Як менеджити команду на дистанційній роботі

Чверть всіх працівників у розвинених країнах працювали віддалено під час COVID-19. На той час чимало бізнесів не були готові до того, щоб керувати персоналом у повністю віддаленому доступі. На щастя, ці часи давно в минулому і організувати усю роботу в режимі «онлайн» цілком реально. Нижче ділимось кількома порадами як це зробити ефективніше.    

Які основні труднощі при управлінні командою віддалено?

Існує кілька ключових відмінностей між керуванням віддаленими командами та роботою з офісу — деякі з них більш очевидні, ніж інші. Основні блокери такі:

Проблеми в комунікації

Коли співробітники працюють в одному місці, багато взаємодій відбуваються органічно. У віддаленій команді це, очевидно, не так.

Ви швидше за все, втратите невербальні сигнали, такі як мова тіла. Це важлива частина спілкування, і неправильне тлумачення чийогось підходу може створити напругу. 

Без чітко визначених вимог до зустрічі та спілкування вам і членам вашої команди може бути важко вирішити, що є підставою для дзвінка та чи дійсно ви правильно тлумачите емоції, які стоять за цими словами. 

Створення відчуття ясності цілей роботи

Для віддалених команд розуміння процесів є серйозним викликом. Тому ви повинні чітко визначити:

Щодня це може проявлятися кількома способами. Наприклад, не має бути нарад з незрозумілим порядком денним, з невизначеністю щодо того, чия участь потрібна та які теми будуть висвітлюватися. Також має існувати єдине джерело правди — інструкція, на яку члени команди могли б посилатися щодо певної ситуації, у випадку сумнівів і непослідовності.

Побудова зв'язку 

Один із факторів, який найважче подолати — або навіть оцінити кількісно — це те, почуваються ваші віддалені співробітники частиною команди чи ні. Навіть за допомогою опитування про задоволеність співробітників ви можете не отримати повної картини, і в довгостроковій перспективі відчуття роз’єднаності може призвести до плинності кадрів і продуктивності нижче середнього.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Одним із поширених рішень є організація щорічних (або навіть щоквартальних) виїздів, але, залежно від розміру вашої компанії та місця розташування ваших співробітників, це може вимагати значного бюджету та логістичних зусиль.

Побудова довіри

Це, мабуть, найбільша проблема в управлінні віддаленими командами. І тут слід враховувати два окремих рівні: довіру серед колег і довіру серед прямих підлеглих.

У випадку з першим цей виклик можна посилити, якщо ви запропонуєте гібридну схему роботи. Ваші гібридні співробітники можуть — підсвідомо чи свідомо — віддавати перевагу тим колегам, з якими вони спілкуються у реальному житті. Це те, що ви повинні враховувати і, в ідеалі, запобігати цьому.

З підлеглими є ще один нюанс: ваші співробітники повинні довіряти вам, але ви також повинні вміти знайти баланс між контролем і делегуванням. 

Найкращі методи керування віддаленими командами

1. Установіть чіткі очікування

Більшість віддалених працівників у всьому світі кажуть, що прозорість з боку керівництва викликає глибоке відчуття зв’язку на роботі. І значна частина прозорості полягає в тому, щоб встановити чіткі правила для членів вашої команди.

Тож вам потрібно повідомити працівникам, як саме ви плануєте керувати ними на відстані. Це включає інформацію про таке:

2. Впровадити правильні канали зв'язку

Електронна пошта має своє місце. Але існує багато різних типів спілкування, не всі з яких найкраще підходять для імейлів. До них належать:

Якщо ви хочете обмежити використання випадкових відеодзвінків, ви можете встановити електронну пошту та онлайн-чат як основні канали зв’язку для вашої команди.

Уникайте занадто великої кількості різних інструментів і каналів, оскільки вони можуть перевантажити вашу команду а важливі повідомленням проскочать повз увагу. Краще використовувати єдину комунікаційну платформу або інструмент залучення співробітників, який складається з кількох комунікаційних потоків.

3. Інвестуйте в психічне здоров’я та благополуччя

За даними Всесвітньої організації охорони здоров’я (ВООЗ), тривожність і депресія призводять до втрати продуктивності, що коштує світові 1 трильйон доларів на рік.

На додаток кожен $1, який витрачається на психічне здоров’я працівників, приносить чотирикратну віддачу з погляду здоров’я та продуктивності працівників.

Коли члени вашої команди працюють віддалено, їхнє психічне здоров’я має бути для вас навіть більш пріоритетним, ніж у офісі. Тому що з дистанційним керуванням командою у вас не так багато можливостей визначити, з якими емоційними проблемами стикаються ваші працівники. 

Деякі способи зробити це:

4. Відзначайте як маленькі, так і великі перемоги

Спільне досягнення – ось що робить вашу команду командою. Тож, керуючи віртуальними командами, не дозволяйте фізичній дистанції стати на заваді святкуванню та нагородженню досягнень.

Святкування успіхів підбадьорить ваших віддалених співробітників і мотивуватиме їх продовжувати працювати краще. Наприклад, ви можете влаштовувати віртуальні вечірки, доставляти подарунок до порога члена команди або надавати бонусний вихідний. 

Також не відкладайте святкування в очікуванні досягнення чогось великого. Навіть короткострокові успіхи мають значення.

5. Документуйте все

Для ефективного дистанційного менеджменту недостатньо мати робочі процеси та ролі просто в голові. Найкращий спосіб зберегти та підвищити продуктивність команди — документувати якомога більше та зробити документацію легкодоступною для всіх віддалених співробітників.

Створюйте детальні документи, які містять покрокову розбивку всіх речей, які команда має виконати, коли це потрібно робити та хто відповідає за робочі елементи. Наприклад: