Упс! Не вдала спроба:(
Будь ласка, спробуйте ще раз.

Правило п’ятьох рукостискань: як у пошуку фахівців допоможе реферальна програма

Yalantis Company
Yalantis Company
22 лютого 2024 10 хвилин читання

Міфічний ідеальний кандидат не вигадка, а реферал. У гонитві на ринку праці за найкращими працівниками компанії витрачають купу часу і грошей. Звісно, історії закінчуються хепіендом і ви знаходите «того самого». А якщо теорія пʼятьох рукостискань скорочується до одного і ваша суперстар ближче, ніж думаєте?

У 2023 році команді Yalantis вдалося залучити за реферальною програмою на 65% більше фахівців, ніж у 2022-му, завдяки зміні неефективної системи. Втім, не всі реферальні програми однаково ефективні. 

Анна Тітенко, Head of Recruitment у компанії Yalantis, підготувала case study про досвід розроблення ефективної реферальної програми. В основі дослідження — практики інших компаній, що були використані для формування нової програми, спостереження у Yalantis, а також цифри, які вдалося дослідити:

  • відсоток cost per hire;
  • відсоток retention rate;
  • фінансові заохочення для рефері.

Досвід найкращих рекрутерів

Наприкінці 2022 року відділ рекрутингу Yalantis зіткнувся з необхідністю переосмислення реферальної програми — аналіз попередніх років показав зниження поданих кандидатів. Частка наймання через реферальну програму, хоч і становила 22% від загальної кількості наймання, але не задовольняла наші потреби у залученні фахівців рівня Middle та Senior.

Я ціную потенціал рекомендацій і те, що краще взяти паузу, повністю переосмислити підходи, ніж їхати далі з неефективними інструментами. Ми почали аналіз ринку і шукали певні бенчмарки, які взагалі показники зараховуються як норма. Дивилися на досвід світових та українських реферальних програм від інших компаній та їхніх систем мотивації. Десь брали інформацію з інтернету, десь від знайомих або опитували фахівців про їх попередній досвід. Особливу увагу приділили ефективності комунікацій та процесів.

На моє диво, головним недоліком нашої програми стала неробоча система оповіщень і подачі кандидата. Процеси або блокували один одного, або була відсутня прозорість і зручність для учасників.

В Україні дуже розвинута система програм рекомендацій, зокрема, в IT. На DOU можна знайти матеріал, як компанії комунікують та розповідають про це. За моїм підрахунком реферали покривають 25-30% нових вакансій. Згідно з репортом на Zipdo від 2024 року, реферали — це джерело номер один для зовнішніх наймів, що становить 28% від загальної кількості.

Дослідження від CareerBuilder, надає фінансові переваги та шляхи досягнення бізнес-цілей шляхом залучення рефералів: “За даними Американського журналу соціології, працівники, яких порекомендували, з більшою ймовірністю рекомендують своїх знайомих. І хоча не кожна рекомендація працівника приведе до найму, добре розроблена програма допоможе вам створити щедрий пул кваліфікованих резюме, з якого ви можете вибирати кандидатів на майбутні відкриті вакансії”.

Мали кейс, коли реферал вивів стосунки компанії й замовника на новий рівень. Компанія натрапляла на труднощі з пошуком розробника для роботи на аутстаф проєкті у закордонній локації. Ситуація ускладнювалася високими витратами на співбесіди та публікацію вакансій.

Нам порекомендували кандидата і він показав високий рівень кваліфікації, успішно пройшов співбесіду з клієнтом і зайшов на проєкт. Вакансія була закрита протягом півтора тижня після рекомендації. Це допомогло компанії встановити довіру з клієнтом й сприяло переходу від аутстаф проєкту до аутсорсингу, дозволивши всі наступні найми для клієнта виконувати в Україні. Які ж ще показники можна покращити за допомогою реферальної програми:

  • відсоток cost per hire;
  • всі витрати на закриття вакансії;
  • відсоток retention rate;
  • відсоток фахівців, що співпрацюють з компанією понад рік;
  • кількість потенційних кандидатів у базі.
Порівняння хайрингу холодних кандидатів та показники реферальної програми (2022 та 2023 роки) Порівняння хайрингу холодних кандидатів та показники реферальної програми (2022 та 2023 роки)

Головним недоліком неефективної програми була погана система оповіщень і подачі кандидатів. Більшість рекомендацій надходила не через офіційну пошту, а через Slack або як буває на кухні за ранковою кавою. Це призводить до втрати інформації про кандидатів, відсутності зворотного зв'язку й “чорної діри” для учасників процесу.

Для вирішення цього ми використали систему управління проєктами – Jira. Вона доволі зручна й автоматизувала всі процеси, обробку кандидатів та надання зворотного зв'язку рекомендаторам. Також через внутрішні комунікації круто показати процес змагання й додати до процесу гейміфікацію. Всі етапи проходження прозорі та доступні для рекомендаторів, вони отримають сповіщення про кожен новий етап реферала. Як варіант, можна створити інтегрований портал з HRM-системою та кар'єрним сайтом. Крім платформи, варто переглянути фінансові й нефінансові заохочення для рефері.

Показник найму за реферальною програмою:

2022 рік
2023 рік
22% від загальної кількості наймів;
Кількість рекомендованих рефералів збільшилася втричі;

Рівень залученості

Є гіпотеза, що активніше у програмі беруть участь нові фахівці, що тільки прийшли й тримають теплий контакт з оточенням з минулого місця роботи. За моїми спостереженнями, теза підтвердилася, але тільки після проходження кандидатом випробувального терміну. Людям потрібна певна доза впевненості на роботі, щоб приймати рішення про рекомендацію або брати внутрішню відповідальність за реферала.

