Швидке наймання маркетинг-дизайнерів: як подвоїти команду без втрати ефективності

У сучасному ІТ швидкість не опція, а необхідність, і наймання не виняток. Для проєктів, що масштабуються через performance-маркетинг, швидке наймання маркетинг-дизайнерів — критичний виклик, адже саме вони забезпечують безперервний потік креативів, необхідний для тестування та зростання бізнесу.

У цій статті я розповім, як ми подвоїли команду дизайнерів за 2,5 місяці під час підготовки до Q5, зберегли продуктивність та якість роботи, успішно закрили випробний термін усіх новачків і навіть найняли одного дизайнера за день.

Спойлер: індивідуальна ефективність нових співробітників зросла на 35-40% вже під час адаптації.

Разом із рекрутинг-командою ми детально проаналізували цей досвід і сформували практичну стратегію, яка допоможе продуктовим ІТ-командам оптимізувати наймання, пришвидшити адаптацію та уникнути типових помилок на цьому шляху.

Передумови розширення дизайн-команди перед Q5 

Підготовка до Q5 висвітлила критичну проблему — нам уже почало не вистачати рук ще на етапі зростання навантаження. Потрібно було терміново розширювати команду дизайнерів, щоб не просто покрити пікову завантаженість у найгарячіший період року, а й створювати більше креативів ще до його старту. Адже маркетологам важливо протестувати якомога більше варіантів статичних та відеовізуалів заздалегідь, щоб у самий розпал Q5 масштабувати найефективніші з них.

З урахуванням цілей та планів це рішення мало відповідати кільком критичним вимогам:

Останній пункт особливо важливий: працюючи з продуктом довгий час, легко потрапити в пастку шаблонного мислення. Нові люди допомагають уникнути «тунельного бачення», пропонуючи нестандартні рішення, які можуть трансформуватися у win-креативи.

Забігаючи наперед, скажу, що впоратись з усіма цими викликами нам вдалося.

Еволюція структури команди

Команда маркетинг-дизайнерів у нас завжди була глибоко інтегрована в процеси всіх департаментів і проєктів компанії. Ми свідомо не поділяли дизайнерів за окремими зонами відповідальності — не було фіксованих позицій бренд-дизайнерів або маркетинг-дизайнерів, закріплених лише за певними продуктами.

Такий підхід вимагав високого рівня компетенцій від кожного члена команди, що значно звужувало пул потенційних кандидатів. Високі очікування ускладнювали пошук, особливо коли мова йшла про junior-спеціалістів або дизайнерів на рівні початкового middle. Звідси постав виклик: як масштабувати команду, не втрачаючи ефективності та гнучкості?

Щоб масштабувати команду без втрати ефективності, ми трансформували її структуру, розподіливши зони відповідальності за рівнем досвіду. Сore-команда (middle-дизайнери) залишилася інтегрованою у всі ключові процеси, а junior-дизайнери зосередилися на нашому головному проєкті MusesAcademy. Це рішення не лише оптимізувало навантаження, а й створило зрозумілу траєкторію розвитку, де junior-фахівці можуть вирости до strong middle і братися за складніші та різноманітніші завдання у межах компанії.

Виклики наймання

№1. Визначення та узгодження профілю кандидата з рекрутинг-командою

Одним із найбільших викликів для мене як наймаючого менеджера було чітко визначити, кого саме ми шукаємо в команду. Щоб сформувати це бачення, необхідно було ретельно проаналізувати проблему, оцінити дедлайни та виробити стратегію.

Проте аналіз сам по собі не дає остаточної відповіді — це лише частина процесу. Наступний, не менш важливий, етап — донесення цього бачення до всіх учасників найму, забезпечення єдиного розуміння очікувань та критеріїв відбору. І саме тут виникають труднощі:

1. Щільні дедлайни → поспішні рішення

Коли постає гостра потреба закрити вакансію якомога швидше, з’являється спокуса знайти короткострокове рішення – «hot fix». Такий підхід може спрацювати в моменті, але, як правило, він не масштабується і не розв'язує проблему в довгостроковій перспективі. Ба більше, такі поспішні рішення часто призводять до нових труднощів, які згодом вимагатимуть додаткових ресурсів для виправлення ситуації. 

