Русский военный корабль, иди нах*й.
Пожертвувати на армію
×
Упс! Не вдала спроба:(
Будь ласка, спробуйте ще раз.

Тримати фокус у марафоні зустрічей можливо: секрети ефективного проджект-менеджменту

Олександр Корицький
Олександр Корицький Senior Delivery Manager, Levi9
13 жовтня 2022 7 хвилин читання

За день у проджект-менеджера може бути десяток зустрічей — на 10 хвилин і на 2 години, з робочих питань чи small-talk, за чашкою кави або нетворкінг на конференції. У такому калейдоскопі подій йому важливо тримати фокус на цілях, які треба досягти на кожній зустрічі, та намагатися кожну з них провести ефективно.  

До того ж у цьому графіку ще треба залишити час для себе. Як планувати день, щоб голова не йшла обертом ані у вас, ані у команди, пам'ятати про деталі, та що робити, коли все летить у прірву. Про це розповідає Олександр Корицький, Senior Delivery Manager у Levi9.

Робочий день проджект-менеджера (РМ) доволі одноманітний: зустрічі з ранку до вечора та спілкування з командою й клієнтами через різні канали. Їхня тематика та щільність у графіку залежать від того, наскільки активно РМ бере участь у проєктах, якої методики дотримується (AGILE/SCRUM/Waterfall чи їхня комбінація) та як тісно співпрацює з клієнтом. Залучаючись у роботу технічної команди, менеджер бере участь у daily stand-ups і установчих зустрічах з технічних чи інших питань, а тісніше працюючи з клієнтом, має стежити за процесами на його стороні та реагувати на зміни, іноді навіть поза робочим часом. 

Швидка зміна контекстів: як не упустити головне

Проджект-менеджер має дотримуватися холістичного підходу — бачити повну картину та взаємозв'язки між всіма процесами, щоб бути послідовним у своїх діях та вести команду у правильному напрямку. Він живе не одним днем, а планує часові відрізки — тиждень, місяць, квартал, пів року. Так, у мене календар завжди показує робочий тиждень, і, проводячи зустріч у понеділок, я коригую графік на наступний період залежно від результатів розмови. До речі, звичка планувати відбивається і в особистому житті, навіть поїздка в інше місто чи кафе з друзями в мене сплановані на місяць вперед. 

Цілі та завдання мають червоною ниткою проходити у всіх процесах, що відбуваються впродовж дня, і ви маєте про них пам'ятати. Планування «на зараз» не працює, до зустрічі треба підготуватися, і, наприклад, якщо в розмові треба розв'язати якусь проблему, то ви вже маєте прийти з пропозицією. Дізнавшись про зустріч за 5 хвилин до її початку, швидко змістити фокус з однієї теми на іншу важко. Знаючи план на тиждень, ви вже підсвідомо сфокусовані на питаннях, що стоять на порядку денному. 

Бути завжди й всюди: основні фокуси РМ

Проджект-менеджер має стежити за всіма процесами на проєкті, але основних векторів три: 

  • люди — як вони почуваються та як просуваються їхні справи на проєкті; 
  • час — ви встигаєте, затримуєтеся чи випереджаєте терміни;
  • витрати — чи обмежені фінансові ресурси проєкту та як вам вкластися у них, виконавши роботу якісно. Це як із ремонтом у квартирі: ви встановили ліміт у 20 тисяч і зафіксували ціну. А якщо робітники витратили більше часу чи матеріалів, то на вас це не вплине, а будівельники у наступних проєктах спробують це врахувати. Так і в ІТ: проблеми в роботі команди впливають на час реалізації проєкту, а отже, на приховані витрати. 

У робочому процесі не все йде як по маслу, і проджект-менеджер має бути стресостійким і готовим дотримуватися плану, навіть якщо все йде не так. Уявімо, ви запланували зустріч, а вона не відбулася — від цього день не має йти шкереберть. Спокійно зробіть чай чи каву та приділіть 10-15 хвилин аналізу, чому це сталося. Можливо, у співрозмовника був насичений день, ви не врахували, що він може затриматися на інших зустрічах чи не заклали додаткові 15 хвилин, знаючи, що він постійно запізнюється. Зміна планів — це не катастрофа, а можливість проаналізувати свої вчинки, переглянути підхід до складання графіка і подумати, як далі уникати таких ризиків.

