Є можливість використовувати як готові, так і створювати свої власні.
Я люблю і проповідую мінімалізм, який не відволікає від завдань і спрощує життя. Тож розділив усе в Telegram на три великі групи: робота, канали та особисте.
Щоб не займати у верхній частині екрана місце буквами і позбутися прокручувань (як у десктопній, так і в мобільній версії), я назвав кожну папку зрозумілою і звичною мені емодзі.
- 🏢, робота: сюди автоматично додаються всі контакти і всі чати. Вручну додано всі робочі канали. Виключено вручну: особисті та архівовані листування. Для мене Telegram на 90% робочий інструмент, тож майже будь-яке нове повідомлення від незнайомого контакту або новостворений чат — по роботі.
- 🗞, канали: автоматично додаються всі канали та боти. Вручну виключено: робочі канали (оскільки вони в першій папці).
- 🏠, особисте: тут просто вручну додано всі особисті листування і чати. Виявилося, що в мене їх усього 13.
Отже: таке налаштування дає змогу фокусуватися і менше відволікатися. Я майже не використовую вкладку «All Chats», у робочий час сиджу тільки в робочій і не відволікаюся на повідомлення з каналів. Також іноді виходить відпочити, залишаючись у вихідні тільки в особистій вкладці. Хоча кого я обманюю?
Підписуйтеся на наші соцмережі
