Операційний менеджмент у стилі ніндзя: як керувати процесами, залишаючись непомітним
Привіт! Мене звати Поліна! Я Middle Operation Manager у стартап-студії Kiss My Apps (KMA), що займається розробкою mobile first продуктів.
У цій статті хочу розповісти та показати на власному прикладі й реальних кейсах, як ефективний операційний менеджмент може змінити робочі процеси компанії, підвищити продуктивність команди та створити систему, що працює майже без втручання.
Чому ефективний операційний менеджмент схожий на роботу ніндзя?
Давайте для початку з’ясуємо: хто взагалі такий цей загадковий ніндзя-операційний менеджер?
Операційний менеджер — це людина, яка тримає всі процеси під контролем, але робить це так, що більшість навіть не помічає втручання. Як і ніндзя, він працює тихо, непомітно, без зайвого шуму, але з максимальною ефективністю.
Сучасний бізнес все більше розраховує на ефективні внутрішні процеси. Без них будь-яка компанія ризикує потрапити в хаос, де важливі завдання губляться, а співробітники витрачають час на зайві дії. От і ми завжди тримаємо руку на пульсі, саме роль операційного менеджера є ключовою. Наш відділ ніндзя налаштовує роботу компанії так, щоб вона була ефективною, але водночас непомітною для більшості.
Отже, я можу зазначити, що коли процеси працюють ідеально — їх не помічають і це найкращий показник нашої ефективності.
I. Принципи «невидимого» менеджменту
1. Автоматизація та алгоритми, які зменшують втручання
Підписуйтеся на наші соцмережі
Уявіть ситуацію: команда витрачає купу часу на повторювані завдання – заповнення звітів, нагадування про дедлайни, узгодження дрібних питань. Усе це не тільки забирає ресурси, а й знижує ефективність роботи.
Коли я та інші операційні менеджери побачили таку проблему, спільним рішенням стало впровадження автоматизації:
- Тасктрекери – тепер усі завдання мають чіткий дедлайн, структуру, TЗ, рівень критичності, постановника і відповідального, що зменшує хаос у процесах та сприяє значно швидшому досягненню поставленої цілі.
- Google Sheets з автоматичним оновленням та підтягненням даних з інших ресурсів – ми співпрацювали разом з командою аналітиків та налагодили повністю автоматичну систему. Тепер мені більше не потрібно вручну збирати дані для щомісячних звітів компанії, усе оновлюється самостійно. Таким чином звільняється значна частина мого часу, який я можу використати для інших завдань, або ж зайвий раз попити каву :)
- Slack – це не просто платформа для чатингу, як може спочатку здаватися. Наша команда операційних менеджерів витиснула всю користь по повній і запровадила купу додаткових ефективних налаштувань, наприклад: загальні чати по окремим тематикам, user-групи, щоб написати або тегнути одразу якусь конкретну групу людей, а не відписувати всім окремо. Це все невеликі процеси, які в загальному економлять велику кількість сил та часу всім членам команди КМА. Також в Slack ми налаштували зв’язки між різними сервісами, і тепер команда отримує вчасні автоматичні нагадування про різні події та зустрічі, повідомлення та алерти з інших сервісів. Тому відпадає необхідність кожного дня моніторити все й одразу, бо необхідна інформація завжди під рукою та вчасно.
- Notion – для нас це зручний must-have інструмент, в якому зберігається вся політика компанії, мануали та статті на абсолютно всі необхідні теми та процеси, що відбуваються в компанії. Операційні менеджери, та я безпосередньо, описали та запровадили левову частку всіх процесів КМА в Notion. Тепер в будь-який необхідний момент, кожен член компанії може отримати в Notion всю необхідну детальну інформацію, або мануал абсолютно по всіх процесах. Це звільнило нас від нескінченних повторень однієї інформації, зайвих навчань, переказів та пояснень.
2. Проактивний підхід: випереджати проблеми, а не гасити пожежі
Раніше команда часто зверталася до нашого департаменту з однаковими питаннями: «А де подивитися цю інформацію?» або «Як ми раніше вирішували такі ситуації?». Це означало одне – бракує системного підходу. Тому ми почали діяти на випередження:
- Провели аудит типових проблем і виписали способи їх уникнення.
