Soft skills у роботі проєктного менеджера: як знайти баланс

Управління проєктами на 90% (щонайменше) складається із комунікації. Навіть для того щоб людина просто уважно вислухала вас, потрібні такт, гнучкість, емоційний інтелект і навіть креативний підхід. Для розвитку цих навичок необхідний час і власні практики. Адже проєкти — люди. Люди — комунікація. За це, здавалося б, просте вміння відповідають soft skills. І від того, наскільки вони розвинені у проєктного менеджера, залежить результат роботи.

Поговорімо про айсберг

Soft skills працюють у парі із hard skills. Hard skills, або жорсткі навички, — вузькі професійні навички, потрібні для вирішення конкретних завдань у повсякденній роботі.

Soft skills, або м’які навички, — це компетенції, які допомагають результативно співпрацювати з іншими людьми незалежно від сфери діяльності. 

Щоб краще це усвідомити, можна уявити айсберг. Верхівка, яку видно на поверні, 10% проєкту, — наш hard. А ті 90%, що сховані під водою, потребують нашого soft.

На щастя, зараз підходи до роботи змінюються. І замість традиційної моделі, де на першому місці будуть hard skills, обирають мікс — поєднання їх із soft skills. Чи правильно це?

Дослідження, проведене вченими з Гарварду, Стенфорду та Фонду Карнегі ще у 1918 році, показало, що 85% успіху людини в професії визначають її загальні людські якості (soft) і лише 15% — професійні (hard). Тобто вже понад 100 років тому було чітке розуміння, що навички спілкування мають вирішальне значення для успіху компанії.

Проте у бізнесовій практиці ситуація інакша. У 2010 році роботодавці США інвестували майже $172 млрд у розвиток персоналу, і лише 28% від цієї суми спрямували на вдосконалення soft skills.

Soft skills: досвід американських військових США

У 1959 році військовослужбовці США почали розробляти науковий підхід для навчання офіцерів з урахуванням не лише hard skills (для роботи з обладнанням), але й універсальних якостей soft skills (для роботи з людьми). 

За словами науковця та військового теоретика Пола Вітмора, навички, що потрібні для роботи, пов’язані з діями, які насамперед стосуються людей. У 1972 році він виступив на конференції, метою якої було зрозуміти, як визначення soft skills розуміють у різних навчальних командуваннях США. Згодом з’явилося визначення: ті робочі завдання, про які ми багато знаємо, — це hard skills, а ті, про які ми знаємо дуже мало, — soft skills.

Загалом soft skills — сукупність корисних особистісних якостей. Після того, як вони прижилися у військовій сфері та психології, вони набули актуальності й у бізнес-середовищі. Їх можна розділити на три функціональні категорії:

Підписуйтеся на наші соцмережі

Від розвитку до лідерства: коли відбувається «меджик»

У проєктному менеджменті всі необхідні професіоналу soft skills я поділяю на 5 категорій.

Лідер впливає на команду без застосування адміністративного ресурсу. Він бере на себе відповідальність за будь-який результат. Мотивує, надихає та створює відповідні умови. Не відкидає ідеї, відмінні від своїх, а прислухається.

Вміння досягти результату за будь-яких обставин, долаючи всі перешкоди під час та використовуючи всі наявні інструменти задля досягнення цілей проєкту – це «меджік».

Проєктний менеджер (РМ) оцінює власну команду отриманими результатами, а не зусиллями чи часом, витраченими на них. Утім, цінує його, як важливий ресурс. Проєкти обмежені у часі, і це відрізняє їх від операційної діяльності. Усі форс-мажори мають закладатися на етапі планування. Але це вже більше про hard skills.

Він розглядає декілька варіантів рішень і приймає оптимальне, проводить критичний аналіз та дає оцінку ситуації для формування твердження. А також не боїться піти всупереч прийнятим стандартам.

Дуже часто сучасному PM треба брати лідерство у проєкті через різні фактори. Але у будь-якому разі думка замовника має бути врахована, проаналізована, прокомунікована, щоб очікування та реальність збігалися з обох боків.

Водночас у такій ситуації менеджеру важливо проявити гнучкість. Вміти підлаштовуватись під потреби стейкхолдерів, тримати емоційну рівновагу та від початку фокусуватися на цілях та результатах. Не нав’язувати й продавлювати свою думку, а контраргументувати, спираючись на свій попередній досвід.

Якщо говорити про персональний розвиток, то тут PM має ставити високі професійні цілі й терміни їх досягнення, розвиватися не лише вертикально, але й горизонтально в компанії.

У своїй діяльності PM користуються тими чи іншими фреймворками, методологіями та інструментами, які значно полегшують, систематизують та підвищують прозорість ведення проєктів в очах замовника та стейкхолдерів. Фахівець, який знає та вміє використовувати «best practice», не «вигадує велосипед» та відкрито демонструє результати своєї діяльності замовнику, буде завжди затребуваним професіоналом.

Серед soft skills, які будуть популярні у 2024 році, Forbes виділяє ще адаптивність. PM має пристосовуватися до мінливих ситуації й викликів, що досить актуальним є для українського ринку на фоні повномасштабної війни.

Оцінювання та робота над soft skills

Важливим етапом будь-якого проєкту є його закриття. Фінальний звіт допоможе зрозуміти чи досягнута та мета, яка ставилася на початку, які були ризики, як вони усувалися і головне – як відбувалася комунікація в команді та зі стейкхолдерами.

Оцінка ефективності команди теж є важливою частиною. Починаючи від проблем з наймом тих чи інших фахівців – до їхніх скілів, набутих у процесі роботи. Це може бути сформовано у вигляді матриці розвитку компетенцій команди, яка включатиме управління задачами, взаємодією, людьми та стратегічне управління. А діаграма із середніми оцінками та попередніми очікуваннями дозволить побачити, де були слабкі/сильні місця.

PM має оцінити також і свою роботу та зробити висновки. У цьому можуть допомогти прості питання: що можна було зробити інакше; що прожект робив би більше/менше, а що – узагалі б перестав. Звідси можуть виплисти сильні та слабкі сторони, над якими треба працювати в майбутньому.

Тож soft skills є не менш важливими у роботі, як і hard. Як перші, так і другі потребують роботи та постійної прокачки.

Soft skills — адаптивність, критичне мислення, емоційний інтелект та інші — ставатимуть більш затребуваними, особливо на тлі перспектив штучного інтелекту та автоматизації роботи. Прогнозується, що компанії більше інвестуватимуть у розвиток саме цих навичок у своїх команд, щоб отримати нові можливості й здобутки. І це дійсно правильний і далекоглядний крок.