Простими словами про ERP. Інтерв'ю з CEO «Clarity Україна» Таїсією Бондар

У новому інтерв’ю на каналі SPEKA СЕО «Clarity Україна» Таїсія Бондар ділиться 20-річним досвідом роботи на ринку ERP-систем. Вона пояснює, що таке ERP без складної термінології, розповідає, як працював бізнес до впровадження таких систем, навіщо потрібні інтегратори і як сучасні ERP вже впроваджують штучний інтелект.

Clarity Україна входить до спілки Diia.City.Union, яка об’єднує технологічні компанії та стартапи, що є резидентами Diia.City. У вересні 2024 року SPEKA та Diia.City Union підписали меморандум про інформаційну співпрацю.

Розповідаємо основні тези розмови Таїсії Бондар і головного редактора SPEKA Сергія Коноплицького.

Як ERP змінила логіку управління компанією

ERP (Enterprise Resource Planning) — це програмне забезпечення, що дозволяє підприємствам координувати, інтегрувати та автоматизувати ключові бізнес-процеси. Йдеться не лише про бухгалтерію, а й про повну взаємодію між продажами, закупівлями, виробництвом, логістикою, HR, фінансами та аналітикою.

Сенс ERP можна пояснити аналогією з родиною. Уявімо сім’ю, яка планує бюджет: веде записи витрат, контролює платежі, аналізує доходи. Для цього можна використовувати Excel або застосунки, які синхронізують дані між членами родини. Так само і бізнес потребує програмного забезпечення, яке допомагає бачити картину цілком: звідки йдуть витрати, як працює прибутковість, чи немає затримок у постачаннях.

Як працювали до ERP і чому це більше не варіант

У минулому підприємства вели облік вручну: у зошитах, реєстрах, на підставі підрахунків бухгалтера. Згодом з’явилися таблиці, прості локальні програми. Але з розвитком економіки, збільшенням кількості постачальників, замовлень і юридичних осіб стало зрозуміло: без централізованої системи бізнес буквально не бачить, що з ним відбувається.

Відсутність ERP — це втрата часу, помилки, плутанина у замовленнях, неактуальні звіти. Уявіть компанію, яка 20-го числа наступного місяця дізнається, що мала проблеми у попередньому. Реагувати вже пізно. А ERP дозволяє бачити ситуацію щоденно, ухвалювати рішення вчасно і не вгадувати наосліп.

Що саме дає ERP компанії

Підписуйтеся на наші соцмережі

Головна цінність ERP — це синхронізація дій між усіма підрозділами. Продажі отримали замовлення — виробництво одразу його бачить і розуміє, коли запускати виготовлення. Закупівлі отримують сигнал, що потрібно замовити матеріали. Фінансовий відділ готує документи. Склад готує відвантаження. ERP об’єднує це в єдину логіку, яка працює синхронно й ефективно.

Ще одна перевага — прозора аналітика. Ви бачите прибуток з кожної угоди, маржинальність, затримки по оплатах, загальну динаміку витрат і доходів. Це оперативні дані, які не потребують тижнів підготовки. І це не лише про великі компанії — сучасні ERP-платформи можуть бути адаптовані й для малого бізнесу.

Чому ERP — це не просто софт, а трансформація бізнесу

ERP-система — це не просто IT-продукт, який інсталюється на сервері та починає працювати. Її не можна порівнювати з типовими офісними програмами на кшталт Excel чи Word. ERP, це передусім про бізнес-процеси. Це програмний інструмент, який глибоко вбудовується у щоденну операційну діяльність компанії та змінює саму логіку взаємодії між підрозділами.

Щоб ERP працювала, її потрібно не просто налаштувати технічно, а підлаштувати під структуру підприємства: закупівлі, продажі, логістику, бухгалтерію, управлінську звітність, навіть персонал. Впровадження системи супроводжується аналізом внутрішніх процесів, переглядом методів роботи, перебудовою комунікацій. Іноді компанія має навіть змінити звички, щоби вписатися у нову модель взаємодії.

Саме тому ERP змінює компанію зсередини. Це трансформація, яка охоплює не лише ІТ-відділ, а всю організацію. Проєкти ERP можуть бути тривалими, складними й вимагати командної залученості. Але в результаті це якісно новий рівень управління: прозорий, контрольований і реактивний.

