Адаптація компанії за часів невизначеності. Як ефективно спланувати роботу команди
За останні півтора року українським бізнесам довелося вчитися працювати в умовах абсолютної невизначеності та перейти від довгострокового планування до гнучкого короткострокового. Кризовий менеджмент та комунікації стали ключовою навичкою, а керівники та HR навчилися пропрацьовувати усі можливі сценарії.
Початок цієї осені для українського бізнесу означає також підготовку до потенційно непростої зими. Які нюанси вам потрібно врахувати, щоб ефективно підготувати свою команду до роботи в умовах невизначеності?
Ми склали для вас невеликий чекліст, що допоможе максимізувати продуктивність та уникнути найбільш поширених помилок під час планування.
1. Критично оцініть свої ресурси
Проаналізуйте, з ким і з чим ви працюєте. У яких містах (чи, можливо, країнах) перебувають члени вашої команди, з якими ризиками стикаються, чого бояться і на що сподіваються.
Оцініть, наскільки ви технічно підготовлені до потенційних проблем: чи підготували в офісі укриття, генератори та ecoflow, чи маєте змогу забезпечити команду інтернетом, світлом та опаленням, якщо вони залишаться без потрібного ресурсу.
2. Прокомунікуйте, що ви підтримуєте команду і відкриті для фідбеку
За часів невизначеності критично важливо комунікувати з командою, навіть якщо ви не маєте термінових новин: таким чином ваші співробітники будуть впевнені, що з ними підтримують діалог і нічого не приховують, а це означає мінус один стресовий чинник.
3. Ставте перед командою чіткі та зрозумілі коротко- і середньострокові цілі
Під час повномасштабної війни довгострокове планування стає складним, а іноді й неможливим: надто багато чинників та невідомих можуть вплинути на результат. Така невизначеність може викликати у вашої команди відчуття розгубленості, що неодмінно відібʼється і на продуктивності.
Під час обговорення стратегії назвіть глобальну мету, а потім розбийте її на логічні, зрозумілі для співробітників кроки. Таким чином співробітники будуть розуміти, які саме завдання мають виконувати зараз, але водночас і розуміти, з якою метою вони їх виконують.
4. Підготуйте backup plan для найбільш критичних сценаріїв
Обстріли та блекаути — чинники, про які не хочеться думати, але до яких варто бути готовим. Поясніть співробітникам, які опції у них є на випадок блекауту: чи можуть вони переночувати в офісі за потреби, які ресурси ви надали для їхньої підтримки і хто в команді відповідатиме за виділення ресурсів.
Підготуйте аналог гарячої лінії або екстреного чату, до якого ваші співробітники можуть звернутися й оперативно отримати допомогу.
5. Розподіліть зони відповідальності
Сьогодні ми живемо у світі невизначеності, і з цим необхідно змиритися. У вас залишаються дедлайни за проєктами та зобовʼязання перед партнерами, які необхідно виконувати, але ви не можете на 100% гарантувати, що ваш проджект не випаде з проєкту за тиждень до дедлайну через надзвичайну ситуацію.
Що робити? Алокуйте резервний ресурс для випадку «щось пішло не так» і ніколи не завʼязуйте важливий проєкт на одну-єдину людину, навіть якщо це ваш найкращий співробітник або ви самі. Проєкт потребує верстки сайту? Підготуйте список тих, хто зможе підхопити його, якщо ваш більд залишився без світла. Важлива презентація? З нею та основними цифрами за проєктом має бути ознайомлений не лише керівник. Таким чином ви попередите можливі зриви дедлайнів і зменшите тривожність співробітників, адже вони знатимуть, що у вас все під контролем.
6. Стежте за тривожними сигналами
Ми вже говорили про важливість емоційного інтелекту, і за часів кризи та невизначеності це життєво важливий компонент. Щоб ваша команда працювала продуктивно, ви маєте вчасно помітити і розпізнати перші ознаки вигорання, надмірної тривожності, помітити, що співробітник потребує допомоги, і надати її.
7. Персоналізуйте підтримку
Як керівник команди чи HR ви завжди працюєте у двох вимірах — на рівні команди і на рівні окремого співробітника. Тож ви маєте показати команді, що плануєте наперед, маєте достатню гнучкість, щоб адаптуватися до кризової ситуації, а також емпатію, щоб підтримати ваших співробітників.
Але роботи у вимірі команди недостатньо, важливо також звертати увагу на окремих її членів та їхні проблеми. Індивідуальний підхід, регулярні 1:1 та адресна підтримка дадуть вашим співробітникам впевненість, що вас турбує не лише загальний командний результат, але й вони особисто.
А мотивований співробітник — продуктивний співробітник. Навіть коли працювати доводиться завдяки ecoflow та старлінку.
