Непопулярні фреймворки, які підвищать ефективність управління бізнесом
Ефективний менеджер — це професіонал, який вміло керує командою та процесами, досягаючи поставлених цілей із мінімальними витратами ресурсів, часу та зусиль. Таке визначення пропонує нам ChatGPT, і з ним важко сперечатись.
Досягнення цілей при мінімальних витратах є одним із найважливіших факторів для успішного управління бізнесом. У цьому матеріалі ми детально розглянемо, які підходи варто застосовувати для підвищення ефективності, та як підтримувати баланс між досягненням результатів і раціональним використанням ресурсів.
Як ефективність керівника впливає на бізнес?
Розвиток будь-якої організації починається з її лідера, а точніше — з його внутрішнього стану.
Це дуже схоже на нашарування навколо внутрішнього ядра — неможливо перестрибнути через рівень. Тож спочатку фокус на власному розвитку, потім на родині та ближньому оточені, а вже потім виникає бажання та можливість створювати щось нове, наприклад, комерційний бізнес або соціально-корисну справу.
У бізнесі, як і в будь-якій іншій сфері, багато залежить від фундаменту, а фундамент тут залежить від першого кола особистості.
Якщо говорити про ефективність, то варто дослідити, який саме вплив персональна ефективність має на результати бізнесу. Питання власної ефективності не є чарівною пігулкою для вирішення будь-яких бізнес-проблем. Скоріше, це один з аспектів, на який варто звернути увагу, щоб зменшити ризики, що виникають на шляху підприємця, і, таким чином, підвищити шанси на виживання.
Чи може бути успішний бізнес у неефективного керівника?
У цьому світі можливо все, але з власного досвіду можу стверджувати, що успіх неефективного керівника — це виняток, а не правило.
Уявімо, що керівник бізнесу записує задачі на стікерах і прикріплює їх до монітора, контакти веде в блокноті, а паролі запам'ятовує. Найм нових людей у команду зазвичай відбувається інтуїтивно, відповідно до бачення цього керівника про набір скілів і культурні відповідності. Тобто відсутні чіткі зафіксовані вимоги. Це, своєю чергою, впливає на подальшу самоорганізацію співробітників всередині команди.
Так що, ефективність це про списки задач?
Не все так просто. У першу чергу ефективність — це про набір навичок та фреймворків, використання яких необхідно для виживання в сучасному динамічному світі. В CLUST при наймі менеджерів для наших портфельних проєктів ми зосереджуємось на пошуку «ефективних керівників». У процесі роботи ми зібрали декілька яскравих маркерів, на що саме варто звертати увагу у потенційних кандидатів
Спробуймо систематизувати на верхньому рівні певні вимоги (skillset), які варто перевірити у потенційного керівника проєкту:
-
1
Персональна продуктивність — управління задачами, часом та власним фокусом уваги.
-
2
Базовий майндсет — культурні аспекти, упередження та особиста відповідальність.
-
3
Комунікативні навички та світогляд — ефективна взаємодія з іншими.
-
4
Навички менеджменту інформації та ресурсів — збір, упорядкування та аналіз інформації.
Перші три пункти можна сміливо віднести до soft skills. Четвертий пункт розташовується на межі між особистою продуктивністю та управлінськими навичками. Оскільки в цьому матеріалі не планувалося глибоке занурення в професійний менеджмент, у цьому пункті ми зосереджуємось лише на базових, неочевидних, але важливих маркерах, які можна помітити в потенційних кандидатах на роль керівника. Тож ми не будемо зупинятися на навичках операційного керівництва людьми, командами чи процесами.
Тож розглянемо кожен із цих блоків детальніше.
1. Персональна продуктивність
У цьому розділі ми розглянемо базові фреймворки, на які я звертаю увагу у кожного керівника наших проєктів щодо управління особистими завданнями.
GTD
GTD (Getting Things Done) — це система управління власною продуктивністю, розроблена Девідом Алленом. Перше видання його книги вийшло в 2001 році, і за останні 20+ років методологія здобула мільйони прихильників по всьому світу.
