Ефективне планування часу, або Чому я нічого не встигаю

Ви відчуваєте, що не зробили нічого важливого, а час ніби пролітає повз вас? Чи вирішили кілька неочікуваних справ, відповіли на листи, а список завдань на день не став коротшим? Спробуймо з’ясувати, чому ми відчуваємо ніби нічого не встигаємо та що з цим робити. 

Чому нам бракує часу та звідки береться це відчуття 

Мало хто скаже, у нього забагато часу або ж що вони все встигають. Попри універсальну проблему її джерелом можуть бути зовсім різні причини. 

Сучасний темп життя зробив так. що більшість процесів, на які у минулому людство витрачало у кілька разів більше часу, тепер потребують його значно менше. Наприклад, немає пауз між доставленням пошти, банківськими транзакціями, новинами чи наступною серією. 

До того ж більшість цих справ тепер можна робити паралельно. Це і призводить до фрагментації досвіду. Якщо раніше нам доводилося покласти трубку телефону, щоб поговорити з іншою людиною, то сьогодні ми можемо спілкуватися з кількома людьми водночас через соціальні мережі. Велика кількість подразників скорочує фокус уваги, тому дедалі більше процесів можна виконувати «на автоматі». 

Час не лінійний. Наприклад, якщо вам не подобається ваша робота, то, ймовірно, робочий день розтягуватиметься втричі. І навпаки — день, сповнений захопливою діяльністю, здається менш завантаженим і синає швидше. 

Підписуйтеся на наші соцмережі

Люди часто скаржаться, що не мають часу не лише тому, що вони об’єктивно зайняті, але й тому, що відчувають брак контролю над своїм часом. 

Згадаєте дні, коли у вас є важливі зустрічі, але між ними є «вікна». Чи вдається вам ефективно працювати та зосередитись на завданнях у цих часових проміжках. Ситуація погіршується, коли потрібно чекати на подію, яка відбудеться невідомо коли впродовж дня.  

Відчуття браку часу також чітко корелює з ефективністю дій. Принцип Парето, широко відомий як правило 80/20, стверджує, що 80 % наших результатів приходять від 20 % наших зусиль. Хоча співвідношення не завжди чітке, але значна частина наших результатів походить від відносно невеликої частини наших дій.

Завдання з низьким навантаженням створюють ілюзію продуктивності, але насправді мало допомагають у просуванні до наших цілей. Наприклад, впорядковуючи файли чи відповідаючи на нетермінові електронні листи  ми почуваємося зайнятими, але ці справи не сприяють суттєвим змінам.

Як контролювати свій час 

Щоб керувати часом ефективніше, спершу потрібно проаналізувати на що ви його витрачаєте. Відстежуйте свій час протягом тижня, записуючи щоденні дії. Цей допоможе зрозуміти, скільки ви реально можете зробити за день, визначити основні блокери та обирати діяльність, яка дає є найпріоритетнішою.

Наприкінці відстеження порівняйте, скільки часу вам знадобилося для виконання певних завдань зі своїми очікуваннями. Візьміть до уваги також закон Гофстедтера. Відповідно до нього, справа завжди займає більше часу, ніж ви очікуєте, навіть якщо при плануванні взяти до уваги закон Гофстедтера. 

Наступним кроком створіть щоденник. На початку або наприкінці нового дня складіть список найактуальніших справ на наступний день. Цей крок дає змогу включитись в роботу одразу. 

Також варто групувати схожі завдання. Виконуйте всі завдання одного типу, перш ніж переходити до наступного. Наприклад, виділіть окремі проміжки часу для відповідей на електронні листи, дзвінки, оформлення документів тощо. Більшість енергії ми витрачаємо не в процесі роботи, а на етапі старту нової діяльності. 

Ще допоможе вимкнути телефон. Якщо для роботи вам необхідно мати його ввімкненим, використовуйте інструменти, які роблять його менш цікавим (чорно-білий режим, вимкнення стрічки в соцмережах тощо). Ви також можете вимкнути усі непотрібні сповіщення.

Ви також можете відволікатися, якщо відкриваєте вкладки зі старих проєктів або нерелевантних пошукових запитів в інтернеті. Візьміть за звичку закривати вкладки та залишати активними лише необхідні для вашої роботи. 

Я дотримуюсь порад з підвищення ефективності, але все одно нічого не встигаю 

Найімовірніше це так звана пастка ефективності. Простіше кажучи, чим краще ви даєте раду зі справами, тим більше інших прагнете виконати. А схеми та особисті записники тільки допомагають планувати більше.

Багато людей схильні відчувати тривогу через те, що вони щось не встигають. Але список справ завжди може бути нескінченним. Варто прийняти, що деякі речі поза межами вашого контролю (наприклад, запізнення поїзда), або ж ви не завжди можете працювати з однаковою продуктивністю. 

Будь-кому буде корисною книга «4000 тижнів: Тайм-менеджмент для смертних» Олівера Беркмена. Якщо ви прагнули стати гуру-продуктивності та останнім часом тільки й робили, що намагались оптимізувати час, можливо пора дослухатись до альтернативного погляду і дещо сповільнитись. 

До того ж виписування справ позбавляє фонової тривоги. У вас більше не крутиться в голові думка «мені так багато всього треба зробити». Замість цього у вас є чіткий список завдань. 

У додатку до книги є «Десять інструментів для осягнення своєї скінченності» автор пропонує кілька ідей згідно з «філософією обмежень» — прийнявши усвідомлення про обмежений час, людина може бути цілеспрямованішою у тому, що справді має значення. Серед цих порад такі: