Scrum Master у масштабних проєктах: три виклики на шляху до управління крос-функціональними командами

Основною задачею скрам майстра в масштабних проєктах є забезпечення ефективності, яка виражається у вибудованій якісній комунікації як всередині команди, так і за її межами. Важливо донести до кожного учасника команди розробки суть спільної мети, переконатися в її розумінні та управляти залежностями між командами.

Великі проєкти, в які залучено декілька команд, завжди створюють додаткову складність в управлінні. Однак треба пам’ятати, що для того, щоб навчитися організовувати сотні людей, достатньо вміти організувати п’ять-шість спеціалістів. В Україні багато проєктів мають міжнародних замовників, часто з різних часових поясів і культур, що ускладнює процес комунікації і співпраці.

Мене звати Діана Крижановська, я співпрацюю з ЕРАМ як старший BI аналітик і скрам майстер і разом з колегами розвиваю Ta-DaTa спільноту. У цьому матеріалі я розповім, як скрам майстру в Україні не лише дотримуватись процесу, але й м’яко вирішувати конфлікти, ефективно взаємодіяти між командами і враховувати культурні та організаційні особливості кожного учасника. 

Всупереч повномасштабному вторгненню, що призупинило стрімкий розвиток IT-послуг, українські спеціалісти продовжують нарощувати динаміку валютного та інтелектуального росту всередині країни, хоч і дещо повільніше, ніж було до 2022 року. Співпраця з глобальним ринком та іноземними замовниками в більшості випадків спонукає взаємодіяти з мультикультурним середовищем в рамках масштабних проєктів. Тут важливо не лише дотримуватися методології, а й забезпечити синергію між командами, кожна з яких має свої унікальні завдання та специфіку роботи. У цьому контексті роль скрам майстра набуває критичної важливості.  

Згідно Scrum Guide, скрам майстер активно допомагає членам команди в самоорганізації, усуває перешкоди, які виникають в процесі роботи, та допомагає фокусуватися команді на створенні високоякісних інкрементів згідно з відведеним часу.

А от Майк Кон, один з засновників  Scrum Alliance, колись сказав: «Скрам майстер – як диригент, який допомагає групі музикантів створити щось унікальне, те, що вони ніколи б не створили самотужки». На мій погляд, ці слова дуже влучно передають суть роботи цієї людини, адже скрам майстер не тільки слідкує за тим, щоб робочі процеси в команді збігалися зі Scrum Guide, а ще й налагоджує, та гармонізує відносини в середині команди, орієнтуючись на специфіку ринку. Це такий собі місточок між різними командами та світами різних людей в них.  

Однією з ключових особливостей Scrum є крос-функціональність та вміння її оптимально використовувати. Це означає брати до уваги різні експертизи в команді розробки задля досягнення спільної мети. Саме вони є запорукою успіху при роботі з різною специфічністю задач, індивідуальними темпами роботи команд та варіативними часовими поясами клієнта. Скрам майстер має: 

Підписуйтеся на наші соцмережі

На мій погляд, викликом перед скрам майстром на шляху до ефективної роботи масштабних проєктів в Україні може стати відсутність ефективної організації, залежність команд, культурні відмінності та побудова комунікації.   

Виклик 1: Побудова роботи, коли команд стає більше ніж одна 

Розглянемо ситуацію з мого особистого досвіду. На одному з довготривалих проєктів скрам майстер працював з однією командою, проте шляхом масштабування команд вже стає три і більше (в моєму випадку їх стало п’ять). Всі працювали над спільним продуктом. Організація роботи ставала проблематичнішою, а скрам майстер швидко виснажувався. Показник ефективності команд став низький, людей побільшало, а встигали за спринт вони менше, ніж планувалось. 

Першочергова причина в даному випадку полягала в неправильно побудованому організаційному процесі. Як наслідок — хибне планування, неякісна комунікація і слабкий інкремент (мала кількість виконаних задач, серед тих, що були заплановані в спринті). 

Рішення: 

Питання, яке має завжди стояти перед скрам майстром в момент першого доторку до проєкту - як ефективно організувати роботу і зберегти фокус уваги на якості результату? Для цього треба: 

У нашому випадку саме ці кроки досить швидко вивели робочий процес на потрібний рівень.  У разі, якщо команд менш як троє, робота буде базуватись на самоорганізації та самокоординації їх членів. Цього має бути достатньо і спеціальний фреймворк не знадобиться. Проте додаткову зустріч краще залишити. 

