Не руїни, а потужний партнер. Що мають усвідомлювати про Україну за кордоном і як досвід війни навчає кризового менеджменту

Те, що війна в Україні не завершиться за 2-3 тижні, стало очевидно досить швидко. Ми отримали спільну травму і водночас потужний урок кризового менеджменту, але не склали руки. Українці трансформували цей досвід у дещо важливе. Мене звати Марина Дідковська, я керую практикою тестування програмного забезпечення ЕРАМ в країнах Центральної, Південної та Східної Європи. Я розповім, як разом із колегами з «ЕРАМ Україна» ми створили універсальний підхід управління проєктами у турбулентні часи. Він може стати у пригоді кожному менеджеру.

Що можуть запропонувати українці світу у кризовому менеджменті

Більшість управлінців стикалися з ситуацією, коли на новому проєкті треба занурюватись у процеси, а ніхто не має конкретних даних, щоб швидко з усім розібратися. Потрібні знання, але ті, до яких менеджер має доступ, вже застарілі або не відповідають реальному стану справ. І це дуже неприємний момент, адже всі очікують максимально швидкої інтеграції і безпосередньої користі від нової людини. Така ситуація актуальна незалежно від країни і часу. Але українці навчилися з нею справлятися якомога ефективніше.

Повномасштабна війна, постійні обстріли, енергетична криза — це лише декілька чинників, з якими щодня стикаються наші фахівці. Ми навчились ефективно працювати навіть за таких умов, і це щодня приголомшує людей за кордоном. Навіть більше, професіонали з усього світу прагнуть навчатись у нас стійкості й результативності, і я мала можливість переконатись у цьому нещодавно.

На початку травня я доповідала на глобальній конференції StarEast, це одна з найвизначніших подій у світі тестування програмного забезпечення. Мета потрапити до складу спікерів була досить амбітною, адже відбір тем і доповідачів на конференцію такого масштабу надто суворий і розпочинається майже за рік до самої події.

Та попри шалене навантаження на проєктах влітку 2022-го ми разом з моєю колегою Тетяною Свірідовою змогли презентувати свою ідею і підкорити комісію, щоб потрапити до віртуального стриму, а згодом і до представлення наживо. Тема виявилася варта того, щоб поділитися нею зі світом.

Ми маємо надзвичайний досвід, яким захоплюються у різних країнах, адже не можуть досягти таких результатів навіть у мирний час. Чому це важливо зараз? Бо міцна репутація, упізнаваність серед партнерів з Європи, Америки та інших країн конвертується у нові проєкти та можливості для бізнесу в Україні, у роботу для наших громадян і податки для підтримки економіки.

Кроки, що допоможуть створити ефективний проєктний менеджмент і тестування

Ми розповіли світу про п’ять кроків для побудови ефективного проєктного менеджменту і стабільного тестування. Перші чотири універсальні для будь-якого бізнесу. Цей набір рекомендацій, конкретних кроків і «срібних куль» перевірений у надзвичайних умовах війни і випробований тисячами фахівців ЕРАМ на сотнях проєктів, які працювали з шелтерів та під час евакуацій. Упевнено заявляємо: подальші кроки працюють, якщо треба стабілізувати ситуацію і вийти на адекватний рівень продуктивності.

Крок 1. Зрозуміти велику картину

Коли настає криза, необхідно підхоплювати водночас декілька різних напрямів і підстраховувати колег. Зазвичай людина, яка робитиме це, має швидко занурюватись у процеси, яких до цього не знала. Побудова великої картини того, що відбувається — це найперший крок до відновлення стабільної роботи.

Підписуйтеся на наші соцмережі

Щоб зробити це якомога швидше й ефективніше, варто розробити механізм оцінки. Це може бути кастомізована анкета на декілька десятків запитань, які дозволять за день-два зібрати необхідну базову інформацію і сформувати розуміння червоних зон і тих, що не потребують підтримки і посилення тут і зараз. Така робота дозволяє визначити пріоритети, сконцентруватись і розумно розподілити ресурси. І якщо є така можливість, нею варто скористатися заздалегідь. Адже кризи у нашому житті неминучі.

Як приклад наведу запитання, які ми використовуємо в роботі з клієнтами ЕРАМ. Нагадаю, що йдеться про напрям тестування. У нашій анкеті 20 запитань, ось деякі з них:

Крок 2. Оцінити процеси та перерозподілити завдання

Після оцінки великої картини варто перейти до аналізу процесів. Необхідно подивитись, чи залучені відповідальні члени команди до роботи, і якщо ні, то подумати, хто може тимчасово забрати на себе певну кількість завдань чи зону відповідальності. Наприклад, в ІТ завдання фунціонального тестувальника може тимчасово взяти на себе тестувальник-автоматизатор або бізнес-аналітик.

На цьому етапі дуже важлива прозора комунікація з командою, відчуття єдності. Лідер має залучити до роботи і донести відповідальність кожного у досягненні успішного результату. Процедури і процеси при цьому мають бути простими, передання завдань — максимально швидким і зрозумілим. Менеджер валідує і вносить зміни у ці процеси за потреби.