Ми могли б залучити фрилансерів для закриття термінових завдань, але при масштабуванні це виявилося б дорогим і малоефективним рішенням. Управління великою кількістю фрілансерів, особливо паралельно з командою в офісі, значно ускладнює координацію процесів.

2. Різниця бачень та очікувань

Процес наймання зазвичай залучає кілька сторін — наймаючого менеджера, рекрутерів, HR, потенційних колег нового співробітника, і кожен з них може мати своє бачення ідеального кандидата. Ці розбіжності уявлень можуть призвести до плутанини, затримок або навіть неправильного вибору людини на роль (що також призведе до додаткових ресурсів на виправлення і повторний пошук).

3. Тиск через обмеженість часу

Коли дедлайни жорсткі, з’являється ризик поверхневого аналізу ситуації. У такому разі часто використовують спрощений підхід, наприклад, копіюють модель попередніх наймань, не беручи до уваги зміну контексту. Але навіть якщо ця модель раніше працювала, її масштабування в нових умовах може потребувати значно більше ресурсів.

№2. Нерелевантність кандидатів 

Ринок зараз перенасичений junior UI/UX-дизайнерами, тому кількість їхніх відгуків на позицію маркетингового дизайнера була значною. Однак це не зовсім те, що нам було потрібно.

Наймання маркетингових дизайнерів має свою специфіку. UI/UX-дизайн передбачає фокус на функціональність, логіку, зручність, узгодженість та структурованість інтерфейсу. Тоді як маркетинговий дизайн має іншу мету — привернути увагу потенційного юзера за допомогою візуальної реклами, яка не лише відповідатиме його очікуванням, а й ефективно (та часто неординарно) демонструватиме продукт, мотивуючи до покупки.

Рішення, які застосовуються в маркетинг-дизайні, не завжди піддаються логіці чи чітким правилам (на відміну від UІ/UХ). Це більш динамічна, експериментальна сфера, де важливий емоційний вплив і швидка адаптація до змін у поведінці користувачів.

Чи можемо ми найняти UІ/UХ-дизайнера на роль маркетинг-дизайнера? Теоретично — так, але на практиці виникає низка запитань:

І от з портфоліо якраз є нюанс: в UІ/UХ-дизайнерів воно часто складається з концептуальних проєктів, не перевірених ринковими реаліями. Так, можуть бути роботи з банерами, але вони, як правило, мають інформативний характер і не відображають навички створення ефективного рекламного контенту.

Зрештою ми ухвалили рішення: переглядати UІ/UХ-дизайнерів як потенційних кандидатів, але не витрачати час (ні свій, ні шукачів роботи), якщо немає реальних точок дотику з вимогами ролі.

Це дозволило нам уникнути зайвих компромісів і не затягувати процес.

№3. Шаблонні портфоліо

Одна з найпоширеніших проблем, на яку я звернув увагу. Багато дизайнерів «запаковують» свої проєкти у стандартні мокапи з безкоштовних стоків. Такий підхід не лише позбавлений унікальності, а й значно ускладнює оцінку реального рівня навичок та підходу до виконання завдань.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Завдяки доступності гайдів в інтернеті часто трапляються проєкти, створені за покроковими туторіалами з YouTube. У таких випадках разом із дизайном «успадковуються» і помилки автора уроку, що ставить під сумнів рівень самостійного мислення кандидата.

Чому запит додаткових робіт може змінити думку про кандидата?

Якщо портфоліо все ж привернуло увагу, але залишаються сумніви щодо відповідності кандидата вимогам ролі, запит додаткових робіт може стати вирішальним. Особливо це стосується рекламного дизайну, де важливо не просто вміти красиво оформити матеріал, а й розуміти принципи впливу на юзера.

Важливий інсайт: портфоліо, яке кандидат подає на розгляд, далеко не завжди точно відображає його/її реальний рівень. Часто воно містить застарілі або нерелевантні роботи, які не дають можливості оцінити потенціал в контексті конкретних бізнес-завдань.

