Русский военный корабль, иди нах*й.
Пожертвувати на армію
×
Упс!
Не вдала спроба:(
Будь ласка, спробуйте ще раз.

Як ми під час війни відкрили новий офіс в Івано-Франківську

Anna Dedova
Anna Dedova HR-Event manager at Zeeks
22 червня 2022 7 хвилин читання

Мене звати Аня, я HR-Event manager у компанії Zeeks. Займаюся створенням атмосферних свят, організацією корпоративів та тимбілдингів, допомагаю людям почуватися комфортно у команді. У Zeeks я працюю чотири роки. За цей час провела понад 100 івентів, серед яких тематичні свята, присвячені культурам країн наших проєктів, корпоративи за кордоном та камерні п'ятничні вечірки у київському офісі. У лютому 2022-го реальність зіткнула мене з новим професійним викликом — організувати евакуацію команди з Києва в Івано-Франківськ та відкрити там офіс компанії з нуля.

Я розкажу вам, як це — зібрати життя в рюкзак, а команду — у три автобуси, покинути дім на невизначений час та створити новий робочий простір в іншому місті України.

Як компанія Zeeks зустріла війну

На початку лютого HR-команда і С-level менеджери почали розробляти план на випадок евакуації всієї компанії зі столиці, оскільки ситуація ставала напруженою. За два тижні до повномасштабного вторгнення в Україну ми орендували три автобуси, які 24/7 очікували нас у зазначених локаціях з водіями, повними баками пального і готовністю виїхати будь-якої хвилини. Також ми орендували хостел в Івано-Франківську, який мав стати нашим прихистком на певний час.

24 лютого о шостій ранку я написала у спільний чат: «Шановні, почалося», і вже за 40 хвилин ми зустрічали наших людей у точках збору. Дехто вирішив залишитися у Києві, дехто планував виїжджати власним транспортом, тож загалом до Івано-Франківська переїхало майже 20 спеціалістів компанії та члени їхніх сімей. Київський офіс задля безпеки ми зачинили.

Чому Івано-Франківськ?

Івано-Франківськ для релокації обрали не випадково, це рідне місто нашого CEO Романа Дорошенка. Місто менше за Львів, але, як виявилося, не менш гостинне та затишне.

Спочатку ми не планували відкривати тут офіс, оскільки думали, що вже за кілька тижнів повернемося до Києва. Але згодом зрозуміли, що війна триватиме невизначений час, а у Франківську зібралася завзята команда, яка хотіла працювати у спільному просторі, тож вирішили відкрити новий офіс компанії.

Етапи відкриття нового офісу

Під час відкриття нового офісу ми працювали за таким планом:

  • складання загальних вимог до офісу,
  • пошук приміщення під офіс,
  • правові та юридичні аспекти (підготовка документів, складання та підписання договору на оренду),
  • забезпечення офісу,
  • відкриття та підтримка офісу.

Загальні вимоги до нового офісу

Відкрити новий офіс — це не просто знайти приміщення з меблями та технікою, це знайти місце, куди хотілося би приходити щодня. Тож ми визначили головні параметри майбутнього приміщення: велика квадратура, openspace-кімната та meeting-рум, розташування офісу в середмісті.

Пошук приміщення

Майже два тижні ми оглядали варіанти, але з жодним із них у нас не стався match. Одного дня ріелтор, який нам допомагав із пошуком, запропонував подивитись офіс на 11 поверсі у центрі Івано-Франківська з великою терасою на 50 кв. м та приватним ліфтом. Це схоже було на опис нашого майбутнього офісу. Так і з'явився новий Zeeks-простір.

Три тижні на ремонт та забезпечення офісу

Після фінального підписання документів на купівлю я та Віта (офіс-менеджерка київського офісу, яка також переїхала у Франківськ) розпочали роботу. У нас було лише три тижні на ремонт та забезпечення офісного життя, а саме: закупівлю всіх меблів, кухонної техніки, організацію ще однієї вбиральні, переоформлення документів у комунальних службах, проведення інтернету та організацію простору таким чином, як прийнято в компанії. 

Можливо, хтось думає, що для відкриття ІТ-компанією нового офісу треба лише поставити додаткові меблі, провести інтернет і встановити кавомашину. Але стандарт роботи нашої компанії вимагав від нас зробити Zeeks-офіс більше, ніж просто комфортним та функціональним, він мав відображати філософію компанії.