Основні принципи цієї системи:
- Фіксувати всі думки з голови на “папір” — все, що спадає на думку, потрібно записувати. Це дозволяє звільнити розум від зайвих думок і зосередитися на важливому.
- Створити єдиний інбокс — усі типи інформації повинні зберігатись в одному місці, такий принцип допоможе спростити пошук потрібних даних і правильно організувати роботу.
- Розділяти активності — варто в голові поділяти процес на різні стадії: збір інформації, організація цієї інформації та її використання.
- Проєкти та задачі — це не одне й те саме. Задача є конкретною дією, тоді як проєкт складається з низки задач, які потрібно виконати для досягнення більшої мети. Це звучить просто, але багато людей потрапляють у цю пастку. Перевірте свій список задач і знайдіть ті, які не вдається виконати вже понад тиждень. Скоріше за все, серед них є складний проєкт, який неможливо завершити в один крок.
Про GTD існує безліч статей, інструкцій і мануалів, але для глибшого розуміння я рекомендую прочитати оригінальну книгу. Як «трейлер» можна ознайомитися зі статтею від Todoist, де представлені корисні схеми та ілюстрації.
Володіння системою GTD стає великим плюсом не лише для власної продуктивності, а й для загального погляду на бізнес.
Zero Inbox
Методологія Пустого Інбоксу сприяє підтримці чистоти та порядку у вхідних повідомленнях електронної пошти. Вперше концепція була озвучена у 2007 році під час Google Tech Talks.
Цей фреймворк не лише допоможе впорядкувати ваших поштових скриньок, але й позитивно вплине на організацію файлових систем, підтримку чистоти в мессенджерах та в інших аспектах управління інформацією.
Ось кілька основних принципів Zero Inbox на прикладі роботи з електронною поштою:
Підписуйтеся на наші соцмережі
Аналіз повідомлень — для кожного вхідного повідомлення необхідно визначити, чи хочете ви отримувати його надалі. Від небажаних розсилок слід одразу відписатись — це допоможе зменшити кількість непотрібної інформації.
Прийняття рішень — для кожного корисного імейлу можна ухвалити одне з таких рішень:
- відповісти на лист або перетворити його на задачу
- делегувати завдання іншій особі або переслати повідомлення
- відкласти лист на потім, якщо його термінова обробка не є необхідною
- прийняти інформацію до уваги та архівувати лист для подальшого використання
На цю тему також є достатньо гайдів. Для початку я рекомендую ознайомитись зі статею від SuperHuman або оглядом від MissiveApp.
Керування фокусом
Психолог Мігай Чиксентмігаї у своїй роботі ґрунтовно дослідив стан “Потоку” — момент, коли людина повністю занурена в справу, якою займається, має високий рівень концентрації та відчуває успіх у цей момент.
Ми живемо у світі, де кількість інформації в рази перевищує нашу здатність її сприймати та обробляти. Кожен застосунок на вашому телефоні, кожне джерело новин — усі вони змагаються за вашу увагу, перегляди та кліки. Мета соціальних мереж — заволодіти вашим фокусом, а кожне повідомлення приносить інформацію, що може повністю зруйнувати стан Потоку.
Відповідно, ми повинні бути максимально вибірковими. Важливо перейти від пасивного отримання інформації з нотифікацій до активного управління своїм часом. Визначте, що і коли ви хочете бачити, і контролюйте свій інформаційний потік. Вимикайте якомога більше сповіщень, щоб звести відволікання до мінімуму.
Password Management
Сучасний бізнес неможливо уявити без належного рівня цифрової безпеки. Кількість цифрових інструментів, які використовуються в компаніях, невпинно зростає, що вимагає налаштування збереження та передачі паролів і іншої чутливої інформації всередині команд.
Google Таблиці, особисті повідомлення та інші «побутові» інструменти несуть значний ризик для бізнесу, тому я виділив окремий пункт на тему Password Management.