Інша справа – прозорість. Система не існує без обмежень. Програмою не може скористатися C-level компанії й, власне, рекрутери. Аргументовані обмеження дають додаткову впевненість, що процеси налаштовані прозоро й закривають багато питань з приводу дискримінації або субʼєктивної думки людей.

Щодо залученості рефералів, то компанія отримує:

  • Більшу лояльність та визнання

Їхня психологічна налаштованість вже позитивна, оскільки вони мають певне розуміння компанії через рекомендації своїх знайомих.

  • Високий показник прийняття оферів

Це пов'язано з вже наявним позитивним ставленням до компанії та довірою до особи, яка їх рекомендувала. Рекомендовані кандидати швидше проходять адаптацію, ніж кандидати з інших джерел. 90% кандидатів успішно приймають офер і долучаються до компанії.

  • Кредит довіри

Рекомендація від співробітника компанії слугує кредитом довіри для кандидата. 45% фахівців, отриманих через рекомендації, залишаються на роботі довше 4 років, і лише 25% фахівців з ринку, залишаються на роботі понад 2 роки, згідно з дослідженням Haiilo.

Підводним камінням може бути виключна обережність при відмові. Це допоможе зберегти хороші відносини як з референтом, так і з кандидатом, щоб не вплинути негативно на репутацію компанії та мотивацію фахівців брати участь у програмі на майбутнє.

Як створити ефективну реферальну програму

  • Аналіз каналів

Проведіть дослідження скільки людей у вашій компанії прийшли до вас з ринку та скільки від рекомендацій. Краще спрацює варіант підрахувати всі канали залучення й порівняти у відсотковому відношенні.

  • Рахуйте, рахуйте, рахуйте

Цифри переведіть у відсотки, а потім порахуйте скільки це в грошах. Рекрутинг крутих людей – дорога справа. Рахувати витрати на кожен канал комунікації – це знати скільки коштує кожна співбесіда, реклама, час залучених людей і, власне, рекрутерів. Ці дані будуть потрібні в майбутньому, щоб розрахувати оптимальні витрати на фінансові заохочення для референтів і відстежувати ефективність програми, якщо витрати стануть нижчими. Йдеться про cost per hire.

  • Процес і правила участі

Спочатку вам потрібно визначити, чи програма застосовується до всіх вакансій. Іноді роботодавці мають реферальні програми тільки для тих позицій, які важко закрити, або тільки під відповідні грейди.  Далі ви можете визначити, чи рахується раніше рекомендований та відхилений кандидат як реферал для нової вакансії. Наступним кроком визначте, коли виплачуються бонуси. Деякі організації виплачують повний бонус через 6 місяців після наймання, деякі через рік, тоді як інші платять тільки через 90 днів з моменту початку роботи кандидата.

  • Система оповіщень та досвід користувача

Однією з основних причин, чому деякі програми не працюють, є відсутність видимості вакансій у компанії або погана внутрішня система оповіщення. Важливо не тільки інформувати людей щодо нових вакансій, але й зробити їх досвід легким для сприйняття цієї інформації, а не як чергове повідомлення в корпоративних мережах. Виходом можуть стати яскраві креативи, відео, меми – все, що привертає увагу й дарує емоції.

  • Хороший досвід кандидата

Одного поганого досвіду реферала достатньо, щоб ваш фахівець більше ніколи нікого не рекомендував. Не рідкість, коли реферали потрапляють у «чорну діру». 

  • Гейміфікуйте досвід та давайте винагороди

Бонуси за рефералів є найефективнішим стимулом для співробітників, згідно з 71% роботодавців. Дослідження від Haiilo показує, що 90% бонусів оплачуються в грошовому еквіваленті, з 10% роботодавців, які пропонують негрошові винагороди. У нас, наприклад, нагородження переможців за різними номінаціями проводиться двічі на рік, включаючи вручення брендованих подарунків.  

Короткий висновок

Класна реферальна програма – це можливість спільноті обирати своє оточення. Ми завжди хочемо бачити біля себе позитивних, не токсичних і приємних людей. І, мабуть, це той випадок коли виграють всі. Компанія отримує нових людей, відділ рекрутингу закриває вакансії швидше і з меншими витратами, а фахівців можуть вибирати своїх колег й отримувати за це бонуси.

Якщо ви хочете поділитися з читачами SPEKA власним досвідом, розповісти свою історію чи опублікувати колонку на важливу для вас тему, долучайтеся. Відтепер ви можете зареєструватися на сайті SPEKA і самостійно опублікувати свій пост.
0
Прокоментувати
Інші матеріали

Стратегії укладання договорів: ключові принципи та ефективні підходи

Іван Бєдний 12 годин тому

Шлях Польщі до європейських грантів: лайфхаки та рекомендації для України

Світлана Бовшовська 15 годин тому

Як штучний інтелект трансформує лікування захворювань очей

Владислав Миронович 24 травня 2024 17:57

Support day: як інженеру стати ближчим до продукту

Владислав Миронович 24 травня 2024 17:00

Продаж товару на умовах післяплати: чи потрібно застосовувати ПРРО/РРО?

Дарина Ціва 24 травня 2024 15:00