Ще одна з функцій менеджера — бути зв'язковим і об'єднувати учасників проєкту спільним баченням і цілями. Іноді доводиться виступати й третейським суддею — брати участь у зустрічах, щоб вислухати точку зору різних сторін і допомогти домовитися. 

Результат не обов'язково можна відчути фізично

Проблема постійних зустрічей у тому, що важко оцінити виконану роботу, адже зазвичай немає матеріального результату, як-от написаних 70 рядків коду чи підписаної угоди. У комунікаціях все оцінюється суб'єктивно. Для мене це коли я вийшов із мітингу задоволеним, адже мінус перетворився на плюс. Наприклад, вдалося розв'язати нагальну проблему в команді чи знайти «zone of potential agreement» — побачити ситуацію однаково. Якби мене попросили підбити підсумки дня, я б міг лише показати календар і коротко переповісти, про що поговорив із розробником, аналітиком, клієнтом. Хоча насправді на daily stand-up із командою чи на обіді з командою я можу винести важливу ідею, що поліпшить реалізацію проєкту. 

І тут важливо зазначити, що зустріч на кава-брейку — це радше відпочинок і можливість показати емоції, а не інструмент розв'язання складних робочих питань. Особливо з часів пандемії, коли з офісу більшість перейшла в онлайн. «Доля світу» не вирішується на кухні. Але іноді розмова не виходить без кави, коли, наприклад, співрозмовник нервує чи не підтримує тему, і тоді краще продовжити у менш формальних умовах. 

Тривалість зустрічі також не відіграє особливої ролі. Коли вам немає про що розмовляти дві години, то можна не сидіти до кінця, так само як і не варто закладати 30 хвилин на розбір технічної реалізації проєкту. Продуктивність зустрічі оцінюється її якістю та наповненням. Так, вона може бути безглуздою особисто для вас, якщо ваша роль незрозуміла. Щоб такого не було, варто завжди прописувати план зустрічі та очікуваний результат, наприклад, обговорити метрики, наступні кроки та етапи впровадження.

Фокус на собі

Робота ПМ — це 95% комунікацій і контроль людей, часу, процесів і дотримання зобов'язань впродовж всього шляху реалізації. Як наслідок, після роботи хочеться тиші та спокою. Щоб упередити важкі наслідки «комунікаційного перегорання», першочергово проджект-менеджер має фокусуватися на собі й власних відчуттях. Ви відповідаєте за проєкт і ваш стан відбивається на команді. Якщо через втому та високий рівень стресу ви не помічаєте деталей, нервуєтеся через кожну дрібницю та все падає з рук, то команда так само втрачає темп. Менеджер не має допускати вигорання ні себе, ні співробітників, а бути в гуморі, зі світлою головою та заряджати на роботу.

Якщо ви хочете поділитися з читачами SPEKA власним досвідом, розповісти свою історію чи опублікувати колонку на важливу для вас тему, долучайтеся. Відтепер ви можете зареєструватися на сайті SPEKA і самостійно опублікувати свій пост.
50 UAH 150 UAH 500 UAH 1000 UAH 3000 UAH 5000 UAH
0
Прокоментувати
Інші матеріали

Як ІТ-столиця України переживає війну

Владислав Миронович 5 годин тому

Customer Development та Customer feedback: важливий інструмент для успішного запуску стартапів та масштабування бізнесу

Дар'я Кушнір 8 годин тому

Нова етика українського бізнесу. Яку економіку ми будуємо?

Ivan Verstyuk 10 годин тому

Lean-підхід як метод виживання бізнесу в українських реаліях

Дар'я Кушнір 11 годин тому

Зима близько: якою вона буде для українських B2B-компаній

Владислав Миронович 28 листопада 2022 17:30