Упс! Не вдала спроба:(
Будь ласка, спробуйте ще раз.

Як мігрувати з одного таскменеджера на інший без втрати важливих завдань

Максим Лелюшок
Максим Лелюшок System Administrator Team Lead REDI
22 лютого 2024 12 хвилин читання

Якщо завдання не існує у таскменеджері, то його не існує ніде. Ймовірно, ви чули цю фразу, якщо працюєте у великій компанії, де багато відділів і бізнес-процесів між ними. Як вибрати платформу для організації завдань, зважаючи на потреби саме вашої компанії? Як знайти баланс між зручним інтерфейсом і функціональністю? І як організувати перехід з одного таскменеджера на інший без втрати важливих завдань? 

У цій статті я хочу розказати про те, як ми у компанії REDI обрали нову платформу для організації завдань і спланували перехід з Jira на Click Up. Матеріал буде цікавий як для тих, хто планує міграцію, так і для тих, хто лише обирає таскменеджер і хоче інтегрувати цю систему в бізнес-процеси компанії. 

Навіщо компаніям таскменеджер

Щоб завдання виконали вчасно, потрібно все чітко спланувати. І неважливо, це святкування дня народження чи робота над важливим проєктом. Щоб усе пройшло добре, завдання зустріли дедлайни, а замовники залишилися задоволеними, потрібно мати чітку структуру всього процесу. У цій справі допомагає таскменеджер.

Якщо просто, таскменеджер — це програма, спрямована на ефективне управління бізнес-завданнями і проєктами загалом. Завдяки цій програмі керівники та співробітники можуть фіксувати завдання та визначати відповідальних, визначати дедлайни та відстежувати весь процес.

Без нього цілком можна існувати, але переважно у хаосі, коли в особистому месенджері 20 робочих чатів і ти не встигаєш відстежувати всю інформацію у листуванні, а деякі завдання просто губляться на півдорозі. З таскменеджером усі процеси стають простішими, а ефективність роботи зростає. 

У сучасному світі ефективне управління проєктами визначає успіх багатьох компаній. Що краще ви керуєте завданнями, то швидше ви можете прийти до бізнес-цілей. Це і є вашою конкурентною перевагою. 

Нещодавно REDI зробила важливий крок — перейшла з Jira на ClickUp. Цей перехід був значущим для нашої продуктивності та організації робочих процесів. Далі я розкажу, чому ми ухвалили рішення про міграцію, якими були етапи переходу та як ClickUp став ключовим елементом нашого нового підходу до управління проєктами.

Чому ми у компанії вирішили перейти на ClickUp

Раніше ми використовували Jira. Це популярний таскменеджер, особливо у сфері ІТ. Фактично Jira пропонує комплекс ІТ-рішень і повністю закриває робочі запити проджектів. Саме для нашої компанії Jira виявилась складною і перевантаженою функціями. Не всі співробітники адаптувалися і могли повною мірою використовувати функціонал. Ми отримували невдоволені відгуки, що призводило до втрати часу та неефективного використання ресурсів. 

Тому ми вирішили знайти інше рішення, з більш інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. І цим таскменеджером став ClickUp.

ClickUp можна використовувати для широкого спектра завдань — від особистих до складних командних проєктів. У той час як Jira спеціалізується, в першу чергу, на розробці програмного забезпечення та Agile-проєктах.

Переваги та недоліки таскменеджера ClickUp

ClickUp дозволяє працювати над різними типами проєктів, що робить його універсальним інструментом, який підходить як фрілансерам, так і корпораціям. 

ClickUp дозволяє розбивати завдання на підзавдання, обмінюватися документами та коментарями. Можна налаштувати нагадування, користуватися цифровими блокнотами та готовими шаблонами для завдань, або створювати свої шаблони. Доступні різні варіанти візуалізації проєктів, у тому числі канбан-дошки та діаграми Ганта. Завдання можна сортувати за термінами, тегами, статусами, підрозділами, а також маркувати завдання різними кольорами залежно від пріоритету. 

