Повний гайд з відкриття та ведення ФОП в Україні

На каналі «Зроблено» вийшло докладне відео з покроковою інструкцією для тих, хто планує стати фізичною особою-підприємцем (ФОП) в Україні або вже зробив перші кроки у цьому напрямку. Авторка — практична бухгалтерка з великим досвідом роботи — розклала все по поличках: коли відкривати ФОП, як вибрати податкову групу, що робити з рахунком, податками, документами і навіть як правильно закрити підприємницьку діяльність. Ми підготували короткий виклад найважливішого — максимально практично, без води й міфів.

Коли час відкривати ФОП?

ФОП варто відкривати тоді, коли у вас вже є дохід. І неважливо, скільки ви заробляєте — 500 гривень чи 500 тисяч. Як тільки ваша діяльність починає приносити системний прибуток, це вже є підприємництвом у розумінні закону. Якщо працюєте без реєстрації, ви ризикуєте отримати штраф за ведення нелегальної діяльності.

Поширений міф — «якщо відкрию ФОП, податкова дізнається про всі минулі доходи» — не відповідає дійсності. Все, що ви заробили до моменту реєстрації, податково вважається доходом фізособи й не впливає на подальшу діяльність як ФОП.

Легальна реєстрація дає вам спокій, можливість користуватись банківськими інструментами, подаватися на державні програми, інвестувати, брати кредити, купувати нерухомість — словом, жити зручно й офіційно.

Як зареєструвати ФОП онлайн?

Реєстрація ФОП у 2025 році — це вже не про черги у ЦНАПах та купу паперів. З появою платформи «Дія» все значно спростилося. Вам знадобиться кілька хвилин і електронний підпис (КЕП).

Кроки реєстрації ФОП через «Дію»:

Усе — зазвичай протягом кількох годин ви отримаєте підтвердження про реєстрацію ФОП.

Офлайн-реєстрація знадобиться лише у виняткових випадках — наприклад, якщо вам ще немає 18 років (тоді потрібно згода батьків), або ви не є резидентом України.

Перші кроки після реєстрації

Після того, як ви стали ФОП, важливо не зупинитися. Ось що потрібно зробити далі, щоби все працювало легально:

Ці кроки формують вашу базову інфраструктуру як підприємця. Без них ви не зможете офіційно працювати.

Як обрати податкову групу?

Правильний вибір групи оподаткування напряму впливає на ваші витрати, звітність і свободу дій. Існують три основні групи для ФОП на спрощеній системі:

Підписуйтеся на наші соцмережі

Приклад: дизайнер-фрилансер, що отримує оплату через Payoneer від американських замовників, ідеально підходить під третю групу. А майстриня з манікюру у провінційному місті, що обслуговує лише знайомих — під другу.

КВЕДи: як обрати і чому це важливо?

КВЕД — це не просто формальність. Це ваше офіційне визначення, чим ви займаєтесь. Вибирайте не один, а всі КВЕДи, які можуть стати в пригоді: основний і додаткові. Якщо їх буде 10 — це нормально. Працює один, але при потребі ви зможете швидко розширити напрям без зміни установчих даних.

Шукати КВЕДи найпростіше через Google: «КВЕД фотограф», «КВЕД дизайн», «КВЕД онлайн-продаж одягу». Це саме те, що роблять навіть бухгалтери. А от переконатися, що ви не пропустили щось важливе — вже варто з фахівцем.

Як приймати платежі на ФОП?

Існує кілька способів приймати оплату від клієнтів:

Кожен із способів має нюанси. Наприклад, сервіси фіскалізують платіж — і вам потрібен РРО. А от надсилання рахунку з IBAN — це просто безготівкова операція, яка РРО не потребує.

Чи можна користуватися особистою карткою?

ФОП і фізособа — це юридично одна особа, але податкова бачить лише рахунки, відкриті на ФОП. Приймати оплату за послуги на особисту картку після реєстрації не можна. А от переказати з рахунку ФОП гроші на власну картку — дозволено. Лімітів на це немає.

Як сплачувати податки?

Також усі групи платять ЄСВ (єдиний соціальний внесок) — 1760 грн на місяць у 2025 році.

Податки можна платити як з рахунку ФОП, так і з особистої картки, головне — вчасно. Реквізити — у вашому електронному кабінеті платника.