На ринку є кілька рішень на будь-який бюджет, але в більшості наших команд добре зарекомендував себе саме 1Password. Його бездоганна репутація та широкий функціонал забезпечують безпечну й системну роботу. Додатковим бонусом є можливість ділитися доступами не лише у форматі login/password, але й із 2FA-кодом. Тому рекомендую звернути увагу на це питання і налаштувати цей процес на ранніх етапах розвитку бізнесу.
2. Базовий майндсет
Майндсет — це наша фундаментальна система, яка формує наше сприйняття світу і впливає на прийняття рішень. В управлінні проєктами важливо розвивати гнучкий та відкритий майндсет, що дозволяє адаптуватися до змін і ефективно реагувати на виклики. Розглянемо кілька прикладів, щоб зрозуміти, про що йдеться.
Когнітивні упередження
Когнітивні упередження — це схильність сприймати інформацію та приймати рішення на основі суб'єктивних уявлень, а не об'єктивних фактів. Розуміння цих упереджень є важливим аспектом ефективного управління проєктами. Важливо не лише знати про існування цих упереджень, але й активно працювати над їх подоланням, щоб приймати більш обґрунтовані рішення.
Рекомендую ознайомитися зі списком когнітивних упереджень на Вікіпедії та попрацювати над ними.
Факти vs Думки
Управлінці повинні вміти чітко розрізняти факти та думки. Факти є об'єктивними даними, тоді як думки часто базуються на суб'єктивному сприйнятті. Важливо не лише оперувати фактами, але й збирати та зберігати артефакти, які підтверджують ці факти.
Цей момент легко проілюструвати на прикладі. Ви даєте завдання фінансисту провести оплату. Фінансист через 5 хвилин повідомляє, що оплата виконана, і завдання здається завершеним. Але наступного дня контрагент пише, що оплата не надійшла. Ви звертаєтесь до фінансиста і з’ясовуєте, що банк з якоїсь причини скасував платіж.
Запит на артефакт у вигляді платіжної квитанції на самому першому етапі вирішив би цю ситуацію.
Робити vs Зробити
Одна літера різниці між словами, але велика різниця по суті. Розуміння кінцевої мети та можливість донести її іншим є дуже важливими для ефективного управління проєктами.
Різниця між «робити» та «зробити» у менеджменті зводиться до чіткого орієнтиру на результат. «Зробити» означає досягти кінцевого результату у встановлений термін з потрібною якістю, незалежно від причин, які могли б завадити. Наприклад, якщо завдання — підготувати презентацію до понеділка, то виконання означає, що презентація на руках у замовника, готова до використання.
Важливо почати з прототипу, обговорити його з командою чи клієнтом і поступово вносити правки. Цей проактивний підхід, де завдання «здано» і перевірено, підсилює управлінські процеси, дозволяє уникати затримок і забезпечує чіткий результат, замість вічного «роблення» без видимої мети.
Самоосвіта та жага до інформації
Потрібно розуміти, що самоосвіта — це шлях до самовдосконалення, а також можливість навчатися в будь-який час і за будь-яких обставин.
Між двома кандидатами на позицію керівника, де в однієї людини будуть абсолютні знання та закритість від нового, а в іншої відсутність знань, але навички на швидке навчання — то перевага однозначно буде другому кандидату.
В сучасному світі технології розвиваються швидше за освітні процеси, тому ряд навичок можна отримати виключно самостійно, розбираючись і тестуючи. І ця здібність максимально корисна в будь-якому віці.
3. Комунікаційні навички та світогляд
Під ефективною комунікацією розуміємо якісну передачу інформації від однієї людини до іншої без втрати деталей та зміни сенсу, що забезпечує повне розуміння з боку адресата. Щоб досягти цього, важливо звернути увагу на декілька менш відомих, але дуже корисних правил:
Письмова комунікація краща за розмовну
Вона дозволяє повернутися до сказаного і уникнути різночитань, що сприяє більшій точності у передачі інформації. Це правило не працює для брейнштормів та дискусійних питань, але навіть після активного обговорення текстовий follow-up закриє 90% потенційних питань і розбіжностей.