Серед переваг ClickUp можна назвати такі:

  • має вбудований таймтрекер;
  • має внутрішній чат з функціями треду у кожному завданні;
  • адаптується під запити бізнесу та команд — дозволяє призначати пріоритети, дедлайни, ставити мітки та позначати етап, на якому перебуває завдання;
  • інтегрується з численними зовнішніми сервісами, як-от Google Drive, Slack, Trello, Zapier тощо;
  • дозволяє вести статистику та аналізувати продуктивність команди;
  • має вебверсію, десктопний застосунок і мобільні застосунки для Android та iOS, що полегшує роботу в дорозі;
  • покращує комунікацію, оскільки до завдання можна залучити багато співробітників, розбити її на частини і кожній частині призначити відповідального, а обговорювати нюанси у спільному чаті, щоб важлива інформація була у всіх;
  • надсилає сповіщення та повідомлення про важливі події. як-от оновлення статусу завдань або нові коментарі;
  • має більш доступну цінову політику, хоча, щоб отримати більше функціоналу, у ClickUp треба підвищувати тарифний план, але загалом цінова політика дуже лояльна.

Звичайно, як і в кожному таскменеджері, у ClickUp є певні нюанси, які можуть не всім підійти і які потрібно враховувати, якщо ви плануєте міграцію на цю платформу. Серед недоліків варто виділити такі:

  • користувачі стикаються із системними помилками, часом програма підвисає та глючить;
  • часто оновлюється, співробітник не встигає адаптуватися до однієї версії, а в неї вже нова;
  • якщо потрібно швидко зайти в лист і щось подивитися, то дані не відразу підтягується;
  • автор може втратити доступ до своєї задачі, якщо її хтось переніс у приватний перелік, теку, простір, тощо;
  • на безкоштовному тарифі не можна налаштувати права доступу.

Як впровадження ClickUp вплинуло на зниження витрат часу на адміністративні завдання та покращення продуктивності

ClickUp надає можливість створювати списки, папки, завдання та підзавдання, що дозволяє краще організувати робочі процеси. Це дозволяє швидко знаходити необхідну інформацію та відстежувати прогрес роботи.

ClickUp має інструменти для відстеження часу, що допомагає вимірювати та аналізувати витрату ресурсів на різні завдання та проєкти.

Функції та можливості ClickUp спрямовані на полегшення робочих процесів, зменшення витрат часу на адміністративні завдання та підвищення продуктивності команди. Однак важливо правильно налаштувати та навчити користувачів працювати з ClickUp, щоб вони отримали максимальну вигоду від цього інструменту.

Як впровадження ClickUp вплинуло на робочі процеси та ефективність роботи команди

Зміни стали помітними майже одразу, і я можу відзначити максимальну ефективність. З ClickUp стало дуже зручно налаштовувати воркфлоу для різних навіть вузько спрямованих задач, завдяки чому швидкість виконання задач значно збільшилася.

ClickUp дозволяє встановлювати пріоритети для завдань та визначати терміни виконання. Це допомагає уникнути затримок та зустрічати дедлайни.

Які основні функціональні можливості ClickUp виявилися найкориснішими для компанії

Найбільш корисним функціоналом для REDI стала велика кількість автоматизацій, спринтів, зручність та простота самого інтерфейсу, трекінг часу та зручні дашборди з інформацією про роботу співробітника. Також хочу відзначити зручна система розділення доступу та ведення документацій.

Етапи переходу на нову систему 

Процес переходу на новий таскменеджер відбувався в кілька етапів, про які далі докладніше.

Етап №1. Підготовка

Спочатку ми оцінили потреби бізнесу та команди, а потім визначили структуру завдань у новій системі.

Етап №2. Експорт даних

Один із найбільш відповідальних етапів, оскільки дуже важливо, щоб усі дані збереглися. Ми ретельно зібрали всі документи та дані, зібрали їх у хмарі, а потім перенесли основу інформацію, завдання та проєктів з Jira до ClickUp.

Етап №3. Налаштування робочих потоків

На цьому етапі ми створили та налаштували робочі потоки для відображення наших унікальних процесів.

Етап №4. Тестування та навчання

На цьому етапі ми провели тестів та навчання для команди, пояснили співробітникам, як використовувати нову систему. Ми проводили навчання як для керівників, так і для команд, щоб усі були онлайн: замовники адекватно ставили задачі та планували, виконавці реалізовували задачі в зазначені терміни.

Етап №5. Підтримка від системних адміністраторів

На фінальному етапі ми розробили алгоритм дій у разі виникнення будь-яких питань — щоб співробітники знали, до кого звернутися за оперативним вирішенням своїх проблем. 

