Як ефективно налагодити волонтерську роботу. Приклад Scalarr та Help Kharkiv

Минуло три місяці, як росія розпочала повномасштабну війну проти України. 

Команда Scalarr від першого дня долучилася до волонтерського руху та активно допомагає мешканцям Харкова та області. Чи не відразу стало зрозуміло, що найкращий результат досягається саме в об'єднанні зусиль, тому вже у березні чотири харківські компанії, серед яких Scalarr, GenPro, IdeaSoft та Sigma Software Group, створили спільноту Help Kharkiv. Ініціатива об'єднала майже 250 волонтерів, що працюють 24/7. 

Ми виграємо цю війну, якщо будемо консолідовані. Бізнес має нести розширену відповідальність, об'єднати зусилля, досвід та ефективні методи роботи на всіх рівнях для реалізації волонтерської та інших суспільних ініціатив. 

Тому ділимося своєрідною інструкцією того, як правильно налаштувати роботу гуманітарного фонду.

Аналіз та чітка мета

Ми проаналізували волонтерські зусилля та роботу фондів у Харкові, а також першочергові потреби людей і визначили для себе цілі. По-перше, збільшити кількість доставки гуманітарної допомоги до міста та області. Другою амбітною метою стало створення ефективного майданчика для прозорої взаємодії та комунікації між різними волонтерськими групами задля мінімізації витрат, таких як дублювання адресної доставки. 

Пріоритетні напрями роботи

Аби ефективно діяти та контролювати результат, необхідно чітко визначити пріоритети. Ми вирішили зосередитися тільки на гуманітарній допомозі для незахищених верств населення, а також тих мешканців міста, що залишились у найбільш небезпечних районах, та евакуації людей з Харкова та області.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Загальною метою на цьому етапі ми визначили закриття максимальної кількості конкретних запитів людей або груп людей саме адресною доставкою, а також збільшення загальних обсягів гуманітарної допомоги до 150 тонн на тиждень. 

Визначення KPI та контроль

Після визначення пріоритетів ми пропрацювали розгалужену структуру за такими напрямами:

Вкрай важливо, аби кожен відповідний підрозділ мав окремого відповідального менеджера з чіткими KPI. 

Ефективна взаємодія

Як зробити так, аби окремі підрозділи працювали злагоджено? Нам у цьому допомагає ретельне планування процесів роботи фонду — визначення формату та рівнів координації.

Задля цього ми створили файли з загальним доступом для кожного з напрямів, у яких були чітко сформульовані необхідні кроки та відповідальні за них особи, строки виконання, статус, контактні особи, адреси та вся необхідна інформація. 

Ми вирішили раз на тиждень влаштовувати велику зустріч усіх керівників волонтерських груп для обговорення проміжних результатів та подальших планів. Кожна команда працює над виконанням своїх індивідуальних завдань, а вирішення спільних відбувається після узгодження на загальних зборах. 

Також ми продумали різні рівні координації волонтерських груп за кожним напрямом з метою збереження балансу між гнучкістю та ефективністю:

мінімальний — гуманітарна допомога;

середній — контакт-центр та склади; 

максимальний — постачання та транспорт. 

Ми сегментували аудиторію. Різні організації всередині Help Kharkiv мають різні завдання. Одні займаються груповими доставками установам чи закладам, інші адресно допомагають пенсіонерам, багатодітним сім'ям, інвалідам.

Вимір результату та планування нових цілей

Регулярне оцінювання результату та звітність є важливою складовою, аби визначити зони, що потребують більших зусиль, ресурсу, тощо. Також це є першочерговою вимогою у роботі з донорами. Наші волонтерські групи адресно доставили 210 тис. продовольчих пакетів, понад 110 тис. людей отримали необхідні ліки. Від початку війни автобусами та залізничним транспортом евакуювали майже 50 тис. людей. 

Завдяки нашим зусиллям я отримала нагороду та визнання роботи фонду під час участі у Конгресі європейської мережі бізнес-ангелів у місті Корк в Ірландії.

Підписуйтеся на наші соцмережі