Виклик 2: Управління залежностями між командами 

Найтиповішим викликом для скрам майстра може стати саме управління залежностями між командами. Візьмемо інший життєвий приклад: в рамках одного проєкту ми працювали в двох командах. Для збереження конфіденційності назвемо їх умовно команда розробників «А» та команда розробників «Б». Команда «А» не могла завершити свою роботу без взаємодії з командою «Б», адже від них очікувався ряд виконаних дій, що виступали блокуючим фактором для команди «А». Така ситуація може призвести як мінімум до затримок в роботі, зниження її якості або навіть до технічного боргу, що не дуже добре позначиться на репутації команди. Причина цього кейсу може бути в некоректно налагодженій комунікації, неправильно визначених пріоритетах або у відсутності розуміння того, наскільки важлива інтеграція різних аспектів роботи. В нашому випадку було всього потроху. 

Рішення:  

З особистого досвіду створення скрам майстром чіткої картинки взаємозалежностей та перевірка її розуміння кожним членом обох команд допомогли забезпечити прозорість на всіх рівнях. Досягти цього можна за допомогою інструментів для управління проєктами, як от Jira, Trello, Asana, а також регулярних зустрічей з командами/представниками команд для перегляду залежностей і синхронізації між ними. Доречним буде також використовувати Agile Release Train або інші схожі механізми, які дозволяють організувати спільну роботу команд над інтеграцією і зменшити кількість простоїв, спричинених міжкомандними затримками. 

Виклик 3: Побудова комунікації між розподіленими командами та культурні відмінності 

В нашій країні не рідкість, коли на одному проєкті працюють люди з різних міст або країн. В постковідні часи це набуло ще більшої популярності, а враховуючи повномасштабне вторгнення в багатьох випадках працювати віддалено стало єдиною можливістю. Різні часові пояси, особливості культурних бар’єрів, відмінності робочих підходів, та режим онлайн, звичайно, можуть створювати додаткові ускладнення в організації ефективної комунікації. Наприклад, під час роботи над спільним проєктом в розподіленій команді, яка складалась з представників різних країн, ми з часом помітили, що все частіше почали виникати непорозуміння через різні стилі комунікації, затримки і складнощі в плануванні. Ми бачили межі у стосунках. Причина була у помилково неврахованих культурних особливостях комунікації і звичках до робочих підходів. 

Рішення: 

Найперше – це аналіз поточної ситуації та окреслення проблемного моменту, ідентифікація причини. Важливим пунктом є розширення культурної обізнаності всіх членів команди, першочергово – скрам майстра (в ідеалі ще до того як представник нової локації заходить на проєкт). Встановлення єдиних, прописаних в онбордингу, стандартів комунікації, а саме стиля електронного листування, правил регулярних зустрічей, а також визначення єдиних інструментів співпраці. Додатково ми провели онлайн-тімбілдинг під час ретро-церемонії (якщо є можливість, то можна провести окремо) на розкриття і розширення культурної обізнаності команди в ігровій формі. Така практика дещо розрядила обстановку та додала команді легкості в спілкуванні. Треба пам’ятати, що створення середовища довіри та відкритої комунікації — обов’язкове в командах, щоб у кожного з представників навіть не виникало сумнівів у тому, що їхні ідеї та потреби почуті. 

Як бачимо, роль скрам майстра може бути незамінною для успіху масштабного проєкту. Управління кількома крос-функціональними командами, забезпечення ефективної комунікації, масштабування Scrum і врахування культурних особливостей — все це вимагає від цього фахівця глибоких знань, досвіду і здатності адаптуватися до змін.

Звичайно, масштабні проєкти можуть бути виснажливими і хороший скрам майстер має бути не тільки технічним лідером, а й непоганим психологом, який вміє вчасно підтримати команду та її моральний стан. Не забувайте постійно слідкувати за добробутом ваших команд, завчасно будуйте стратегію комунікацій, враховуйте крос-функціональні можливості кожного та підтримуйте людей, з якими працюєте. Культура відкритості та прозорості має стати основою для побудови довіри між командами. Вона здатна бути запорукою успіху будь-якого проєкту. 

Підписуйтеся на наші соцмережі