Статистика провалів ERP-проєктів та які у цього явища причини?

Я понад 20 років керую проєктами впровадження ERP у компаніях різних розмірів і можу узагальнено звести декілька факторів, що будуть негативно впливати на перебіг проєкту імплементації будь-якого бізнес-софту. Наведу приклад на ERP-системах.

Що таке ERP-система? 

Дуже спрощено – це система, в якій працюють різні підрозділи, вводять первинні документи (замовлення, накладні, рахунки, акти виконаних робіт), ці документи обліковуються, створюючи записи у різних реєстрах, зокрема бухгалтерському і товарному. На основі цих записів компанії отримують звітність і приймають управлінські рішення. 

Впровадження ERP-системи (Enterprise Resource Planning) може стати потужним інструментом для оптимізації бізнес-процесів, підвищення продуктивності та прийняття кращих рішень. Український бізнес досить прогресивно залучає сучасні ІТ інструменти для автоматизації власних процесів та масштабування. 

Проте, на жаль, статистика реалізованих успішно проєктів ERP невтішна: від 60% до 70% ERP-проєктів зазнають невдачі. Ми досить часто стали стикатися із замовниками, що розпочали проєкт з іншими партнерами та досі не запустили систему. Все ж начебто так просто: виявив бізнес-вимоги, зіставив їх із функціональністю системи, налаштував відповідні форми та звіти і вуаля… але, як виявляється, ні.

Які ж причини цього явища?

Підписуйтеся на наші соцмережі

Найчастіше проблеми починаються ще на етапі планування, коли цілі та очікування від впровадження у менеджменту не чітко визначені. Це може призвести до того, що ERP-система не буде відповідати потребам бізнесу, а її впровадження буде марною тратою часу та коштів. 

Впровадження ERP-системи потребує значних зусиль та змін з боку всієї команди. Якщо керівництво не надає необхідної підтримки та не заохочує співробітників до змін, проєкт може зазнати невдачі.

На ринку представлено безліч ERP-систем, і важливо правильно вибрати ту, яка відповідає потребам та бюджету вашого бізнесу. Неправильний вибір системи може призвести до значних проблем в процесі впровадження та експлуатації. Ми рекомендуємо звертати увагу на показник «вартість володіння», щоб усвідомлювати обсяги вливань у проєкт.

Впровадження ERP-системи – це складний проєкт, який потребує ретельного планування, контролю та управління. Якщо не приділити цьому належної уваги, проєкт може вийти з-під контролю і призвести до невдачі. Наприклад, ми стикалися із тим, що до нас звертаються замовники, де проєкт загальмувався, проте ми не можемо допомогти, оскільки ані методологія, ані проєктні кроки належним чином не документувалися. 

Персонал – це ключовий фактор успішного впровадження ERP-системи. Співробітники повинні бути навчені користуватися новою системою та розуміти, як вона може допомогти їм у роботі. А також важливо мотивувати команду залучатися до описання бізнес-процесів та усвідомлювати, що знання новітньої сучасної ERP створює додаткову цінність у їхньому професійному стеку.

Важлива чітка та відкрита комунікація між усіма учасниками проєкту. Якщо комунікація не налаштована, це може призвести до непорозумінь, затримок та проблем. Партнер із впровадження має виступати проактивним ініціатором зустрічей, а команда радо долучатися до них. Складність полягає у тривалості проєкту та схильності персоналу «вигорати» на довгих проєктних дистанціях.

Важливо обрати партнера з імплементації ERP-системи, який може надати якісну підтримку протягом усього проєкту. Вкрай важливі компетенції команди та знання не тільки самої системи, а й законодавчих норм, стандартів обліку та звітності, бухгалтерських проводок, знань щодо управління виробництвом, складом, закупівлями та іншим. Оскільки задача консультанта – оптимізувати та якісно покращити існуючі процеси та відобразити це у новій ERP системі.

Впровадження ERP-системи може бути дорогим проєктом. Важливо чітко спланувати бюджет та передбачити всі можливі витрати. Непередбачені витрати можуть призвести до перевищення бюджету та проблем з фінансуванням проєкту, а також відчуттям ошуканості та пригнічення зі сторони менеджменту. Саме тому, у нас в компанії ми пропонуємо передпроєктні дослідження, багато ітераційних зустрічей та проєкт Discovery, що надає найбільш реалістичну оцінку майбутнього проєкту впровадження в контексті строків та вартості. Іноді, набагато продуктивніше провести такий проєкт та забюджетувати навіть на наступний рік основний проєкт впровадження, але бути вже підготовленим та впевненим, що результат буде задовільним. 

Неготовність до змін: Впровадження ERP-системи може призвести до значних змін в бізнес-процесах. Важливо, щоб всі співробітники були готові до цих змін та розуміли їхню перевагу. Ми не стикалися із відвертим саботажем, проте слід усвідомлювати, що є звиклі інструменти та механіки адміністрування тих чи інших процесів. Часто це стосується 1С та бухгалтерських процесів. В Україні існує багато нетипових для західного світу друкованих та звітних форм, що значно ускладнюють облік та звітність. Саме тому, ми радимо не відмітати сліпо новітні ERP , а обирати ті, до яких є так звана локалізація – пакет додатків, що доповнюють усіма необхідними формами, полями та зручними інтеграціями існуючу стандартну функціональність системи.

ERP-системи часто потребують адаптації до потреб конкретного бізнесу. Якщо система не буде адаптована, це може призвести до проблем з її використанням та невдоволення користувачів. Під адаптацією ми маємо на увазі кастомізацію під галузеву специфіку обліку, під потреби та вимоги конкретного бізнесу та його усталених процесів. Кастомізація може бути як в контексті додаткової розробки та конфігурації системи, так і у надбудові певних елементів. Наприклад, до нашої ERP від Microsoft існує банк додатків та розширень App Source, де ключові партнери світу розробили понад 4200 різноманітних аплікацій для розширеного функціоналу системи. Пропозиція із підбору готових рішень скорочує витрати на ручну кастомізацію та розробку, та свідчить про професійний підхід у вашого партнера.

Як уникнути провалу ERP-проекту?

Щоб уникнути провалу ERP-проекту, важливо ретельно спланувати його та вжити заходів для усунення можливих ризиків. Ось декілька порад:

Дотримання цих порад забезпечує успішний проєкт впровадження ERP, злагоджену роботу команди замовника та партнера з імплементації системи, та швидкі результати у вигляді ROI від впровадження, внутрішньої оптимізації та крутих бізнес-інсайдів на основі достовірних даних про діяльність компанії. Все це неодмінно приведе вас до експансії на нові ніші та ринки, покращення показників економічного зростання та вивільнить персонал від надмірного адміністрування та рутинних процесів. 

Підписуйтеся на наші соцмережі