Як планувати так, щоб усе встигати: тестуємо метод декомпозиції завдань

Невчасна оцінка ресурсів часто призводить до зриву дедлайнів і розгубленості колег. Щоб налагодити процеси у команді, спробуйте декомпозицію завдань. Цей метод полягає у розподілі об'ємної завдання на менші частини та їх поетапне виконання.

Project Manager у NIX Данило Пацай розповість, як запровадити декомпозицію завдань в IT-команді. Поради експерта будуть корисними для менеджерів у різних галузях.

Інколи під час втілення ідеї окремі завдання забирають більше часу, ніж очікувалось на початку. Уникнути подібної ситуації можна завдяки декомпозиції. Деталізація завдань допомагає правильно розставляти пріоритети. Розділивши великий обсяг роботи на менші етапи, набагато легше поступово закривати їх і бачити результат. Це добре спрацьовує із завданнями, які спершу здаються надто складними. Декомпозиція значно полегшує їх виконання. 

У чому користь декомпозиції для команди?

Припустімо, клієнту потрібен перелік користувачів, які здійснюють оплату на сайті через адміністративну панель. Менеджер має чітко поставити завдання розробникам. У нашому випадку це:

Що більш зрозумілим буде завдання, то вища ймовірність врахувати всі дрібниці під її виконання, не заплутатися й отримати бажаний результат. Для проєктного менеджера детальний перелік завдань слугуватиме відправною точкою. Так ви зможете продумати подальший план дій для колег, зрозуміти, які ресурси знадобляться (крім людських) та як їх залучити.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Корисно ставити дедлайни під окремі таски, а пізніше синхронізуватися з командою щодо виконаної роботи й спланувати новий спринт. Працюючи з меншими об'ємами, люди краще розуміють, які проміжні результати від них вимагають і наскільки швидко це їм вдасться зробити. Часто буває, коли від роботи однієї людини залежать завдання іншої. Тож якщо таски будуть максимально розбиті й зрозумілі, то з великою ймовірністю ми попадаємо у первісну оцінку завдання. В іншому випадку є ризик не потрапити в оцінку, в результаті таймлайни інших завдань посунуться.

Давайте спробуємо декомпозувати це об'ємне завдання. Продовжу приклад з IT-сфери. Спершу треба зрозуміти, чого бажає замовник. З'ясуйте у нього всі деталі. До обговорення вимог до продукту чи сервісу може приєднатися бізнес-аналітик. Він складає фічлист — перелік ключового функціоналу та характеристик майбутньої розробки. Цей документ переглядають розробники, за потреби вносять свої пропозиції до технічної складової проєкту. Наступний етап — показати замовнику своє бачення функціоналу, пояснити, як це все вирішить його бізнес-потребу. Також на цьому етапі зазвичай обговорюють склад команди, тобто необхідні фахівці для втілення задуму. І ці всі пункти формують наш орієнтовний бюджет робіт і дедлайн.

Вчасна оцінка бюджету — особливо важливий момент. Уявіть, що замовник захотів додати до застосунку ще одну властивість, і ви бачите, що вона значно здорожчує розробку. Ясна річ, під час першого обговорення вимог ви цього не враховували та не розрахували бюджет за умови появи додаткового функціоналу. А це подовжує строки погодження нових умов та виконання робіт загалом.

Завчасно узгоджуйте з командою перелік завдань і надавайте якомога більше деталей за кожним із них. Так ви попередите ризик затримки виходу продукту та хибного розуміння функціоналу. Звісно, абсолютно всі ризики врахувати неможливо. Та якщо продумати хоча б частину потенційних факапів, можна врятувати проєкт від великої невдачі.

Як декомпозувати завдання правильно?

Що дрібніші складові має завдання, то краще. Нехай їх буде багато, але вони будуть окремі, зрозумілі та реалізовані. Ліпше так, ніж мати декілька великих і незрозумілих тасків.

Розбивайте завдання на дрібніші таким чином, щоб кожне з них мало завершену ідею та бізнес-ціль. Особисто я надаю перевагу моделі INVEST, згідно з якою завдання має бути:

Одне завдання не має виконуватися понад два робочі дні. Так ви будете краще розуміти поточний статус проєкту. Якщо виконання певного завдання триває понад тиждень, це гальмує весь процес. Команда ризикує витратити більше коштів та інших ресурсів, значно відхилитися від узгоджених із замовником термінів чи навіть не виправдати його очікувань.

Впроваджуючи декомпозицію, пам'ятайте: її головне завдання не в тому, щоб зробити максимальну кількість справ за короткий проміжок часу. Основна мета — навчити вас виокремлювати найважливіше з безлічі завдань і правильно розставляти пріоритети. Ця тактика дозволяє менеджерам краще керувати своїми командами, відстежувати прогрес проєкту, вчасно реагувати на проблеми і попереджати їх.

Корисні ресурси для декомпозування завдань:

Підписуйтеся на наші соцмережі