Чому і як ми мігрували з Notion на ClickUp: кейс Bypaul design studio
Довго думав, про що написати першу колонку на SPEKA, щоб це було корисно. Як ми впорались і шукали клієнтів після 24 лютого — наче пізно. Чим ми взагалі займаємось — надто рекламно. Аж тут світ каже: «На. Якщо хотів, то отримуй».
19 січня Notion у Twitter оголосив, що зібрав 1 млн людей у своїх ком'юніті і виклав список прапорців, де другим стояв російський. А далі виявилось, що у 2023-му в Notion на головній сторінці спокійно собі живе лінк на російське ком'юніті. І що ще гірше — сотні запитань про співпрацю з терористичною державою SMM-ник (-ця) Notion проігнорував (-ла), вибірково відповідаючи тільки на коментарі на інші теми.
Варто зауважити, що оплату з території росії Notion наче не приймає і росіяни змушені користуватись VPN та прикидатись українцями (бачив скриншоти про це у коментарях, але сам не перевіряв). Проте для мене і наявність ком'юніті було достатньою причиною перейти на інший сервіс. Бо незручно би було й надалі засуджувати людей, які 9 років не хочуть знайти ресурсів для переходу з 1С чи інших російських сервісів (див. дослідження Opendatabot та Netpeak), якби сам не зробив значно меншу, але морально важливу міграцію.
Що потрібно було перенести з Notion на ClickUp…
Notion був у студії найвагомішим сервісом поза професійними інструментами для дизайну. У ньому були зосереджені майже всі дані:
- інформація про партнерів (ми використовуємо слово «партнери», а не «клієнти», бо вважаємо справжньою метою дизайну не виконання завдання, а спільну роботу для потреб бізнесу);
-
управління замовленнями (дошка, обговорення, посилання на корисні файли);
-
внутрішні проєкти студії — різні ідеї та сервіси, які хочеться створити (на момент міграції було 5 у роботі та ще 9 у планах на різних етапах: просто очікування, неактивний збір інформації, необхідність завершення пов'язаних проєктів);
-
документи та інші файли (довідник про принципи роботи, прайс, різні шаблони та матеріали для пришвидшення та оптимізації роботи, нотатки про обговорення та їх результати тощо);
-
деякі мої особисті нотатки та інструменти (bullet journal, to-do list тощо).
... і як це було
Я шукав нову домівку для наших даних серед різних джерел: сервіси для керування проєктами, «аналоги Notion», шукав і пробував щось цікаве на ProductHunt. Зупинився на ClickUp з кількох причин:
- найголовніше — у мене вже був особистий досвід приєднання до чужого простору (простір — це елемент ієрархії в ClickUp, власник акаунту може мати кілька незалежних просторів для різних потреб) у межах проєктів, до яких мене залучали як стороннього фахівця;
-
автоматизація відстеження змін у проходженні проєктів здалась значно кращою, ніж була раніше, що очевидно, бо ClickUp більш орієнтований на це; також до цього пункту можна додати широкі налаштування сповіщень щодо різних подій;
-
комплексність — деякі корисні елементи (наприклад, календар чи повторювані завдання) у Notion були або менш зручними, або потребували сторонніх розширень.
Міграцію ми проводили вручну, заодно почистивши зайві речі, які не потрібно було за собою тягнути. До прикладу, архів виконаних замовлень — для аналізу і статистики ми використовуємо дані з CRM-системи, а у Notion проєкти зі статусами «Закрито (+)», «Закрито (-)» (тобто «виконано та оплачено» і «на якомусь етапі партнер відмовився») просто приховувались з таблиці, переносити їх не було сенсу. З корисного — ClickUp чудово розуміє таблиці й автоматично пропонує створювати окремі рядки під час копіювання.
Поради для комфортної міграції на нову платформу планування та цікаві нотатки
Просто похвалитися, що ми перейшли на ClickUp, якось самозакохано, тому тепер час перейти до корисної частини. Отже, які є поради, якщо ви теж вирішите мігрувати на ClickUp (або на якусь іншу платформу — шлях той самий):
-
1
Заздалегідь ознайомтеся з можливостями і налаштуваннями середовища, в якому збираєтесь працювати. Я не до кінця виконав цей пункт і довелося в процесі вносити зміни.
-
2
Визначте важливі дані та документи. Як я вже писав вище, серед поточних даних можуть бути ті, які просто дарма лежать. Міграція — чудова нагода їх позбутись.
-
3
Створіть таймлайн міграції і розподіліть групи інформації за пріоритетами. Зрозуміло, що з даними, які переносяться зараз або вже перенесені, на старій платформі ніхто інший з команди не повинен працювати. Хороший варіант — поставити якусь мітку, наприклад, змінити іконку сторінки у Notion на червоний хрест.
-
4
До та після міграції обговоріть у команді можливості нового сервісу. Врахуйте час, необхідний для ознайомлення з туторіалами.
-
5
Фінальний етап кожного внутрішнього процесу — зберіть відгуки, як все пройшло, якщо колись знову доведеться мігрувати, та подякуйте всім залученим.
І наостанок декілька нотаток:
- Є можливість експорту з Notion та імпорту в ClickUp csv-файлу. Я детально це не вивчав, але там достатньо забрати лише якісь теги, властиві тільки Notion. Якби бази були дійсно великими, я би ними скористався, але зараз мені хотілось вручну відчути платформу, щоб і самому в ній краще освоїтись, і мати можливість щось пояснити за потреби.
-
Десктопна версія ClickUp помітно швидша, ніж веб.
-
Офлайн-режим у ClickUp дуже обмежений, він дозволяє працювати (не зі всім) і пізніше синхронізує інформацію, але тільки у межах уже повністю завантаженого середовища. Notion у цьому питанні значно автономніший. Ймовірно, причина в тому, що за замовчуванням перша платформа створювалась для команди, а друга — для особистого використання.
-
За створенні тегів їм присвоюють лише рожево-фіолетові кольори, і щоб їх розрізнити, доводиться їх змінювати. Хоча за створенні статусів кольори є зі всієї палітри. Може, я щось не додивився, але якщо це свідоме рішення, то виглядає дивно.
-
Думаю, інтеграції сторонніх сервісів є всюди, тому особливо зупинятись немає сенсу. ClickUp має власне рішення інтеграції з HubSpot, але ми поки що просто переналаштували Zapier.
- Бонус — у процесі пошуку рішення я знайшов для особистих нотаток Obsidian.
Насамкінець я мав би написати, як тепер все чудово та продуктивно. Але минуло надто мало часу, щоб це звучало достовірно. Бажання ClickUp стати one app to replace them all похвальне. З одного боку, сподіваюсь, що мігрувати вже не доведеться, а з іншого — якщо з'явиться новий game-changer, то це завжди цікаво.