Як навчити команду користуватися новою системою

Щоб міграція з одного воркфлоу на інший відбулася без сильного стресу для співробітників, бо більшість важко сприймає нововведення, важливо підготувати команду до змін і розробити різноманітні навчальні матеріали, які допоможуть їм адаптуватися. 

Ми створили різні навчальні матеріали, наприклад, відеоінструкції та презентації, які демонструють основні функції та можливості нового інструменту. А потім спостерігали за тим, як члени команди використовують новий інструмент і надавали підтримку та консультації, якщо вони мали питання або виникали труднощі.

Щоб оцінити, наскільки успішною та ефективною була міграція з Jira на Click Up, пропоную розглянути відгуки наших співробітників. 

Враження від ClickUp наразі гарні: інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який робить управління завданнями та проєктами легким, ефективним. Подобається функціональності та гнучкість налаштувань, які дозволяють нам адаптувати платформу до наших потреб. Найважче було налаштувати усі спейси з нуля. Які фічі і тулзи вдалось додати, які процеси оптимізувати? Можу відзначити зручне управління проєктами, звіти і аналітику та кастомізацію робочого простору — тут можна адаптувати робочий простір під наші потреби, встановлювати власні поля та фільтри для максимально комфортної роботи. Що не подобається, то це останні оновлення, інтерфейс став менш інтуїтивним і зрозумілим. До оновлень все влаштовувало на 100%.
Катерина Бархоленко, Recruitment Team Lead в REDI
Загалом команда задоволена і працює над завданнями в одному місці, дружелюбний інтерфейс і купа функцій. Труднощів не було, тому що команда раніше працювала в Asana — вона однакова за інтерфейсом і функціями.
Ігор Адаменко, Head of Marketing в REDI
Спочатку було круто (швидкість, юзабіліті), потім клікап став лагати – це заважає працювати. По фічам і тулзам – процеси всі ті самі які і в Jira (робота по спрінтах, прийом заявок в сервіс деск), але менше рухів через краще юзабіліті, особливо на початку. Колеги почали писати задачі (це легше через краще юзабіліті) і спілкуватися в коментах (працюють як канали в слак — з тредами, реакціями), це дуже допомогло систематизувати роботу.
Костянтин Тітаренко, Software Development and Maintenance у REDI
Ключовий плюс — можна по-різному налаштовувати бізнес-процеси. Загалом ми досі вивчаємо цю систему. Найважче — перенести структуру процесу, який був в Jira —  епік і під нього були підв'язані певні типи тасок. У клікапі немає сутності епіку, є схожа сутність ціль — вона у вигляді папок. Які не виводяться с список і їх незручно пріоритезувати. Внаслідок того, що ми налаштовуємо систему самостійно ми більш точно підійшли до налаштування робочих столів. Кожна команда має свої налаштування і це робить роботу більш зручною. ClickUp допоміг залучити керівників відділів — вони брали участь в налаштуванні спейсів для себе. Це насамперед посприяло розвитку та покращенню робочих процесів.
Юлія Нікітюк, Head of Production в REDI

Висновки

Міграція на ClickUp виявилася правильним кроком для компанії. Ми отримали інноваційну платформу, яка відповідає нашим потребам та полегшує робочі процеси. Цей досвід підкреслив важливість ретельного аналізу та вибору системи управління проєктами, яка найкращим чином відповідає потребам вашого бізнесу.

Якщо ви хочете поділитися з читачами SPEKA власним досвідом, розповісти свою історію чи опублікувати колонку на важливу для вас тему, долучайтеся. Відтепер ви можете зареєструватися на сайті SPEKA і самостійно опублікувати свій пост.
0
Прокоментувати
Інші матеріали

Від інформаційної гігієни до квантових атак: що вивчає кібербезпека

Команда НАУ 12 квітня 2024 16:00

Як просувати відео на YouTube через рекламу: повний практичний посібник

Ігор Івіцький 12 квітня 2024 15:00

Вісім кроків до автоматизації відправлень з «Новою поштою»: як заощадити час та гроші

Vitaliy Gordeev 12 квітня 2024 13:30

Чому Ethereum Foundation під слідством: деталі розслідування

Павло Осадчук 11 квітня 2024 15:30

Чому алгоритм Google бореться з ШІ-контентом та як йому сподобатись

Ігор Воловий 11 квітня 2024 13:30