Як розставляти пріоритети: матриця Ейзенхауера

Останнім часом я постійно балансую між роботою, спробами опанувати нову сферу, часом із рідними та хоча б мінімальними хвилинами для хобі. Усе важливе, усе потрібне, але дні ніби зливаються в один потік нескінченних завдань. І головне — навіть коли встигаю зробити багато, немає відчуття, що рухаюся вперед.

Саме тому я почала шукати спосіб краще розподіляти свої справи, щоб не просто бути “зайнятою”, а робити те, що справді наближає до цілей. Для ефективного виконання завдань я уже потроху інтегрую у своє життя метод Pomodoro, для організації завдань також тестувала метод GTD. А тепер ще натрапила на матрицю Ейзенхауера — інструмент, який допомагає зрозуміти, які завдання варті уваги, а які лише створюють ілюзію продуктивності. Ділюся тим, що дізналася, з вами.

Що таке матриця Ейзенхауера?

Співвідношення важливості і терміновості — головний критерій в розстановці пріоритетів. Це твердження чудово описує метод управління часом та пріоритезації завдань під назвою “Матриця Ейзенхауера”.

Матриця Ейзенхауера (“скринька Ейзенхауера”, “матриця термінових/важливих завдань”) — це метод ефективного планування шляхом розподілення завдань за двома основними критеріями — важливість та терміновість.

Ця система визначення пріоритетів допомагає боротися з ефектом «просто терміновості» (про це пізніше), усунути марнотратство часу у вашому житті та створити більше ментального простору для досягнення ваших цілей.

Основна ідея полягає в тому, що не всі завдання мають однакову вагу, і правильне розмежування дозволяє зосередитися на тому, що дійсно впливає на досягнення цілей.

Хто такий Ейзенхауер?

Дуайт Ейзенхауер – п'ятизірковий генерал часів Другої світової війни і 34-й президент США (1953-1961 рр.). Він є творцем ідеї, яка врешті була втілена у формі матриці Ейзенхауера. 

За два терміни перебування на посаді президента США він очолив будівництво системи міждержавних автомагістралей, створив NASA, підписав перший великий закон про громадянські права після закінчення Громадянської війни, завершив Корейську війну, прийняв Аляску і Гаваї до складу США і зумів утримати холодну війну з росією в холодному стані.

Як Ейзенхауер зміг досягти стільки успіхів, які мали такий тривалий вплив на його країну і світ? Він розумів фундаментальну різницю між терміновим і важливим.

У своїй промові 1954 року Ейзенхауер процитував неназваного президента університету, який сказав: «У мене є два типи проблем: термінові та важливі. Термінові не є важливими, а важливі ніколи не бувають терміновими».

Сам Ейзенхауер не створив матрицю як схему на папері, але його підхід до розподілу завдань і прийняття рішень став натхненням для розробки цієї моделі. 

Підписуйтеся на наші соцмережі

Понад 3 десятиліття потому Стівен Кові, автор книги «7 звичок надзвичайно ефективних людей», взяв слова Ейзенхауера і використав їх для розробки популярного нині інструменту управління завданнями, відомого під назвою «Матриця Ейзенхауера».  Так ідея і була популяризована.  

Як користуватися матрицею Ейзенхауера?

По суті, матриця Ейзенхауера –  це стратегія, яка дозволяє втілити в життя цитату Ейзенхауера. Основне, що потрібно зробити –  оцінити свої завдання згідно їх терміновості та важливості і сортувати список справ за цим принципом. Проте як це зробити на практиці? 

Зручну візуалізацію зробили у медіа DVO (зараз воно не активне). 

Матриця розбиває завдання на чотири квадранти:

Зробити

Тепер розберемо детальніше. Перший квадрант – “Зробити”. Сюди потрібно поміщати будь-які завдання, які є одночасно терміновими і важливими. Коли ви бачите у своєму списку справ завдання, яке необхідно виконати зараз, воно має чіткі наслідки і впливає на ваші довгострокові цілі, помістіть його в цей квадрант. 

Вирішити 

Другий квадрант – “Вирішити”. Сюди потрібно поміщати будь-які завдання, які не є терміновими, але все ще важливі. Оскільки ці завдання впливають на ваші довгострокові цілі, але не потребують негайного виконання, ви можете відкласти їх на потім. Ви візьметеся за них одразу після того, як виконаєте завдання в першому квадранті. 

Делегувати

Третій квадрант – “Делегувати”. Сюди ви можете помістити будь-які завдання, які є терміновими, але не важливими. Ці завдання потрібно виконати зараз, але вони не впливають на ваші довгострокові цілі. 

Оскільки у вас немає особистої прив'язаності до цих завдань, і вони, швидше за все, не вимагають ваших специфічних навичок, ви можете делегувати ці завдання іншим. 

Видалити

Після того, як ви переглянули свій список справ і додали завдання в перші три квадранти, ви помітите, що залишилося кілька завдань. Залишилися завдання, які не були терміновими або важливими. 

Ці неважливі, нетермінові відволікаючі фактори просто заважають вам досягти ваших цілей. Помістіть ці пункти, що залишилися у вашому списку справ, у четвертий квадрант –  квадрант “Видалити”. 

Тож підсумуємо: 

Як розрізнити терміновість і важливість?

Терміновість і важливість можуть здатися схожими словами, але якщо проаналізувати їх з точки зору принципу Ейзенхауера, то різниця між ними має вирішальне значення. 

Термінові завдання 

Термінові завдання вимагають вашої негайної уваги. Коли щось є терміновим, це має бути зроблено зараз, і є чіткі наслідки, якщо ви не виконаєте ці завдання у визначені терміни. Це завдання, яких ви не можете уникнути, і чим довше ви відкладаєте їх виконання, тим більший стрес ви відчуватимете. Прикладами термінових завдань можуть бути:

Важливі завдання 

Важливі завдання можуть не вимагати негайної уваги, але вони допомагають вам досягти довгострокових цілей. Те, що ці завдання менш термінові, не означає, що вони не мають значення. Прикладами важливих завдань можуть бути:

Ну все. Тепер можна брати блокнот, іти креслити дві перпендикулярні лінії та розгрібати свій список справ!