Для кожної зустрічі потрібна адженда
Це допоможе структурувати розмову та зосередитися на важливих питаннях. Тож окрім фіксації результатів постфактум, важливо також готуватися до зустрічей заздалегідь.
NoHello
Базове правило переписки. Якщо стисло, кожне повідомлення повинно нести сенс. З поваги до співрозмовника варто мінімізувати кількість “порожніх” повідомлень, як-от окреме “Привіт!” у чаті. Докладніше про це можна прочитати за посиланням.
1 людина = 1 спосіб зв'язку
Якщо ви почали спілкуватись у Telegram, а потім задали якесь питання в Slack, то втрачається контекст, історія переписки та виникають труднощі з розумінням. Тому правилом гарного тону вважається дотримуватися одного каналу спілкування.
Допустимі кейси для відхилення від правила:
- розділення приватної та робочої комунікації по мессенджерах
- використання мессенджера для швидкої комунікації, а пошти для «довгих» питань
Формулювати думки у «світі читача»
Важливо розуміти, яким понятійним апаратом володіє ваш співрозмовник та яку термінологію він розуміє. Наша ціль — не продемонструвати нашу глибину занурення в питання, а донести інформацію так, щоб бути зрозумілим.
4. Базові навички менеджменту
«Народитись менеджером»
Як домовились вище, цей блок не про професійний операційний менеджмент, а лиш деякі корисні фреймворки та маркери, по котрим можна розгледіти вродженого менеджера.
Можливість розкласти будь-яку активність на бізнес-процес допомагає чітко структурувати роботу й оптимізувати ресурси.
Думай як менеджер
Хороші менеджери, як правило, хороші менеджери навіть у побутових питаннях ведуть календар, у родині розподіляють зони відповідальності, а для більшості завдань встановлюють дедлайни. Тож можемо перевірити, як людина вирішує побутові питання, і екстраполювати це на її професійну діяльність.
З аналогового світу в цифровий
Оцифровка процесів є ключовим аспектом роботи в сучасних умовах. Неможливо ефективно керувати IT-стартапом, не занурившись у світ технологій. Ведення задач у блокноті чи збереження контактів у записнику може спрацювати на короткій дистанції, але такий підхід не дозволяє масштабуватись і розвиватись. Цифровізація починається з кожного особисто.
Найм і продажі як базові навички менеджера
Можна бути геніальним фаундером і досконало розбиратися в юніт-економіці, але саме люди роблять ключовий внесок у продукт. Тому вміння збирати команду і підтримувати спільні цінності — один із найважливіших скілів керівника.
Соціальний капітал
Навички нетворкінгу та здатність налагодити контакт із будь-якою потрібною людиною — одна з ключових складових успіху в бізнесі.
Делегування — ключ до зростання
Це єдиний шлях до зростання, адже делегування дозволяє вивільнити фокус і масштабувати процеси. Водночас важливо пам'ятати: відповідальність не можна делегувати без передачі відповідних повноважень.
Отже, ефективність керівника проєкту — це складний і багатогранний процес, що вимагає поєднання різноманітних навичок і фреймворків. Але це не панацея, яка призведе до мільярдних прибутків. Ці фреймворки — лише деякі з важливих «цеглинок» у фундаменті, які допоможуть бізнесу не впасти і вижити в конкурентному середовищі.
Все перераховані в статті методи перевірені та доказані на власному досвіду, тому варто повернутися до прочитання цієї статті та переосмислити кожен з наведених фреймворків. Вони можуть бути корисні не лише для підвищення власної ефективності, а й для навчання ваших команд, а також для оцінювання потенційних співробітників, адже корисні навички і вміння завжди на вагу золота. Створюючи середовище для інновацій і розвитку, ви підвищуєте шанси на успіх у бізнесі.
Підписуйтеся на наші соцмережі