Труднощі та перемоги

Ми працювали з підрядниками з усіх куточків України, налагоджували співпрацю з новими локальними партнерами, знайомилися з людьми, які вимушено змінили місце проживання, але продовжували професійно робити свою справу. Домовлялися про доставку замовлень у дуже короткі терміни, знаходили найкращі кольори, фактури, форми меблів та посуду, дізналися неочікувані деталі про під'єднання інтернету в офісі та характеристики холодильників, про планування простору та специфіку роботи з ремонтними бригадами і комунальними службами. 

Можливо, в умовах війни такі клопоти можуть здатися недоречними, але команді, яка покликана піклуватися про людей у компанії, не було кращого застосування, аніж готувати простір, де люди могли б ефективно працювати та допомагати країні у доступний для них спосіб. Вразило мене й те, як партнери, з якими ми працювали, вкладались у свій продукт, з яким запалом вони бралися за роботу. Це додавало наснаги і нам з Вітою, поки ми три тижні без вихідних робили все, аби встигнути до офіційного відкриття офісу. 

Відкриття офісу

Ми не організовували гучний івент, оскільки вважали це недоречним на тлі війни. Тому зібралися невеликою компанією тих, хто переїхав до Івано-Франківська, і влаштували вечерю на честь відкриття.

Нам вдалося зробити це місце особливо теплим завдяки відданості справі, яку ми робимо, і людям, які з нами працюють. 

Огляд нового офісу

Офіс в Івано-Франківську повністю функціонує та відкритий для відвідування. Загальна площа становить 200 кв. м приміщення та 50 кв. м тераси. Офіс швидко став важливим осередком компанії: колеги з інших міст приїжджають до нас попрацювати, побачити новий офіс, відсвяткувати дні народження і просто поспілкуватися з командою. 

Багато елементів у офісі повторюють найкращі практики нашої компанії. Наприклад, великий обідній стіл у зоні ресепшн ми виготовляли на замовлення за індивідуальним ескізом. Наш СЕО Роман хотів створити місце, де команда могла б працювати як у коворкінгу, разом обідати, а ввечері збиратися за келихом вина. 

Я планувала робочі місця так, щоби в офісі одночасно змогли працювати до 30 людей. Тут є meeting-рум, чотири окремі кабінети для команд із 2-5 людей, open space з панорамним краєвидом на місто та декілька зон для відпочинку. 

У приміщенні багато панорамних вікон, що дає простору неймовірну кількість світла та відчуття легкості. З тераси відкривається краєвид на Карпати, а про дивовижні заходи сонця вже ходять легенди.

До нас нещодавно приєдналась офіс-менеджерка Валерія, яка буде відповідати за підтримку життедіяльності офісу та створювати комфортну атмосферу для роботи всієї команди. 

А що далі?

До кінця літа офіс буде функціонувати у повноцінному режимі, а від осені ми переглянемо формат роботи залежно від ситуації. 

Відкриття нового офісу під час війни ще раз довело, що у Zeeks немає нічого неможливого, компанія розвивається і готова розширювати свої горизонти.

Тераса офісу Тераса офісу
Якщо ви хочете поділитися з читачами SPEKA власним досвідом, розповісти свою історію чи опублікувати колонку на важливу для вас тему, долучайтеся. Відтепер ви можете зареєструватися на сайті SPEKA і самостійно опублікувати свій пост.
0
Прокоментувати
Інші матеріали

Ядерна загроза: що варто знати

Олександр Тартачний 13 годин тому

Гайд з виживання взимку: утеплення, припаси, автономне опалення. SPEKотна добірка для воєнної зими

Юлія Даниленко 15 годин тому

Telegram на вимогу Apple почав блокувати російськомовні канали, що закликають до насильства — Дуров

Юлія Даниленко 24 вересня 2022 18:15

Кінець горору від ДСНС, нові функції «Дії», ниття айтівців на росії. Ранкова SPEKA

Юлія Даниленко 24 вересня 2022 10:01

Закриті кордони для студентів-чоловіків, гра від штучного інтелекту та місячна ракета. Ранкова SPEKA

Юлія Даниленко 23 вересня 2022 08:49