- Створили внутрішню базу знань, де співробітники можуть знайти відповіді на свої питання та бачити приклади вирішення подібних минулих кейсів.
- Регулярно проводимо зустрічі для аналізу роботи, щоб запобігти повторенню одних і тих самих помилок.
II. Як це працює в реальному житті (кейси та приклади з власного досвіду)
В деяких проєктах ми зіткнулися з тим, що на узгодження завдань витрачалося надто багато часу – нескінченні листування, чати, дзвінки. Це сповільнювало весь процес і викликало стрес у команди. Рішення було простим, але ефективним:
- Наша команда операційних менеджерів впровадила стандартизовані шаблони запитів і пріоритизацію в наших тасктрекерах. Це скоротило комунікаційний шум і дозволило зекономити до 40% часу.
- Інший приклад – онбординг нових співробітників та процес Performance Review. Раніше ці процеси займали дуже багато часу, бо вся інформація передавалася хаотично. Тоді ми створили структурований онбординг-процес та налаштували систему опитування та збору даних для проведення ефективного Performance Review. Також зараз ми в процесі впровадження порталу для всіх співробітників КМА, де новачки та будь-хто з команди знаходять усі інструкції, чек-листи й навіть відеоуроки. У результаті час адаптації скоротився на 30%.
Як я та інші ніндзя-менеджери забезпечують безперебійну роботу команди?
- Чітка внутрішня комунікація в Slack та налагоджені додаткові фічі дозволяють співробітникам швидко обмінюватися інформацією та вирішувати asap-питання без зайвої витрати часу.
- Структурований спейс в Notion дозволяє знаходити потрібну інформацію без зайвих уточнень.
- Kanban-дошки в тасктрекерах допомагають бачити прогрес роботи й адаптуватися до змін.
- Автоматизовані нагадування про дедлайни та синхронізація різних сервісів рятують від забутих завдань і зайвого стресу.
III. Які інструменти допомагають мені?
Без технологій нині нікуди. Але справа не лише у виборі програм – важливо знати, як використовувати їх правильно.У своїй роботі я користуюся різними інструментами, які допомагають мені залишатися ефективною, зберігати порядок і контролювати процеси без постійного втручання:
- Notion – моя особиста база знань. Тут зберігаються всі важливі документи, мануали, чек-листи та інструкції. Я і сама часто пишу нові статті та поповнюю нашу базу корисною інформацією. Це дозволяє швидко знаходити все необхідне без зайвих запитів у команду.
- Slack – головний інструмент комунікації. Канали за проєктами, швидкі реакції на запити та інтеграція з іншими сервісами роблять його незамінним під час мого робочого процесу.
- Miro – ідеальний для стратегічного планування, брейнстормінгу та розробки візуальних схем процесів.
- Тасктрекери та наша особиста Operation Board – таємна зброя для автоматизації та швидкого і своєчасного управління завданнями, які щоденно поступають до нашого департаменту.
- Google Sheets з автоматичним оновленням – це рятує мене від постійного збирання та аналізу даних вручну.
Правильний набір інструментів не лише економить мій час, а й робить робочі процеси гнучкими та ефективними.
Висновок
Чому хороший operation менеджмент непомітний, але критично важливий?Ідеальний операційний менеджмент для мене – це коли всі процеси працюють без збоїв, і люди можуть зосередитися на завданнях, а не на вирішенні організаційних питань. Моє завдання, як частини нашого департаменту – зробити так, щоб компанія функціонувала, як добре налаштований механізм, як єдиний живий організм, де кожен знає свою роль і має все необхідне для ефективної роботи.
Мої особисті поради, які я здобула на власному досвіді і як ці принципи можуть допомогти вам:
- Автоматизуйте рутинні завдання, щоб команда могла зосередитися на важливому.
- Налагодьте комунікацію, щоб уникати непотрібних затримок.
- Будьте проактивними – запобігати проблемам завжди ефективніше, ніж їх вирішувати.
Спробуйте хоча б декілька із цих підходів – і побачите, як зміниться ваша робота. І ви гордо будете носити титул справжнього ніндзя-менеджера!
1
Підписуйтеся на наші соцмережі
Оперативка
Пиши на SPEKA!
Будь в курсі зі SPEKA!
Раз на тиждень ми будемо відправляти вам найцікавіші редакційні матеріали.