Звітність: коли і як?

Звіти подаються онлайн через Електронний кабінет платника або сервіси на кшталт «Таксер». Не забудьте користуватися податковим календарем.

Чи потрібні договори, рахунки, акти?

Згідно з законом, для ФОП на спрощеній системі вони не є обов’язковими. Але банки можуть їх вимагати для підтвердження законності платежів, особливо іноземних. Радимо мати хоча б базовий шаблон договору та рахунку. Акти — за потреби клієнта.

Первинні документи на товар

Обов’язкові тільки якщо ви на загальній системі, є платником ПДВ або продаєте специфічні категорії товарів (побутова техніка, ліки, ювелірні вироби). У всіх інших випадках — первинка не є обов’язковою, але зберігати документи на закупівлю товару бажано. Це може захистити вас у разі перевірки.

Коли потрібен РРО?

Наявність або відсутність РРО залежить не від вашої податкової групи чи виду діяльності, а від того, як саме клієнт сплачує за ваші товари чи послуги. Якщо ви приймаєте оплату готівкою або через термінал у точці продажу, то РРО є обов’язковим.

Також його вимагають, якщо ви користуєтесь платіжними сервісами типу LiqPay чи WayForPay. Якщо ж клієнти переказують кошти на ваш ФОП-рахунок за реквізитами — це вважається безготівковою оплатою, яка не потребує фіскалізації.

Важливо розуміти, що навіть онлайн-оплата через деякі сервіси може вважатися розрахунковою операцією — і тоді РРО буде необхідним. Усе залежить від способу прийому платежу, а не від назви вашої діяльності.

Фінмоніторинг: коли блокують платіж?

Фінмоніторинг — це служба безпеки при банку, яка перевіряє платежі, щоб виявити підозрілі фінансові операції.

Платіж можуть заблокувати, якщо він здається банку незрозумілим за походженням, навіть якщо сума невелика. Особливо уважно перевіряють транзакції, що перевищують 400 тис. грн, або надходження з-за кордону.

В такому разі банк може зателефонувати або надіслати лист з проханням надати документи, які підтверджують легальність доходу — наприклад, договір, інвойс або рахунок. Якщо документи є, платіж швидко розблоковують. Якщо ні — можуть виникнути затримки або навіть блокування рахунку.

Важливо заздалегідь подбати про оформлення хоча б базового договору з клієнтом, навіть якщо ви працюєте на спрощеній системі.

Чи потрібен бухгалтер?

Це залежить від ваших цілей, знань і часу. Якщо ви впевнено орієнтуєтесь у звітності, знаєте, як користуватись електронним кабінетом платника і не плануєте наймати працівників, то цілком реально вести все самостійно. Але якщо у вас з’являються питання на кшталт «а чи точно я так оформив платіж» або «а коли саме подавати звіт» — краще передати цю частину роботи професіоналу. Часто підприємці намагаються зекономити на бухгалтері, але в результаті приходять до фахівця з помилками, боргами чи втратою спрощеної системи. Бухгалтер — це не розкіш, а спосіб убезпечити себе.

Як закрити ФОП?

Закриття через «Дію» займає 2 хвилини. Потім потрібно подати ліквідаційну звітність, сплатити податки й закрити рахунок. Ймовірність перевірки податковою — дуже низька, якщо немає боргів.

Після закриття ФОП ви не зможете знову відкрити його на єдиному податку до кінця поточного року.

ФОП — це зручний і доступний інструмент для старту власної справи в Україні. Його відкриття та ведення стали простішими завдяки цифровізації та наявності онлайн-сервісів. Але простота не означає безвідповідальність. Підприємець має розуміти свої обов’язки, знати правила звітності, розбиратись у фінансових потоках і бути готовим до спілкування з банком чи податковою. Якщо ви готові вчитися — усе вийде. Якщо хочете зосередитись лише на бізнесі — делегуйте частину завдань професіоналам. У будь-якому випадку ФОП — це не тягар, а інструмент для свободи, розвитку та легальності вашої справи.

Цей матеріал підготовлений на основі інформації з відкритих джерел. Редакція самостійно відбирає ключові факти, аналізує їх та структурує за допомогою AI-інструментів.