Крок 3. Запровадити RACI-матрицю

Цей інструмент знайомий усім, хто займається проєктним менеджментом. RACI- матрицю повсякчас використовують на старті роботи, щоб розподілити зони відповідальності:

Система дуже зрозуміла і зручна, але реальність полягає в тому, що кордони з часом розмиваються. Тому під час кризи і розбору процесів варто знову прописати RACI-матрицю. Ба більше, кожній зазначеній у ній людині необхідно мати дублера, який підхопить завдання у разі форс-мажору. Торік під час евакуацій і блекаутів ми неодноразово покладалися на таку модель. І вона працювала ідеально: якщо хтось на критичній позиції не міг долучитися, його завдання одразу підхоплював дублер. Процес надання сервісів продовжувався безперервно і без негативних наслідків для клієнтів.

Прозорий процес дозволяє навіть новоствореній команді рухатися швидше, працювати майже в автоматичному режимі. Так можна подолати відому ситуацію, коли додавання нового керівника чи нових інженерів, які мають підсилити команду, уповільнює розробку через час, що необхідний на онбординг та адаптацію.

Крок 4. Запровадити метрики і працювати на покращення

Коли всі попередні етапи запроваджені і ми бачимо, що система рухається у правильному напрямі, можна говорити про покращення. Звісно, будь-які результати потрібно вимірювати, щоб зрозуміти прогрес. Якщо цього не робити, то всі прогнози щодо докладених зусиль — це лише ворожіння на кавовій гущі.

Набір метрик при цьому має бути коректним і поміркованим. Не треба підключати всі можливі, краще сфокусуватися на 5-8 ключових, які можна швидко збирати й аналізувати, щоб отримувати повне розуміння того, де ми перебуваємо і куди рухаємося. Наприклад, під час тестування ми беремо до уваги витік багів (bug leakage), кількість дефектів на продакшені та кількість відкритих дефектів (number of prod defects & number of open defects), покриття тестами (test coverage), рівень проходження автотестів (automation tests pass rate) тощо.

Крок 5. Оптимізувати процеси і посилити зв’язки з клієнтами

Отже і менеджери, і команда розуміють робочу ситуацію, мають налаштовані процеси і визначені стратегію, цілі і метрики. Настає час сфокусуватися на технічних аспектах. У разі тестування програмного забезпечення — будувати піраміду тестування. У разі інших галузей — занурюватись у конкретні технічні завдання.

Завдяки попереднім крокам на цьому етапі картина максимально чітка, є визначені Quality Gates (або автоматичні перевірки якості), технологічно налагоджені процеси і під час випуску продукту ми швидко отримуємо зворотний зв’язок. Але є особливість. До стандартного процесу тестування ми часом підходимо з кінця, забуваємо про необхідність спершу налагодити зв’язок із замовником.

Варто від початку тримати контакт із клієнтом. Цей досвід ми отримали завдяки серйозним кризам, через які успішно проходили. Щоб зробити колаборацію якомога ефективнішою, потрібно використовувати результати оцінки-асесменту, про яку ми говорили у першому кроці. Висновки, зроблені після такого аудиту проєкту, дозволяють говорити з клієнтами на загальнішому рівні і у термінах, які важливі і зрозумілі для їхнього бізнесу.

Післясмак конференції StarEast

Чи була ця інформація корисною для учасників StarEast, більшість з яких походить з Північної і Латинської Америки, Індії та Європи? Зважаючи на кількість запитів і уточнень у Linkedin, які я отримую вже декілька тижнів, ще й як! Звертаються люди як із сервісного бізнесу, так і з продуктових кампаній. Особливо вони зацікавлені у першому кроці — формуванні великої картини і способах зробити це.

Ще одне спостереження: на українських конференціях слухачі здебільшого фокусуються на технічній складовій і ставлять відповідні запитання. А от закордонну аудиторію також цікавив культурний аспект роботи. В ЕРАМ багато проєктів, в яких об’єднані команди з різних країн — як вони співпрацюють? Що їх поєднує на шляху до спільної мети? Відповіді на ці запитання спонукали мене до роздумів щодо цінностей всередині компанії і проєктів.

Та на цьому наша робота не завершується. Організатори конференції запропонували перетворити цей покроковий гайд для ефективної роботи у нестабільні часи у навчальну програму чи низку доповідей для наступних конференцій у Північній Америці. Ми говоримо про використання унікального досвіду надійного бізнесу з України для допомоги іншим менеджерам і командам.

Головний урок, який можна винести з нашого спільного шляху до Перемоги, — підтримка, відповідальність, відчуття плеча і допомога одне одному можуть давати  надзвичайні результати. І це стосується будь-якого масштабу: як окремо взятої команди чи бізнесу, так і держави та загалом значної частини світу. Повномасштабна війна закарбувала в нас це усвідомлення.

Підписуйтеся на наші соцмережі