Для чого потрібні компанії-інтегратори

ERP-проєкти не випадково вважаються одними з найскладніших і найризикованіших у бізнесі. У процесі впровадження задіяні всі підрозділи: продажі, фінанси, логістика, виробництво, управління персоналом. Тому без професійної команди, яка має досвід у подібних проєктах, обійтися надзвичайно складно.

Інтегратор — це консалтингова компанія, яка допомагає впровадити ERP на всіх етапах: від аудиту поточних процесів до навчання персоналу. Вона не просто «встановлює» програму, а моделює систему під потреби конкретного бізнесу. Це включає в себе глибоке розуміння структури компанії, її внутрішніх процесів, специфіки управлінської звітності та навіть бачення топменеджменту.

Наймати інтегратора — це як наймати лікаря: має бути повна довіра. Саме тому Таїсія Бондар радить ставитися до вибору партнера дуже уважно. Хороший інтегратор не вимагає доступу до конфіденційних фінансових даних — йому важливі не цифри, а логіка, зв’язки між діями, формат звітів і спосіб управлінського мислення. Після впровадження інтегратор може супроводжувати клієнта й надалі — оновлювати систему, адаптувати її до змін у структурі, звітності або підходах нових управлінців.

Скільки це коштує: інвестиції, а не витрати

Вартість впровадження ERP складається з двох ключових складових: ліцензії на сам продукт і консалтингові послуги. І хоча ERP часто здається дорогим рішенням, у правильному підході її слід розглядати як стратегічну інвестицію. Це інвестиція в ефективність, прозорість, швидкість і масштабованість бізнесу.

Модель ліцензування залежить від конкретного постачальника програмного забезпечення. Є системи, де ліцензії видаються на кожного користувача — іменні. Є конкурентні моделі, де важливо, скільки людей одночасно працює в системі. Є варіанти ліцензування по модулях — залежно від набору функціональності.

Консалтингова частина залежить від складності бізнесу. Маленьким компаніям зі спрощеним обліком і лінійною структурою достатньо базових налаштувань і тренінгу. У великих компаній десятки юросіб, розгалужені процеси, складна управлінська аналітика. Там ERP-проєкт перетворюється на повноцінну реформу бізнесу з детальним аудитом, архітектурним проєктуванням, етапним запуском і супроводом.

Тому відповісти однозначно «ERP — це дорого» або «дешево» некоректно. ERP — це стільки, скільки коштує адаптація системи під ваш бізнес. І вартість цього проєкту має оцінюватися не в бюджетному вакуумі, а в перспективі повернення інвестицій через оптимізацію витрат, мінімізацію помилок і пришвидшення ухвалення рішень.

Штучний інтелект в ERP: що вже працює

ШІ — це вже не майбутнє ERP, а її теперішнє. ERP-системи з інтегрованими AI-модулями дозволяють автоматизувати складні й рутинні операції, зменшуючи навантаження на персонал і прискорюючи реакцію на зміни.

Один із прикладів, який описала Таїсія, — це можливість створення документів голосом. Менеджер із продажів, який постійно в русі, може не вводити вручну замовлення, а просто продиктувати його через мобільний застосунок. Система розпізнає голос, визначає потрібні товари в довіднику, підставляє їх у форму замовлення разом з кількістю, характеристиками, ціною. Це особливо цінно за великої кількості позицій, де вручну це зайняло б десятки хвилин.

Ще одна функція — запити природною мовою. Користувач може написати: «Покажи клієнта з найбільшою заборгованістю» або «Хто з наших товарів має найвищу маржинальність?». Система обробляє запит і видає релевантну відповідь. Це спрощує доступ до аналітики, яка раніше була «зарезервована» лише за фінансовим відділом або аналітиками.

ERP із ШІ не приймає рішення за людину, але надає всю необхідну інформацію для того, щоб менеджери могли діяти швидше, точніше й ефективніше.

Висновки

У сучасному світі без ERP неможливо будувати масштабований бізнес. Навіть невеликі компанії сьогодні взаємодіють з десятками контрагентів, ведуть зовнішньоекономічну діяльність, працюють у кількох юрисдикціях. Кількість процесів, операцій, звітів, відповідальних осіб постійно зростає. ERP — це спосіб тримати все це під контролем.