Запит додаткових проєктів нерідко повністю змінює враження про кандидата – у кращу, або ж у гіршу сторону. Це дозволяє визначити, чи є у людини глибоке розуміння специфіки сфери, в якій ми працюємо, і чи здатна вона адаптуватися до реальних викликів продукту, що зростає завдяки перформанс-маркетингу.

Тож ми пропускали кандидата далі рекрутинг-воронкою, якщо у портфоліо бачили:

Як вдалося зрештою оптимізувати процес пошуку дизайнерів

1. Розробили чіткий план пошуку:

Потрібно заздалегідь оцінити навантаження на команду та його розподіл, оскільки від цього залежить структура дизайн-департаменту, стратегія розвитку та розподіл обов’язків. Без цього є два ризики: перевантаження наявної команди, що веде до вигорання, або перенабір людей, який спричиняє конкуренцію за завдання та боротьбу за закриття KPI.

Після визначення структури команди необхідно чітко окреслити портрет ідеального кандидата, розуміючи, які саме задачі він/вона виконуватиме в компанії та яке навантаження матиме.

Щоб спростити процес прийняття рішень, варто скласти чек-лист компетенцій, розділивши їх на:

- обов’язкові (hard та soft skills) — ключові навички;

- бажані — ті, що можуть стати перевагою, але не є критично необхідними.

Також доцільно деталізувати портрет кандидата, включаючи можливі джерела пошуку — освітні платформи, курси, професійні спільноти, де можна знайти перспективних фахівців. Ми, наприклад, орієнтувалися на недавніх випускників дизайн-курсів у Projector, KAMA, SKVOT тощо. 

Узгодження заявки на найм відбувається через подачу карти найму, де уніфіковано фіксуються ключові характеристики заздалегідь визначеного портрета кандидата. При відкритті вакансій маркетингового дизайнера я додатково презентував структуру департаменту, зони відповідальності, прогнозовані результати на перші два тижні (KPI) та детальний план онбордингу.

Після запуску рекрутер відсіює нерелевантних кандидатів за базовими критеріями (відсутність резюме/портфоліо, невідповідний досвід) згідно карти найму. Далі кандидати проходять оцінку через таблицю: рекрутер додає їх із посиланнями на портфоліо та резюме, я залишаю коментар, і, якщо кандидат підходить, надсилаємо йому тестове завдання.

Оскільки портфоліо рідко дозволяє об’єктивно оцінити кандидата, ми спочатку пропонуємо коротке тестове завдання (з виконанням до 2 днів), яке допомагає оцінити базові навички у роботі з рекламними креативами. Після його перевірки (1–3 дні) та розгорнутого фідбеку ми проводимо співбесіди, які тривають зазвичай 2 дні, а фінальний фідбек надаємо протягом 1-2 днів опісля.

2. Встановили чіткий флоу оцінювання кандидатів

Тестове завдання — ключовий інструмент для оцінювання навичок кандидата. Важливо, щоб воно було максимально наближеним до робочих завдань, але при цьому чітким, збалансованим і не надто ресурсозатратним. Надмірно складні тестові можуть відштовхнути кандидатів або затягнути процес оцінки.

На що ми спираємось при оцінці тестового?

Класно, коли кандидат надає референси — так ми можемо зрозуміти хід його/її думок.

Об'єктивність оцінки

Під час аналізу важливо уникати суб’єктивних оцінок на кшталт «як зробив би я» або «мені не подобається». У дизайні немає єдиного правильного рішення, і стиль роботи кандидата — це те, що може розвиватися.

Щоб краще оцінити рівень спеціаліста, ми порівнюємо його/її тестове завдання із портфоліо. Якщо тестова робота значно слабша, це може свідчити про використання зовнішніх ресурсів при створенні портфоліо (чиясь допомога або копіювання готових рішень) чи відсутність реального досвіду.

Важливо давати швидкі, розгорнуті та нетоксичні фідбеки по тестовим всім кандидатам і складати базу з тих, у кому ви бачите перспективу. 

Прощатись та відмовляти кандидатам також варто на «позитивній ноті», бо той, хто не підходить вам в моменті, може підійти в майбутньому. Іноді буває так, що кандидат дійсно сподобався, але ти не можеш найняти його зараз, бо вже закрив вакансію іншою людиною, або через інші нюанси. Проте залишатися в контакті з таким кандидатом може дуже класно спрацювати. Так ми, наприклад, найняли людину в команду одним днем, коли в нас незаплановано відкрився найм під ще одного дизайнера – звернулися до кандидатки, яка справила круте враження при спілкуванні по вакансії деякий час тому. В той день і рекрутер, і компанія побили рекорд по швидкості найму:)

3. Структуризували співбесіду 

Співбесіда з наймаючим менеджером — це можливість більш точно перевірити кандидата, “продати” вакансію і створити правильний імідж компанії. Незалежно від кількості запланованих наймів, важливо, щоб процес був структурованим та послідовним.

Неструктурована співбесіда = імпровізація. Це може призвести до:

Щоб цього уникнути, ми розподілили співбесіду на логічні блоки та визначити приблизний час на кожен етап:

План співбесіди

1. Вступ (5 хв)

2. Презентація вакансії (10-15 хв)

3. Обговорення досвіду кандидата (10 хв)

4. Оцінка творчих та технічних навичок (20-25 хв)

5. Запитання від кандидата (5-10 хв)

4. Приділили багато уваги онбордингу 

Підписання оферу не гарантує, що новий співробітник з першого дня буде готовий самостійно вирішувати всі бізнес-задачі. Метод «кинути на амбразуру» — непрофесійний і часто призводить до вигорання, невдало виконаних завдань та зрештою до звільнення. 

Якісний онбординг — це не про знайомство з офісом чи отримання мерчу, а про плавну інтеграцію в команду, її процеси та робочий ритм. 

Онбординг в команду дизайн-департаменту триває два тижні. Для нас зараз це ботлнек, адже ми прагнемо скоротити цей час, не втративши у якості. 

Онбординг дизайнерів в нашій компанії зараз виглядає так: 

1. Перші два дні — адаптація та знайомство

Я особисто впевнений, що це час, коли дуже важливо мінімізувати стрес новачка і не створювати надмірного тиску.

2. Наступні 8 робочих днів — робота під моїм менторством

Щоденні вечірні зустрічі задля:

Це дозволяє новому співробітнику швидко зрозуміти цілі, адаптуватися до процесів і вийти на робочий темп без зайвого стресу. Регулярні фідбеки дають змогу вчасно коригувати роботу, виявляти проблеми та підтримувати мотивацію, запобігаючи зриву випробного терміну та звільнення. 

Підсумки та подальші кроки

За кілька місяців нам вдалося подвоїти команду маркетингових дизайнерів, зберігаючи продуктивність і навіть підвищуючи ефективність роботи під час Q5. Нові співробітники не лише швидко інтегрувалися в процеси, а й почали генерувати ідеї, що впливають на якість і кількість креативів. Загалом робота дизайн команди відіграла в Q5 значущу роль, на що першочергово ми і орієнтувалися. Якщо раніше ми робили 200-250 паків креативів на місяць, то у січні цей показник зріс до 750, при цьому якість роботи залишилася на високому рівні. Кількість win-креативів зросла на 32,35% з початку грудня.

Звісно, такий результат був би неможливий без кропіткої роботи нашої рекрутинг-команди та злагодженої взаємодії всіх учасників процесу. 

Що далі?

Ми продовжимо розширювати команду, використовуючи напрацьовані процеси та стратегії. Крім цього, плануємо оптимізувати онбординг без втрати якості інтеграції дизайнерів у робочі процеси.

Наш фокус залишається незмінним: створювати ефективні рекламні креативи та посилювати бізнес-результати.

Сподіваюся, наш досвід буде корисним для тих, хто стикається з подібними викликами у найманні та онбордингу. Як сказав Стів Джобс: 

І ми дотримуємось цього принципу.